2023年行政助理前臺工作內(nèi)容(匯總12篇)

面對種種挑戰(zhàn)和困難，我們需要對過去一段時間的表現(xiàn)做出客觀的總結(jié)?？偨Y(jié)要有自己的觀點和思考，展現(xiàn)個性和獨特性。小編為大家推薦一些有效的溝通技巧，幫助你處理人際關(guān)系。

行政助理前臺工作內(nèi)容篇一

3.負責(zé)會議準備等工作;。

4.負責(zé)協(xié)助出差人員預(yù)定機票、火車票及酒店等;。

5.負責(zé)辦公用品及辦公設(shè)備的購買、日常維護工作;。

6.協(xié)助市場部維護律師事務(wù)所網(wǎng)頁、微信公眾號推廣更新工作;。

7.協(xié)助行政主管完成其他工作。

行政助理前臺工作內(nèi)容篇二

1、每一天九點十分左右給總公司前臺上報考勤。上報前如果有員工不明緣由未到，應(yīng)打電話詢問原因，并確定你何時到公司。

2、接聽電話、接待來訪：接聽電話要使用禮貌用語，語言應(yīng)親切簡練、禮貌、和氣，公話嚴禁私用，一律不得撥打信息臺；對來訪者要使用禮貌用語，熱情接待，要認真傾聽來訪者的敘述。如未能及時有效地解決，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進落實。

3、新入職員工，第一天需帶學(xué)歷證書、身份證復(fù)印件、兩張一寸照片。一個星期內(nèi)，收集好新入職員工的承諾函、擔(dān)保書（或無犯罪記錄證明），供給擔(dān)保書的需供給擔(dān)保人的身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件及戶主那頁的復(fù)印件。

4、公司員工的檔案、資料的整理、分類、記錄；原件。

5、日常工作中，配合業(yè)務(wù)人員打印文件、復(fù)印資料。

6、收發(fā)快遞等，及時轉(zhuǎn)交相關(guān)人員；發(fā)快遞時，快遞單據(jù)上各項資料均需填寫完整，比如日期等，并記下快遞單號，以便日后追蹤物流。

7處理銷售人員的報銷事宜，審核、匯總并記錄后，快遞給總公司；

8保密工作（包括：公司內(nèi)部信息、資料、文件、人事、檔案、會議資料等）。

10、堅持工作環(huán)境整潔、干凈等。及時對辦公室內(nèi)的花草澆水養(yǎng)護、定期檢查整個辦公室零亂的地方，并給予整理。

11、協(xié)助業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)經(jīng)理處理一些日常事務(wù)，并配合一些業(yè)務(wù)需要，比如巡展、送貨等。

12、了解近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點。比如公司最近的政策、業(yè)績等。

14、有人來面試，先填公司的應(yīng)聘表格，注意告知求職者，每一項都要填上，比如期望月薪、何時入職等重要信息。

15、每月底給總公司發(fā)考勤表、出差登記表。

行政管理工作在企業(yè)的作用是不可小視的，每一天都是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。行政人員每一天都面臨著很多的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)，可是只要我們做好小事，保證公司主流業(yè)務(wù)的正常運行，我們的工作就很完美了。

行政助理前臺工作內(nèi)容篇三

1、記錄員工出勤情況，管理打卡機，填寫考勤記錄表。

2、負責(zé)辦公用品采購計劃的制定和辦公用品的領(lǐng)取及管理。

3、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作。

4、會務(wù)安排：做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作。

5、負責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞。

6、對外相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)接待，對內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息。

7、負責(zé)公司客戶訂房、報刊訂閱、信件管理、火車票預(yù)訂等。

8、負責(zé)公司環(huán)境衛(wèi)生、綠化的管理，負責(zé)辦公區(qū)環(huán)境衛(wèi)生清潔工作。

9、負責(zé)午餐制作、購買食材等。

9、協(xié)助人事行政部經(jīng)理完成公司人事行政事務(wù)工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作。

10、協(xié)助審核、修訂公司各項管理規(guī)章制度，進行日常行政工作的組織與管理、規(guī)章制度的監(jiān)督與執(zhí)行。

11、協(xié)助辦理面試接待、會議、培訓(xùn)、公司集體活動組織與安排，節(jié)假日慰問等。

12、協(xié)助人事行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作。

13、如有特殊情況(如出差、休假等)無法及時完成交辦任務(wù)的，應(yīng)在第一時間上報人事行政經(jīng)理進行協(xié)調(diào)。

行政助理前臺工作內(nèi)容篇四

3、負責(zé)公司各類電腦文檔的編號、打印、排版和歸檔;。

4、報表的收編以及整理，以便更好的貫徹和落實工作;。

5、負責(zé)加盟校、家長的投訴電話的接聽、記錄，并協(xié)助有關(guān)部門妥善處理。

6、協(xié)助保潔員完成公共辦公區(qū)、會議室環(huán)境的日常維護工作，確保辦公區(qū)的整潔有序;。

7、負責(zé)加盟校教材快遞并做好記錄，協(xié)助師訓(xùn)等活動順利進行;。

8、完成校長交代的其他工作。

行政助理前臺工作內(nèi)容篇五

1、上班例行：每一天到大廈一層信報箱取信，并派發(fā)；開復(fù)印機、飲水機、碎紙機、打印機，并及時加紙。

2、下班例行：關(guān)前臺、會議室、茶水間的窗戶，關(guān)碎紙機、打印機、復(fù)印機、飲水機、辦公區(qū)電腦、空調(diào)。

3、前臺接聽、接轉(zhuǎn)總機電話，處理日常行政接待，酒店、機票、火車票的預(yù)定事務(wù)。

4、維護公司日常辦公秩序和辦公環(huán)境。

5、每一天關(guān)注白板，員工請假及外出及時填在白板上。

5、負責(zé)管理、維護辦公設(shè)備器材，及時補充辦公耗材。

6、辦公用品的登記、管理與發(fā)放。

4、監(jiān)督員工考勤，休假與外出的登記。

5、每一天簽收各類信件、貨品等，有些到付需付費，并索要發(fā)票，并整理好快遞單底單。

6、每一天填寫現(xiàn)金日記賬，整理好發(fā)票。

1、訂水，（冬天4—5天就要補充一次，夏天一周補充一次，一次是4桶）。

2、監(jiān)督綠植維護工作，每周維護一次。

3、公司采購辦公用品，及辦公耗材；

4、每周報銷一次備用金。

8、每周二發(fā)布羽毛球活動，（最近都沒有員工去，也就沒有再發(fā)送）；每周五發(fā)送休閑郵件。

1、每月去易初蓮花采購生活用品一次。

2、每月統(tǒng)計員工考勤，主管加班記錄，員工外出登記，整理休假、請假單。

3、搜集與公司行業(yè)相關(guān)的展會信息，寫在白板上。

4、每月做好員工值日表，貼在白板上。

5、每月交公司電話費，自來水費，中水費；去物業(yè)買電，預(yù)存電字9000度。結(jié)算長途話費、申通快遞、鑫飛鴻、ems費用。

6、每季度對辦公用品進行盤點一次。

7、每月給員工發(fā)送生日賀卡。

1、每年協(xié)助部門完成公司開辦展會活動，半年組織一次半年會。

2、空調(diào)置換，每年冬夏進行冷暖置換兩次。

3、辦理公司地上地下停車位。

4、每年中秋節(jié)前訂購月餅，統(tǒng)計銷售贈送客戶名單，并發(fā)給客戶。

5、公司公交卡充值，一張卡300元。

1、從出納處領(lǐng)取發(fā)票，登記錄表，通知快遞發(fā)走，并郵件告知辦事處同事。

2、劉總的合同蓋章并傳真給客戶，填寫訂貨單、出庫單。

3、給銷售刻錄光盤。

4、協(xié)助辦事處同事寄送給客戶樣本或者打印合同并蓋章傳真給客戶。

2、給同事印制名片，刻章。

3、樣本的申請，整理工作；協(xié)助劉娜校對樣本改版工作。

4、協(xié)助人事通知面試及面試表格交給應(yīng)聘人填寫，辦理入職行政手續(xù)，辦公用品的領(lǐng)取登記工作。

5、周邊酒店會議室的聯(lián)系。

6、遇到突發(fā)情景聯(lián)系物業(yè)。

行政助理前臺工作內(nèi)容篇六

會議室、會客室、副總、總經(jīng)理辦公室、茶水間、公共區(qū)域衛(wèi)生

1、上班第一時間根據(jù)當(dāng)天情況調(diào)整空調(diào)，整理會客室跟上級的辦公室。注意事項：煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。

2、早上各個辦公室進行開門、開窗通風(fēng)；如有臟污需及時清理。

需要提醒辦公室員工對自己的辦公區(qū)域進行及時清潔；

5、下班前關(guān)掉會客室茶桌電磁爐的開關(guān)，關(guān)好門窗。

6、下班前整理好辦公桌椅，電腦與電腦的擺放需做到橫看豎看均為一條直線，電話需統(tǒng)一擺放，保持整潔度。

7、下班時檢查門窗、空調(diào)、電源等是否關(guān)閉。

二 會議

1、例會：每周星期二上午10:00，如有變動另行通知。未經(jīng)過批準未出席者每次扣款50元.

1、行政助理負責(zé)對打印機進行保管、檢查等工作，辦公室設(shè)備如若出現(xiàn)故障或耗材缺失，應(yīng)第一時間進行維修，確保不影響各部門正常使用。

傳真工作

傳真件必須按照公司已有的模板傳送。

3、快遞工作

收發(fā)快遞，按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時間由收件人領(lǐng)?。奔猓?。

四 辦公用品采購與管理

1、各部門需求計劃收集

2、其他公共物品采購計劃

公共物品包括：茶杯、紙巾、打印紙等非各部門需求計劃內(nèi)的物品，以及其

他原公司沒有但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)需要采購的物品，此項公共物品若臨時急用，可報經(jīng)副總，進行臨時采購，如果非急用，可在每月25日前匯總需求計劃，進行集中采購。

3、采購流程

b、憑借審批的采購申請表到財務(wù)處辦理借支手續(xù)；

五、辦公用品發(fā)放

2、辦公室內(nèi)物品領(lǐng)取均需登記。

3、每月定時對辦公用具進行盤點。

六、辦公用品使用管理,

七 來客接待

接待流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；

3、倒水

4、通知相關(guān)工作人員有人來訪；

5、來客告辭時起身道別；

6、客人離開后 清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

8、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回 復(fù)；

9、《客戶來訪登記薄》需做好歸檔。

八 檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作

1、協(xié)助制定放假通知、會議通知等公文的書寫、張貼工作；此類文書在有效期后均需存檔。

2、放行條管理：依次為放行條編碼，對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。

3、公司證件：公司證件復(fù)印領(lǐng)取需對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。

九 通訊錄管理

1、熟悉公司人員的及通訊電話，及時更新公司內(nèi)部員工的聯(lián)系方式，負責(zé)公司電話的接聽與轉(zhuǎn)接。 2、需為新員工申請郵箱，同時更新公司內(nèi)部員工聯(lián)系方式。

十 車輛管理

一、車輛申請使用管理

1、備有《車輛使用申請表》，由用車人在用車前填寫此表，并交由相關(guān)負責(zé)人簽字，行政部留存；若使用人在使用前未能填寫，則交車后補填。

2、使用人憑申請表到管-理-員處取車。

十一、網(wǎng)絡(luò)維護

1、辦公室網(wǎng)絡(luò)維護：若遇上ip地址重復(fù)情況，可按以下步驟更改

步驟：a、windows微標(biāo)鍵+r鍵出現(xiàn)運行對話框，輸入cmd

b、輸入ipconfig（輸入法為英語即單擊，為中文即雙擊enter鍵）即出現(xiàn)windows ip適配器相關(guān)信息。

c、右擊網(wǎng)絡(luò)圖標(biāo)（即任務(wù)欄上類似電腦的圖標(biāo)），打開網(wǎng)絡(luò)和共享中心，點擊“更改適配器配置”，右擊本地連接，選擇屬性，雙擊tnternet 協(xié)議版本4，選擇“適用下面的ip地址”進行更改ip地址。

2、如仍無法解決問題，可致電聯(lián)想公司（魯先生：15681322101,020-36472070）進行溝通需如何去解決問題。會員編號：no.2011010006.

十二、公司鑰匙的管理：公司鑰匙的編號均按照辦公桌下的插座編碼編排，需對員工所領(lǐng)取的鑰匙進行登記。其他鑰匙妥善保管。

十三、考勤

考勤記錄：下載考勤設(shè)備的記錄，根據(jù)外出單、請假單等進行考勤的核對和整理。

1、人員外出登記

b、回到公司在《外出申請單》上登記回來時間以及辦事情況；

c、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；

d、前臺人員負責(zé)提醒并督促其他員工，并于每月將外出情況匯總，與 考勤統(tǒng)計核對。

2、請假：如有員工請假，需到填寫《假期申請單》并注明請假原因、時間及時數(shù)；交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后作為考勤依據(jù)；若上級不同意，需注明理 由再返回申請人。若特殊情況，未能提前提出假期申請，需及時致電相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明事由，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意方視為正常請假，回公司要及時補登。

十四、招聘

十五、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他臨時性工作。

附：日常工作所需要的聯(lián)系方式一份。

制作者：卡卡

一、日常接待

1. 接待來訪者：接待不明目的的'來訪者，先問清對方來訪原因，根據(jù)原因來看來者是否是無關(guān)人員，還是需要找公司相關(guān)人員再進行接待。

2. 接待咨詢者，若有咨詢者來訪，應(yīng)及時請實驗室或辦公室相關(guān)工作人員來協(xié)助接待。

3. 接聽轉(zhuǎn)接電話：前臺是總機電話，一般電話撥入后都需轉(zhuǎn)接其他分機，根據(jù)通訊錄的分機號碼，準確的進行電話轉(zhuǎn)接；接聽咨詢電話，若在前臺接到咨詢電話，如對方不明確自己的咨詢顧問是誰，直接將電話轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門助理處。

4. 接待推銷人員：上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕，告知上班時間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務(wù)，告知相關(guān)部門員工直接與其對接。

5. 面試人員：請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表，并帶領(lǐng)其前往會議室等待，通知辦公室主任或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進行面試。

6. 接待頻繁往來的相關(guān)人員：

b) 物業(yè)公司，公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項活動的聯(lián)系工作；

c) 送水公司，關(guān)注公司各處飲水機水量情況，及時聯(lián)系送水，每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“xx”桶，拿走空桶“xx”個即可。每月月底結(jié)賬，填寫請款單提交辦公室主任，向財務(wù)申請費用支付。同時關(guān)注公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司進行維修。

二、 辦公用品管理

4. 結(jié)算：每月底聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商提供本月未結(jié)貨款清單及發(fā)票，確認無誤后，填寫支出單，報財務(wù)人員審批后通知供應(yīng)商前往領(lǐng)款。

三、日常事務(wù)

5. 每周一定時查看公司信箱，將信件發(fā)放至員工手中；

6. 公司備用門卡的管理，前臺應(yīng)妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用；

7. 公司有人員招聘時，協(xié)助人事部門電話通知應(yīng)聘人員各項事宜；

8. 收發(fā)傳真，協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真；

9. 協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部活動，如員工生日會、公司集體活動、拓展等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知、協(xié)調(diào)事宜。

10. 新員工入職時，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個人身份證明（身份證、學(xué)歷學(xué)位證、戶口本、照片）的復(fù)印件，提交辦公室主任整理歸檔。

11. 積極配合公司的市場宣傳活動，做好后勤保障工作。

四、 接待工作

1. 接待前準備工作

a) 來客人數(shù)確認：會議前向相關(guān)負責(zé)人確認來客人數(shù)，為布置會議室及訂餐做準備；

b) 會議室桌椅布置：在開會前將會議室的桌面收拾整潔，會議椅歸位；

d) 相機：準備公司相機，為來客拍照留念所用。

f) 預(yù)訂酒店：如需為來客預(yù)訂酒店，確認主客姓名后，電話聯(lián)系錦江富園大酒店預(yù)訂房間，預(yù)訂成功后向辦公室主任匯報確認。

2. 會議中服務(wù)工作

a) 為開會人員添加茶水；

b) 按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供會議支持；

c) 安排專人負責(zé)會議中的攝像工作；

3. 會議后完善工作

a) 組織來客及公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念，并將照片發(fā)至來訪者郵箱內(nèi)或作為賀卡發(fā)送。

b) 如遇重要客戶來訪，應(yīng)及時將會議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內(nèi)。

d) 會議后器材的歸庫：會議后器材應(yīng)及時歸庫，將相機及其他器材放回原處。

一、行政辦公管理模塊：

（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查，植物的維養(yǎng)工作

2、隨時保持辦公區(qū)整潔，定期在每周六中午組織公司員工徹底清潔；

3、根據(jù)辦公室《植物維養(yǎng)指南》對辦公區(qū)域的所有植物進行定期維養(yǎng)，澆水、施肥等，并在《植物維養(yǎng)明細表》上做好詳細登記。

注意事項：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；

2、及時補充抽紙和垃圾袋等，保障公司后勤配備。

相關(guān)記錄：《植物維養(yǎng)指南》——前臺

《植物維養(yǎng)明細表》——前臺

（二）報刊雜志的收發(fā)

2、每天早上10:20整理當(dāng)日的報紙《四川日報》、《金融投資報》送至董事長辦公室（具體要求見《報刊雜志收發(fā)明細表》）。

業(yè)不能及時送達，前臺應(yīng)及時到大廳取回。

相關(guān)記錄：《報刊雜志收發(fā)明細表》——前臺

（三）對辦公區(qū)域的管理

工作流程：1、上、下班時檢查所有的電源開關(guān)；

2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。

處理，并在第二天上班后提醒同事注意；

2、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿，如有此類情況，應(yīng)及時提

醒注意。

相關(guān)記錄：《員工日常行為規(guī)范違規(guī)（紀）記錄表》——行政主管。

（四）接待——面試、客戶來訪

工作流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；

3、如有必要，安排來訪者前往前臺前面的會議桌稍坐片刻；

4、準備招待茶水飲料；

5、通知相關(guān)工作人員有人來訪；

6、如有需要，每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；

7、客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

訪登記簿》上注明；

9、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復(fù)；

10、及時將用完的《客戶來訪登記薄》歸檔保存。

注意事項：1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；

2、《客戶來訪登記薄》的詳細記錄，并及時將使用完的記錄歸檔保管；

3、及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；

4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。

按下正對大門的前臺座位下的開關(guān)，即可打開大門；

6、中午辦公室必須留一位前臺接待人員值班。

相關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺

（五）電話的接聽和記錄

問候，接聽內(nèi)線電話以“您好，某某部門”來問候。電話結(jié)束時禮貌道別，待對方切

斷電話，自己再放話筒，電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；

2、接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；

3、電話鈴響時前臺人員須及時轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話時，看清對方要找的人所在位置，再幫他

轉(zhuǎn)到就近分機，不需要再大聲提示。其他人員不要在總機處接聽電話。

4、對不知名的電話，自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬電話交給能夠處理的

人。在轉(zhuǎn)接前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。

5、對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電

話；

6、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

7、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。

8、將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《來電記錄表》上；

9、記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收

信息正確無誤。

10、及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。

注意事項：1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；

2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內(nèi)容、

信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；

相關(guān)記錄：《來電記錄表》——前臺

（六）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理

2、負責(zé)公司日常的打印、復(fù)?。捍蛴?、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使

用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；

3、打印機、復(fù)印機或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時填寫《設(shè)備報修單》并聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維

護人員進行檢查維修（詳見“固定資產(chǎn)的報修與報廢流程”）；

4、及時將用完的《設(shè)備報修單》交由行政主管歸檔。

注意事項：1、熟練操作打印、復(fù)印機，并及時補充用紙；

2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；

3、打印、復(fù)印機等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進行

維修；

4、不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)申報行政主管同意付費

再使用；

5、節(jié)約資源，愛惜紙張；

6、及時將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：《設(shè)備報修單》——前臺

二、行政人事模塊：

（一）考勤統(tǒng)計

工請假，需提前或在請假后24小時之內(nèi)到前臺填寫《請假單》并注明請假原因、時

間及時數(shù)、職務(wù)代理人；

2、熟練操作門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；

3、如有員工未打卡，請24小時內(nèi)到前臺填寫《未打卡說明單》；

4、每月1日—5日內(nèi)前臺制作完成上月考勤報表，將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份并綜合外出

登記以及人員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字，再交給人力資源部

統(tǒng)計上月考勤情況。

注意事項：1、考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，應(yīng)做到實事求是，一視同仁。

相關(guān)記錄：《臨時簽到表》——前臺

《請假單》——前臺

《未打卡說明》——前臺

（二）人員外出登記（前臺提醒督促）

工作流程：1、所以外出人員應(yīng)提前在留言板上注明姓名、外出事由、去程、回程時間；

2、回到公司應(yīng)立即擦除留言板山的外出留言記錄；

3、特殊情況，外出前未登記，應(yīng)提前電話告知相關(guān)負責(zé)人及前臺。

4、如果下班前不能回公司的人員，應(yīng)提前電話告知前臺做好登記，并在24小時內(nèi)到前

臺填寫《未打卡說明表》；

5、考勤人員及時將未打卡詳情錄入電子文檔，便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。

注意事項：1、外出前的準備并與對方聯(lián)系；

2、在留言板上及時提前做好詳細記錄外出辦事情況；

3、前臺人員負責(zé)提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計。

相關(guān)記錄：留言板——辦公區(qū)

三、文檔資料管理：文件的收發(fā)

a、紙質(zhì)文件的收發(fā)

收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等，還需要求收/發(fā)件人簽字；

2、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；

3、對于需要行政部存檔的，前臺應(yīng)復(fù)印1份存檔，原件交給相應(yīng)收件人；

4、前臺將原件交檔案管-理-員存檔，并要求檔案管-理-員簽字確認；

5、發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時間、地點，并填寫《文件

外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管-理-員歸檔。

6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；

檔。

以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容；

2、及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；

3、按項目分類交檔案管-理-員歸檔。

相關(guān)記錄：《收文明細》——前臺

《發(fā)文明細》——前臺

《文件外送單》——前臺

b、電子文件的收發(fā)

工作流程：1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”/

“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的

文件夾；

中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明；

4、及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負責(zé)人，并確認對方收到；

項目文件夾中。

于查找；

2、及時將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負責(zé)人，并確認是否收到；

3、按時將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管-理-員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。

相關(guān)記錄：收/發(fā)電子文件夾——前臺

《收文明細》/《發(fā)文明細》——前臺

四：后勤服務(wù)管庫模塊：

（一）預(yù)定用餐、酒店

工作流程：1、熟悉與公司常有業(yè)務(wù)來往的餐飲商家、酒店；

4、對于董事長安排的預(yù)訂酒店的事宜，應(yīng)及時查閱酒店信息，預(yù)訂房間或用餐，需要提前預(yù)交押金或者房費的，應(yīng)提前做好用款請示并交款，避免影響客人的入住或者用餐。

長或陳總；

2、對于預(yù)訂送餐用餐時間比較緊的情況，可直接到商家購買，或者請同事協(xié)助完成。

行政助理前臺工作內(nèi)容篇七

行政助理主要是協(xié)助行政經(jīng)理開展工作。行政助理的工作內(nèi)容以公司運營保障為主，工作內(nèi)容較多元化，但較基礎(chǔ)。

1、協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作。

2、協(xié)助審核、修訂公司各項管理規(guī)章制度，進行日常行政工作的組織與管理。

3、各項規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行。

4、參與公司績效管理、考勤等工作。

5、獎懲辦法的執(zhí)行。

6、協(xié)助行政部經(jīng)理進行內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門提供及時有效的行政服務(wù)。

7、會務(wù)安排：做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作。

8、負責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞。

9、參與公司行政、采購事務(wù)管理。

10、負責(zé)公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作。

11、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作。

12、對外相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)接待，對內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作。

13、協(xié)助辦理面試接待、會議、培訓(xùn)、公司集體活動組織與安排，節(jié)假日慰問等。

14、協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作。

1、協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)管理;。

2、參與公司績效管理、考勤等工作;。

3、參與公司行政、采購事務(wù)管理.

具體：

在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工，例如負責(zé)訂機(車)票，聯(lián)系各種培訓(xùn)事宜，聯(lián)系和管理公司交通班車服務(wù)，食堂餐飲服務(wù)館管理，與外部物業(yè)管理聯(lián)絡(luò)督促其更好的服務(wù)于公司，聯(lián)系和協(xié)調(diào)各種集體活動例如集體外出旅游，受訓(xùn)，公司運動會，年會，晚會等。還包括管理和組織辦公室文具供應(yīng)，辦公設(shè)施的管理等。

公司考勤主要包括：

1，記載員工出勤情況;。

2，記載工作時間和加班時間;。

3，考核計算扣假工資和加班工資等。

行政助理前臺工作內(nèi)容篇八

4、統(tǒng)計客戶特殊問題報送主管；

5、完成上級安排的其他工作事項。

1、負責(zé)員工的招聘、入職、培訓(xùn)、人事調(diào)動、離職、績效考核、社保、公積金的繳納等手續(xù)，配合總部人力資源部建立人事檔案。

2、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成銷售數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，辦公室管理等工作。

3、完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

行政助理前臺工作內(nèi)容篇九

崗位職責(zé)：

1、負責(zé)公司來客的接待工作（訪客的控制、接聽電話等）；

2、負責(zé)公司辦公用品和設(shè)備的管理、使用及維護，對各部門提供相關(guān)支持；

3、負責(zé)公司訂水和出差訂票、訂房工作，為員工出差提供協(xié)助；

4、負責(zé)公司傳真、信件的收發(fā)及文件的打印、復(fù)印、保管相關(guān)行政檔案的工作；

5、負責(zé)會議室使用的管理及公司辦公秩序環(huán)境的維護；

6、負責(zé)公司名片的制作和公司外事活動的輔助組織協(xié)調(diào)工作；

7、負責(zé)公司鑰匙的發(fā)放登記工作及庫房的管理工作；

8、負責(zé)公司日常考勤工作及協(xié)助相關(guān)的人力資源實務(wù)工作；

9、負責(zé)公司行政費用的統(tǒng)計、申報、結(jié)算工作；

10、完成上級交辦的其他工作。

任職資格：

2、專科以上學(xué)歷，行政管理等相關(guān)專業(yè)，2年以上行政工作經(jīng)驗；

3、熟練操作各類辦公軟件及辦公設(shè)備，打字速度快；

4、具備良好的文字寫作和語言表達能力，普通話標(biāo)準，有一定英語基礎(chǔ)；

5、具備良好的事務(wù)處理能力及服務(wù)精神；

6、責(zé)任心強，有較強的團隊合作精神與應(yīng)變處理能力；

7、性格穩(wěn)重，熱愛本職工作，外型端莊大方，談吐條理清晰；

8、一年以上前臺文秘工作經(jīng)驗

一、日常工作：

1.接待接洽工作

公司來訪人員接待；

公司總機電話接聽、轉(zhuǎn)接、留言、記錄工作；

公司傳真收發(fā)的管理，打印機、復(fù)印機的管理；

公司票務(wù)、酒店等的預(yù)定。

2.辦公管理工作

公司辦公用品的采購、保管、登記和發(fā)放工作；

公司每日報紙、信件的收發(fā)、領(lǐng)取登記、管理；

公司圖書庫的管理；

負責(zé)每月辦公用品、快遞費用申付及各部門成本登記錄入；

3.行政事務(wù)

公司物業(yè)管理等費用處理（房租、水電、停車、安檢、盆景租用等）

4.負責(zé)部門會議記錄；

二、協(xié)助工作

1. 協(xié)助招聘工作（面試人員通知、接待）

2. 協(xié)助行政事務(wù)（辦事處注冊等資料準備、行政報表錄入等）

3. 協(xié)助公司固定資產(chǎn)出入庫登記，總帳統(tǒng)計。

前臺文員-崗位職責(zé)

[所屬行業(yè)：未定行業(yè)]

發(fā)布者

1,負責(zé)前臺接待,登記,接轉(zhuǎn)交換機電話;

2,負責(zé)傳真收發(fā)與登記;

3,負責(zé)監(jiān)督打卡和協(xié)助人力資源助理匯總考勤; 4,負責(zé)辦公用品管理;

5,負責(zé)飲用水管理,監(jiān)督環(huán)境衛(wèi)生;

6,收發(fā),整理和保管報刊函件等;

7,協(xié)助客服人員辦理相關(guān)業(yè)務(wù);

8,完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作.

1.協(xié)助主管對人員的招聘。（按招聘流程）

2.公司人員的入離職手續(xù)辦理。

3.協(xié)助主管對新進人員的培訓(xùn)。

4.公司人員檔案的建立與管制。（電腦化）

5.對員工考核調(diào)查。（微信公布情況、考勤、“周報、月報”統(tǒng)計）

6.公司員工日常異動。（事假/病假/休假/產(chǎn)假/喪假/轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動/降職等各種手續(xù)辦理）

7.公司獎懲手續(xù)辦理。

8.對各類資料進行簽收，整理并分類歸檔。（公司程序文件/通訊錄/會議資料/各類培訓(xùn)資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理）

9.每日/月對公司職員工的考勤工作。（根據(jù)每日/月員工考勤、異動情況做好報表登記月底做好統(tǒng)計）

10.公司日常辦公用品采購、保管、登記、發(fā)放。

11.協(xié)助主管簽訂職工勞動合同/各類保險辦理。

12.對公司鑰匙管理。

13.協(xié)助公司的各項規(guī)章制度和維護工作秩序。

14.負責(zé)例會的會議記錄。

15.完成上級安排的其他工作任務(wù)。

行政前臺崗位職責(zé)

一、接聽前臺電話

1、前臺任意一臺電話機在鈴聲響起三聲之內(nèi)接起電話，即使是你正在接聽一個電話。

和晟杰（廈門）金融技術(shù)服務(wù)有限公司

and sheng jie (xiamen) financial technology service co., ltd 要與相關(guān)人員溝通好后方可接入。

3、出現(xiàn)電話沒有辦法轉(zhuǎn)接或是需要聽電話的人員不在辦公室時及時留下對方的`電話與姓名，方便公司人員與他取得聯(lián)系。

二、 接待好來公司拜訪的客戶

1、對來公司的客人禮貌用語“您好，請問您找哪位，有什么事情嗎？”“好的，請稍等，這邊請坐下?！眴柷鍋硪?，告知被訪人員，引薦雙方認識會面。

2、對事先有告知的來訪人員，直接引薦到事先安排的地方，再告知被訪者，為雙方倒水。

3、來公司洽談業(yè)務(wù)的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關(guān)負責(zé)人洽談相關(guān)業(yè)務(wù)。

4、認真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。

三、其他工作

1、接收公司的郵件、快遞，通知本人來拿。

2、預(yù)訂辦公所需機票、車票、酒店、飯店等。

3、監(jiān)督辦公區(qū)域衛(wèi)生工作，提醒值日人員做好值日。

4、維護公司辦公用品的正常使用及日常保養(yǎng)。（打印機、復(fù)印機、傳真機、電腦、網(wǎng)絡(luò)、電話、電燈、空調(diào)、電風(fēng)扇、水電等）

5、完成上級安排的其他工作任務(wù)。

一、行政工作：

2、負責(zé)公司來訪客人的接待；并保持辦公區(qū)域（除開放辦公區(qū)）的整潔；

3、負責(zé)預(yù)定公司出差人員的機票、火車票；

4、負責(zé)與物業(yè)聯(lián)系，解決辦公區(qū)域內(nèi)的相關(guān)問題；

5、負責(zé)員工的午餐預(yù)定、收取午餐費用；

6、負責(zé)辦公室衛(wèi)生紙、飲用水補充訂購。

7、統(tǒng)計辦公用品的需求，月底向運營經(jīng)理提供公司購買辦公用品清單；并完成采購工作。依據(jù)oa申領(lǐng)手續(xù)發(fā)放辦公用品。

8、負責(zé)公司統(tǒng)計各項報表的報送及開具相關(guān)發(fā)票事宜；

9、每月結(jié)算快遞、辦公用品、物業(yè)等各項費用交給財務(wù)。

10、完成領(lǐng)導(dǎo)布置的其他任務(wù)。

二、人事工作：

2、完善員工檔案、通訊錄；

3、負責(zé)辦理員工離職時辦公用品的退還工作。

行政助理前臺工作內(nèi)容篇十

會議室、會客室、副總、總經(jīng)理辦公室、茶水間、公共區(qū)域衛(wèi)生

1、上班第一時間根據(jù)當(dāng)天情況調(diào)整空調(diào)，整理會客室跟上級的辦公室。注意事項：煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。

2、早上各個辦公室進行開門、開窗通風(fēng)；如有臟污需及時清理。

需要提醒辦公室員工對自己的辦公區(qū)域進行及時清潔；

5、下班前關(guān)掉會客室茶桌電磁爐的開關(guān)，關(guān)好門窗。

6、下班前整理好辦公桌椅，電腦與電腦的擺放需做到橫看豎看均為一條直線，電話需統(tǒng)一擺放，保持整潔度。

7、下班時檢查門窗、空調(diào)、電源等是否關(guān)閉。

二 會議

1、例會：每周星期二上午10:00，如有變動另行通知。未經(jīng)過批準未出席者每次扣款50元.

1、行政助理負責(zé)對打印機進行保管、檢查等工作，辦公室設(shè)備如若出現(xiàn)故障或耗材缺失，應(yīng)第一時間進行維修，確保不影響各部門正常使用。

傳真工作

傳真件必須按照公司已有的模板傳送。

3、快遞工作

收發(fā)快遞，按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時間由收件人領(lǐng)?。奔猓?。

四 辦公用品采購與管理

1、各部門需求計劃收集

2、其他公共物品采購計劃

公共物品包括：茶杯、紙巾、打印紙等非各部門需求計劃內(nèi)的物品，以及其

他原公司沒有但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)需要采購的物品，此項公共物品若臨時急用，可報經(jīng)副總，進行臨時采購，如果非急用，可在每月25日前匯總需求計劃，進行集中采購。

3、采購流程

b、憑借審批的采購申請表到財務(wù)處辦理借支手續(xù)；

五、辦公用品發(fā)放

2、辦公室內(nèi)物品領(lǐng)取均需登記。

3、每月定時對辦公用具進行盤點。

六、辦公用品使用管理,

七 來客接待

接待流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；

3、倒水

4、通知相關(guān)工作人員有人來訪；

5、來客告辭時起身道別；

6、客人離開后 清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

8、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回 復(fù)；

9、《客戶來訪登記薄》需做好歸檔。

八 檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作

1、協(xié)助制定放假通知、會議通知等公文的書寫、張貼工作；此類文書在有效期后均需存檔。

2、放行條管理：依次為放行條編碼，對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。

3、公司證件：公司證件復(fù)印領(lǐng)取需對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。

九 通訊錄管理

1、熟悉公司人員的及通訊電話，及時更新公司內(nèi)部員工的聯(lián)系方式，負責(zé)公司電話的接聽與轉(zhuǎn)接。 2、需為新員工申請郵箱，同時更新公司內(nèi)部員工聯(lián)系方式。

十 車輛管理

一、車輛申請使用管理

1、備有《車輛使用申請表》，由用車人在用車前填寫此表，并交由相關(guān)負責(zé)人簽字，行政部留存；若使用人在使用前未能填寫，則交車后補填。

2、使用人憑申請表到管-理-員處取車。

十一、網(wǎng)絡(luò)維護

1、辦公室網(wǎng)絡(luò)維護：若遇上ip地址重復(fù)情況，可按以下步驟更改

步驟：a、windows微標(biāo)鍵+r鍵出現(xiàn)運行對話框，輸入cmd

b、輸入ipconfig（輸入法為英語即單擊，為中文即雙擊enter鍵）即出現(xiàn)windows ip適配器相關(guān)信息。

c、右擊網(wǎng)絡(luò)圖標(biāo)（即任務(wù)欄上類似電腦的圖標(biāo)），打開網(wǎng)絡(luò)和共享中心，點擊“更改適配器配置”，右擊本地連接，選擇屬性，雙擊tnternet 協(xié)議版本4，選擇“適用下面的ip地址”進行更改ip地址。

2、如仍無法解決問題，可致電聯(lián)想公司（魯先生：15681322101,020-36472070）進行溝通需如何去解決問題。會員編號：no.2011010006.

十二、公司鑰匙的管理：公司鑰匙的編號均按照辦公桌下的插座編碼編排，需對員工所領(lǐng)取的鑰匙進行登記。其他鑰匙妥善保管。

十三、考勤

考勤記錄：下載考勤設(shè)備的記錄，根據(jù)外出單、請假單等進行考勤的核對和整理。

1、人員外出登記

b、回到公司在《外出申請單》上登記回來時間以及辦事情況；

c、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；

d、前臺人員負責(zé)提醒并督促其他員工，并于每月將外出情況匯總，與 考勤統(tǒng)計核對。

2、請假：如有員工請假，需到填寫《假期申請單》并注明請假原因、時間及時數(shù)；交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后作為考勤依據(jù)；若上級不同意，需注明理 由再返回申請人。若特殊情況，未能提前提出假期申請，需及時致電相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明事由，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意方視為正常請假，回公司要及時補登。

十四、招聘

十五、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他臨時性工作。

附：日常工作所需要的聯(lián)系方式一份。

制作者：卡卡

1、負責(zé)公司總機電話的轉(zhuǎn)接工作，熟悉各分機號碼，對未能聯(lián)絡(luò)上的電話，記錄在案并及時轉(zhuǎn)告、負責(zé)來訪人員的登記、接待。絕不允許前臺空置無人，如有特殊情況，找人接替。

（1）對來訪人員，禮貌的了解基本情況后，請來訪者到會議室稍坐，及 時聯(lián)系其要找的人。

（2）對面試人員，請面試人員出示招聘簡歷，帶到會議室等待，準備好 招聘信息表，并通知相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進行面試。

（3）接待公司的重要客人或者總經(jīng)理的朋友等，將其帶到總經(jīng)理辦公室， 準備好茶、熱水及杯子，來賓就位后上茶（根據(jù)客人喜好準備茶、咖 啡、白水），隨時關(guān)注來賓是否需要加水，會客完畢后將桌子清理干 凈（如有吸煙者，準備煙缸，會客完畢后將煙缸清洗干凈）

3、日常辦公用品、桶裝水、工作餐的統(tǒng)計、預(yù)訂、數(shù)據(jù)匯總和分攤費用；

5、負責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)及需安排午餐客戶的午餐預(yù)定；

7、公司進行培訓(xùn)、或者召開會議時，須提前到會議室，做好準備工作。包括設(shè)備（電腦、投影儀、燈光等）的檢查，會議座椅的擺放和清潔等；會議結(jié)束后，將會議室回歸整齊。

13、負責(zé)組織安排公司例會、辦公會議或會同有關(guān)部門籌備公司其它會議及有關(guān)重要活動

15，負責(zé)與其他部門的協(xié)調(diào)工作，做好信息的上傳下達；

16、負責(zé)公司信件、包裹、報紙等東西的.收發(fā)與轉(zhuǎn)交，收件或寄發(fā)快遞時，均要做好登記工作，避免快件丟失；統(tǒng)計當(dāng)月快遞發(fā)放明細，核對快遞公司對賬單，報銷相關(guān)費用。

17、負責(zé)公司員工出差/公司來訪客戶所需機票、火車票及賓館預(yù)訂；

一、行政辦公管理模塊：

（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查，植物的維養(yǎng)工作

2、隨時保持辦公區(qū)整潔，定期在每周六中午組織公司員工徹底清潔；

3、根據(jù)辦公室《植物維養(yǎng)指南》對辦公區(qū)域的所有植物進行定期維養(yǎng)，澆水、施肥等，并在《植物維養(yǎng)明細表》上做好詳細登記。

注意事項：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；

2、及時補充抽紙和垃圾袋等，保障公司后勤配備。

相關(guān)記錄：《植物維養(yǎng)指南》——前臺

《植物維養(yǎng)明細表》——前臺

（二）報刊雜志的收發(fā)

2、每天早上10:20整理當(dāng)日的報紙《四川日報》、《金融投資報》送至董事長辦公室（具體要求見《報刊雜志收發(fā)明細表》）。

業(yè)不能及時送達，前臺應(yīng)及時到大廳取回。

相關(guān)記錄：《報刊雜志收發(fā)明細表》——前臺

（三）對辦公區(qū)域的管理

工作流程：1、上、下班時檢查所有的電源開關(guān)；

2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。

處理，并在第二天上班后提醒同事注意；

2、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿，如有此類情況，應(yīng)及時提

醒注意。

相關(guān)記錄：《員工日常行為規(guī)范違規(guī)（紀）記錄表》——行政主管。

（四）接待——面試、客戶來訪

工作流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；

3、如有必要，安排來訪者前往前臺前面的會議桌稍坐片刻；

4、準備招待茶水飲料；

5、通知相關(guān)工作人員有人來訪；

6、如有需要，每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；

7、客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

訪登記簿》上注明；

9、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復(fù)；

10、及時將用完的《客戶來訪登記薄》歸檔保存。

注意事項：1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；

2、《客戶來訪登記薄》的詳細記錄，并及時將使用完的記錄歸檔保管；

3、及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；

4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。

按下正對大門的前臺座位下的開關(guān)，即可打開大門；

6、中午辦公室必須留一位前臺接待人員值班。

相關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺

（五）電話的接聽和記錄

問候，接聽內(nèi)線電話以“您好，某某部門”來問候。電話結(jié)束時禮貌道別，待對方切

斷電話，自己再放話筒，電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；

2、接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；

3、電話鈴響時前臺人員須及時轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話時，看清對方要找的人所在位置，再幫他

轉(zhuǎn)到就近分機，不需要再大聲提示。其他人員不要在總機處接聽電話。

4、對不知名的電話，自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬電話交給能夠處理的

人。在轉(zhuǎn)接前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。

5、對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電

話；

6、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

7、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。

8、將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《來電記錄表》上；

9、記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收

信息正確無誤。

10、及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。

注意事項：1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；

2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內(nèi)容、

信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；

相關(guān)記錄：《來電記錄表》——前臺

（六）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理

2、負責(zé)公司日常的打印、復(fù)?。捍蛴　?fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使

用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；

3、打印機、復(fù)印機或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時填寫《設(shè)備報修單》并聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維

護人員進行檢查維修（詳見“固定資產(chǎn)的報修與報廢流程”）；

4、及時將用完的《設(shè)備報修單》交由行政主管歸檔。

注意事項：1、熟練操作打印、復(fù)印機，并及時補充用紙；

2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；

3、打印、復(fù)印機等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進行

維修；

4、不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)申報行政主管同意付費

再使用；

5、節(jié)約資源，愛惜紙張；

6、及時將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：《設(shè)備報修單》——前臺

二、行政人事模塊：

（一）考勤統(tǒng)計

工請假，需提前或在請假后24小時之內(nèi)到前臺填寫《請假單》并注明請假原因、時

間及時數(shù)、職務(wù)代理人；

2、熟練操作門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；

3、如有員工未打卡，請24小時內(nèi)到前臺填寫《未打卡說明單》；

4、每月1日—5日內(nèi)前臺制作完成上月考勤報表，將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份并綜合外出

登記以及人員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字，再交給人力資源部

統(tǒng)計上月考勤情況。

注意事項：1、考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，應(yīng)做到實事求是，一視同仁。

相關(guān)記錄：《臨時簽到表》——前臺

《請假單》——前臺

《未打卡說明》——前臺

（二）人員外出登記（前臺提醒督促）

工作流程：1、所以外出人員應(yīng)提前在留言板上注明姓名、外出事由、去程、回程時間；

2、回到公司應(yīng)立即擦除留言板山的外出留言記錄；

3、特殊情況，外出前未登記，應(yīng)提前電話告知相關(guān)負責(zé)人及前臺。

4、如果下班前不能回公司的人員，應(yīng)提前電話告知前臺做好登記，并在24小時內(nèi)到前

臺填寫《未打卡說明表》；

5、考勤人員及時將未打卡詳情錄入電子文檔，便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。

注意事項：1、外出前的準備并與對方聯(lián)系；

2、在留言板上及時提前做好詳細記錄外出辦事情況；

3、前臺人員負責(zé)提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計。

相關(guān)記錄：留言板——辦公區(qū)

三、文檔資料管理：文件的收發(fā)

a、紙質(zhì)文件的收發(fā)

收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等，還需要求收/發(fā)件人簽字；

2、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；

3、對于需要行政部存檔的，前臺應(yīng)復(fù)印1份存檔，原件交給相應(yīng)收件人；

4、前臺將原件交檔案管-理-員存檔，并要求檔案管-理-員簽字確認；

5、發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時間、地點，并填寫《文件

外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管-理-員歸檔。

6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；

檔。

以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容；

2、及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；

3、按項目分類交檔案管-理-員歸檔。

相關(guān)記錄：《收文明細》——前臺

《發(fā)文明細》——前臺

《文件外送單》——前臺

b、電子文件的收發(fā)

工作流程：1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”/

“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的

文件夾；

中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明；

4、及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負責(zé)人，并確認對方收到；

項目文件夾中。

于查找；

2、及時將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負責(zé)人，并確認是否收到；

3、按時將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管-理-員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。

相關(guān)記錄：收/發(fā)電子文件夾——前臺

《收文明細》/《發(fā)文明細》——前臺

四：后勤服務(wù)管庫模塊：

（一）預(yù)定用餐、酒店

工作流程：1、熟悉與公司常有業(yè)務(wù)來往的餐飲商家、酒店；

4、對于董事長安排的預(yù)訂酒店的事宜，應(yīng)及時查閱酒店信息，預(yù)訂房間或用餐，需要提前預(yù)交押金或者房費的，應(yīng)提前做好用款請示并交款，避免影響客人的入住或者用餐。

長或陳總；

2、對于預(yù)訂送餐用餐時間比較緊的情況，可直接到商家購買，或者請同事協(xié)助完成。

行政前臺工作流程

（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查

2、保持辦公區(qū)空氣清新，定期在每周五下班前五分鐘噴灑除蟲藥物或除臭劑；

4、每天早上9：10整理當(dāng)日的報紙歸納至總經(jīng)理室報夾，將更換下來的報刊統(tǒng)一放置，每兩個月以廢品處理，所得費用交由行政主管記入《備用金流水帳簿》中上繳財務(wù)。

注意事項：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；

2、及時補給衛(wèi)生用紙等后勤配備；

3、報刊整理整潔有序，廢舊報刊處理及時。

相關(guān)記錄：《消耗品領(lǐng)用登記》——行政主管

《備用金流水帳簿》——行政主管

（二）接待——客戶來訪

工作流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；

3、如有必要，安排來訪者前往會客室稍坐片刻；

4、準備招待茶水飲料；

5、通知相關(guān)工作人員有人來訪；

6、每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別；

7、客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

9、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復(fù)；

10、及時將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政主管歸檔。

注意事項：1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；

2、《客戶來訪登記薄》的詳細記錄；并及時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；

3、及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；

4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。

相關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺

（三）電話的接聽和記錄

工作流程：1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；

2、電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；

3、接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；

5、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

6、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的

目的。

7、將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《電話記錄》上；

8、記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認

對方接收信息正確無誤。

9、及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。

注意事項：1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；

2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時

間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；

3、如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達信息，（通知方法詳見“通

知流程”）；

相關(guān)記錄：《來電記錄表》——前臺

（四）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理

工作流程：1、每天早上上班時間準時開啟并且檢查打印機、復(fù)印機，并及時補充所需的紙

張；

2、負責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、

圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；

3、打印機、復(fù)印機或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時填寫《設(shè)備報修單》并聯(lián)絡(luò)辦

公設(shè)施維護人員進行檢查維修；（詳見“固定資產(chǎn)的報修與報廢流程”）；

4、及時將用完的《設(shè)備報修單》交由行政主管歸檔。

注意事項：1、熟練操作打印、復(fù)印機，并及時補充用紙；

2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；

3、打印、復(fù)印機等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)

人員進行維修；

4、不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)申報行政主管

同意付費再使用；

5、節(jié)約資源，愛惜紙張；

6、及時將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄： 《設(shè)備報修單》——前臺

（五）收發(fā)《工作匯報表》

工作流程：1、每月1日分發(fā)《工作匯報表》；

2、每月30/31日收集《工作匯報表》，檢查填寫是否正確，并交由行政主管審核；

3、行政主管審核后交總經(jīng)理查閱簽字，并將總經(jīng)理簽字的《工作匯報表》連同

考勤統(tǒng)計一并交財務(wù)造工資表；

4、最后《工作匯報表》返行政主管歸檔。

注意事項：1、每月1日發(fā)，30/31日收回，檢查后并交行政主管審核；

2、行政主管交總經(jīng)理查閱簽字，和考勤統(tǒng)計一起作為造工資依據(jù)交財務(wù)；工資

表完成后將《工作匯報表》返行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：《工作匯報表》——前臺

（六）人員外出登記（前臺提醒督促）

工作流程：1、所有外出人員需提前電話聯(lián)系對方，讓對方做好準備；

2、外出前在《外出人員登記表》上登記出發(fā)時間、目的地、事由等；

3、回到公司在《外出人員登記表》上登記回來時間以及辦事情況；

4、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；

5、前臺人員負責(zé)提醒并督促其他員工，并于每月30/31日將外出情況匯總，與

考勤統(tǒng)計核對。

注意事項：1、外出前的準備并與對方聯(lián)系；

2、在《外出人員登記表》上詳細記錄外出辦事情況；

3、前臺人員負責(zé)提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計。

4、及時將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：《外出人員登記表》——前臺

（七）考勤統(tǒng)計

2、如有員工請假，需到前臺填寫《請假登記表》并注明請假原因、時間及時數(shù)；

前臺交行政主管及總經(jīng)理簽字同意后作為考勤依據(jù)；若上級不同意，需注明

理由再返回申請人；

3、每月30/31日將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人員請假情況

統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

4、行政主管將考勤統(tǒng)計連同工作匯報表交由財務(wù)作為造工資表的根本依據(jù)，財

務(wù)完成工資表后一起交由總經(jīng)理查閱；

5、總經(jīng)理返回后原件由行政主管歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計公示。

注意事項：1、考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，連同工資表交總經(jīng)理查閱，返回后原件由行政

主管歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計公示。

相關(guān)記錄：《考勤統(tǒng)計》——前臺

《請假登記表》——前臺

（八）文件的收發(fā)

a、紙質(zhì)文件的收發(fā)

時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件

人簽字；

2、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；

3、前臺復(fù)印2份，1份交項目負責(zé)人，1份交總經(jīng)理；

4、前臺將原件交檔案管-理-員存檔，并要求檔案管-理-員簽字確認。

5、發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時間、地點，并填

寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管-理-員歸檔。

6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；

7、將《收文明細》/《發(fā)文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案

管-理-員歸檔。

簽字，以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容；

2、及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；

3、按項目分類交檔案管-理-員歸檔。

相關(guān)記錄：《收文明細》——前臺

《發(fā)文明細》——前臺

《文件外送單》——前臺

b、電子文件的收發(fā)

工作流程：1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個

“收”/“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日

_項目名稱”的文件夾；

3、將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項目文件夾中，并同樣在《收文明細》/《發(fā)

文明細》中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明；

4、及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負責(zé)人，并確認對方收到；

5、當(dāng)天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管-理-員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。

2、及時將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負責(zé)人，并確認是否收到；

3、按時將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管-理-員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目

文件夾中。

相關(guān)記錄：收/發(fā)電子文件夾——前臺

《收文明細》/《發(fā)文明細》——前臺

1， 每月13號之前準備好公司上月考勤表格，整理好后轉(zhuǎn)

發(fā)給人事

2， 每天早上樓下領(lǐng)取華西都市報

3， 新員工進來后負責(zé)員工通訊錄更新及門禁和考勤系統(tǒng)

更新

4， 每月初每人發(fā)兩盒紙,,限發(fā)兩盒

5， 每月月底25號之前向各部門統(tǒng)計辦公用品采購需求表，

錄相符

8， 每周五早上交下周工作計劃

9， 每天檢查衛(wèi)生的打掃情況

10， 負責(zé)公司各類信件、包裹、報刊雜志的簽收及分送工作 11， 負責(zé)公司訂餐

12， 負責(zé)上級交待下來的文件的打印和復(fù)印等

13， 負責(zé)前臺的客戶接待和登記和存檔。每天來的客戶量登

14， 負責(zé)每周公司的會議記錄，把當(dāng)天要開的會議記錄下來

或者上級吩咐下來的事情傳達給各個部門.

15， 負責(zé)每天電話的登記做成電子文檔,每天存檔發(fā)給行政

人事專員 16， 負責(zé)公司全體員工的后勤保障工作，包括發(fā)放辦公用品、

印制名片、辦理餐卡、定水、定票、復(fù)印、郵寄等事務(wù) 17，

行政助理前臺工作內(nèi)容篇十一

4、參與公司績效管理、考勤等工作；

5、獎懲辦法的執(zhí)行；

6、協(xié)助行政部經(jīng)理進行內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門供給及時有效的行政服務(wù)；

7、會務(wù)安排：做好會前準備、會議記錄和會后資料整理工作；

8、負責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞；

9、參與公司行政、采購事務(wù)管理；

10、負責(zé)公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作；

11、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作；

12、對外相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)接待，對內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作；

13、協(xié)助辦理面試接待、會議、培訓(xùn)、公司團體活動組織與安排，節(jié)假日慰等；

14、協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作。

行政助理前臺工作內(nèi)容篇十二

1. 接待來訪者：接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據(jù)原因來看來者是否是無關(guān)人員，還是需要找公司相關(guān)人員再進行接待。

2. 接待咨詢者，若有咨詢者來訪，應(yīng)及時請實驗室或辦公室相關(guān)工作人員來協(xié)助接待。

3. 接聽轉(zhuǎn)接電話：前臺是總機電話，一般電話撥入后都需轉(zhuǎn)接其他分機，根據(jù)通訊錄的分機號碼，準確的進行電話轉(zhuǎn)接；接聽咨詢電話，若在前臺接到咨詢電話，如對方不明確自己的咨詢顧問是誰，直接將電話轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門助理處。

4. 接待推銷人員：上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕，告知上班時間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務(wù)，告知相關(guān)部門員工直接與其對接。

5. 面試人員：請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表，并帶領(lǐng)其前往會議室等待，通知辦公室主任或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進行面試。

6. 接待頻繁往來的相關(guān)人員：

b) 物業(yè)公司，公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項活動的聯(lián)系工作；

c) 送水公司，關(guān)注公司各處飲水機水量情況，及時聯(lián)系送水，每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“xx”桶，拿走空桶“xx”個即可。每月月底結(jié)賬，填寫請款單提交辦公室主任，向財務(wù)申請費用支付。同時關(guān)注公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司進行維修。

二、 辦公用品管理

4. 結(jié)算：每月底聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商提供本月未結(jié)貨款清單及發(fā)票，確認無誤后，填寫支出單，報財務(wù)人員審批后通知供應(yīng)商前往領(lǐng)款。

三、日常事務(wù)

5. 每周一定時查看公司信箱，將信件發(fā)放至員工手中；

6. 公司備用門卡的管理，前臺應(yīng)妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用；

7. 公司有人員招聘時，協(xié)助人事部門電話通知應(yīng)聘人員各項事宜；

8. 收發(fā)傳真，協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真；

9. 協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部活動，如員工生日會、公司集體活動、拓展等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知、協(xié)調(diào)事宜。

10. 新員工入職時，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個人身份證明（身份證、學(xué)歷學(xué)位證、戶口本、照片）的復(fù)印件，提交辦公室主任整理歸檔。

11. 積極配合公司的市場宣傳活動，做好后勤保障工作。

四、 接待工作

1. 接待前準備工作

a) 來客人數(shù)確認：會議前向相關(guān)負責(zé)人確認來客人數(shù)，為布置會議室及訂餐做準備；

b) 會議室桌椅布置：在開會前將會議室的桌面收拾整潔，會議椅歸位；

d) 相機：準備公司相機，為來客拍照留念所用。

f) 預(yù)訂酒店：如需為來客預(yù)訂酒店，確認主客姓名后，電話聯(lián)系錦江富園大酒店預(yù)訂房間，預(yù)訂成功后向辦公室主任匯報確認。

2. 會議中服務(wù)工作

a) 為開會人員添加茶水；

b) 按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供會議支持；

c) 安排專人負責(zé)會議中的攝像工作；

3. 會議后完善工作

a) 組織來客及公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念，并將照片發(fā)至來訪者郵箱內(nèi)或作為賀卡發(fā)送。

b) 如遇重要客戶來訪，應(yīng)及時將會議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內(nèi)。

d) 會議后器材的歸庫：會議后器材應(yīng)及時歸庫，將相機及其他器材放回原處。

前臺行政工作

一、衛(wèi)生清潔

會議室、會客室、副總、總經(jīng)理辦公室、茶水間、公共區(qū)域衛(wèi)生

1、上班第一時間根據(jù)當(dāng)天情況調(diào)整空調(diào)，整理會客室跟上級的辦公室。注意事項：煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。

2、早上各個辦公室進行開門、開窗通風(fēng)；如有臟污需及時清理。

需要提醒辦公室員工對自己的辦公區(qū)域進行及時清潔；

5、下班前關(guān)掉會客室茶桌電磁爐的開關(guān)，關(guān)好門窗。

6、下班前整理好辦公桌椅，電腦與電腦的擺放需做到橫看豎看均為一條直線，電話需統(tǒng)一擺放，保持整潔度。

7、下班時檢查門窗、空調(diào)、電源等是否關(guān)閉。

二 會議

1、例會：每周星期二上午10:00，如有變動另行通知。未經(jīng)過批準未出席者每次扣款50元.

1、行政助理負責(zé)對打印機進行保管、檢查等工作，辦公室設(shè)備如若出現(xiàn)故障或耗材缺失，應(yīng)第一時間進行維修，確保不影響各部門正常使用。

傳真工作

傳真件必須按照公司已有的模板傳送。

3、快遞工作

收發(fā)快遞，按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時間由收件人領(lǐng)?。奔猓?。

四 辦公用品采購與管理

1、各部門需求計劃收集

2、其他公共物品采購計劃

公共物品包括：茶杯、紙巾、打印紙等非各部門需求計劃內(nèi)的物品，以及其

他原公司沒有但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)需要采購的物品，此項公共物品若臨時急用，可報經(jīng)副總，進行臨時采購，如果非急用，可在每月25日前匯總需求計劃，進行集中采購。

3、采購流程

b、憑借審批的采購申請表到財務(wù)處辦理借支手續(xù)；

五、辦公用品發(fā)放

2、辦公室內(nèi)物品領(lǐng)取均需登記。

3、每月定時對辦公用具進行盤點。

六、辦公用品使用管理,

七 來客接待

接待流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；

3、倒水

4、通知相關(guān)工作人員有人來訪；

5、來客告辭時起身道別；

6、客人離開后 清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

8、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回 復(fù)；

9、《客戶來訪登記薄》需做好歸檔。

八 檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作

1、協(xié)助制定放假通知、會議通知等公文的書寫、張貼工作；此類文書在有效期后均需存檔。

2、放行條管理：依次為放行條編碼，對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。

3、公司證件：公司證件復(fù)印領(lǐng)取需對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。

九 通訊錄管理

1、熟悉公司人員的及通訊電話，及時更新公司內(nèi)部員工的.聯(lián)系方式，負責(zé)公司電話的接聽與轉(zhuǎn)接。 2、需為新員工申請郵箱，同時更新公司內(nèi)部員工聯(lián)系方式。

十 車輛管理

一、車輛申請使用管理

1、備有《車輛使用申請表》，由用車人在用車前填寫此表，并交由相關(guān)負責(zé)人簽字，行政部留存；若使用人在使用前未能填寫，則交車后補填。

2、使用人憑申請表到管-理-員處取車。

十一、網(wǎng)絡(luò)維護

1、辦公室網(wǎng)絡(luò)維護：若遇上ip地址重復(fù)情況，可按以下步驟更改

步驟：a、windows微標(biāo)鍵+r鍵出現(xiàn)運行對話框，輸入cmd

b、輸入ipconfig（輸入法為英語即單擊，為中文即雙擊enter鍵）即出現(xiàn)windows ip適配器相關(guān)信息。

c、右擊網(wǎng)絡(luò)圖標(biāo)（即任務(wù)欄上類似電腦的圖標(biāo)），打開網(wǎng)絡(luò)和共享中心，點擊“更改適配器配置”，右擊本地連接，選擇屬性，雙擊tnternet 協(xié)議版本4，選擇“適用下面的ip地址”進行更改ip地址。

2、如仍無法解決問題，可致電聯(lián)想公司（魯先生：15681322101,020-36472070）進行溝通需如何去解決問題。會員編號：no.2011010006.

十二、公司鑰匙的管理：公司鑰匙的編號均按照辦公桌下的插座編碼編排，需對員工所領(lǐng)取的鑰匙進行登記。其他鑰匙妥善保管。

十三、考勤

考勤記錄：下載考勤設(shè)備的記錄，根據(jù)外出單、請假單等進行考勤的核對和整理。

1、人員外出登記

b、回到公司在《外出申請單》上登記回來時間以及辦事情況；

c、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；

d、前臺人員負責(zé)提醒并督促其他員工，并于每月將外出情況匯總，與 考勤統(tǒng)計核對。

2、請假：如有員工請假，需到填寫《假期申請單》并注明請假原因、時間及時數(shù)；交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后作為考勤依據(jù)；若上級不同意，需注明理 由再返回申請人。若特殊情況，未能提前提出假期申請，需及時致電相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明事由，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意方視為正常請假，回公司要及時補登。

十四、招聘

十五、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他臨時性工作。

附：日常工作所需要的聯(lián)系方式一份。

制作者：卡卡

一、行政辦公管理模塊：

（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查，植物的維養(yǎng)工作

2、隨時保持辦公區(qū)整潔，定期在每周六中午組織公司員工徹底清潔；

3、根據(jù)辦公室《植物維養(yǎng)指南》對辦公區(qū)域的所有植物進行定期維養(yǎng)，澆水、施肥等，并在《植物維養(yǎng)明細表》上做好詳細登記。

注意事項：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；

2、及時補充抽紙和垃圾袋等，保障公司后勤配備。

相關(guān)記錄：《植物維養(yǎng)指南》——前臺

《植物維養(yǎng)明細表》——前臺

（二）報刊雜志的收發(fā)

2、每天早上10:20整理當(dāng)日的報紙《四川日報》、《金融投資報》送至董事長辦公室（具體要求見《報刊雜志收發(fā)明細表》）。

業(yè)不能及時送達，前臺應(yīng)及時到大廳取回。

相關(guān)記錄：《報刊雜志收發(fā)明細表》——前臺

（三）對辦公區(qū)域的管理

工作流程：1、上、下班時檢查所有的電源開關(guān)；

2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。

處理，并在第二天上班后提醒同事注意；

2、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿，如有此類情況，應(yīng)及時提

醒注意。

相關(guān)記錄：《員工日常行為規(guī)范違規(guī)（紀）記錄表》——行政主管。

（四）接待——面試、客戶來訪

工作流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；

3、如有必要，安排來訪者前往前臺前面的會議桌稍坐片刻；

4、準備招待茶水飲料；

5、通知相關(guān)工作人員有人來訪；

6、如有需要，每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；

7、客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

訪登記簿》上注明；

9、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復(fù)；

10、及時將用完的《客戶來訪登記薄》歸檔保存。

注意事項：1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；

2、《客戶來訪登記薄》的詳細記錄，并及時將使用完的記錄歸檔保管；

3、及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；

4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。

按下正對大門的前臺座位下的開關(guān)，即可打開大門；

6、中午辦公室必須留一位前臺接待人員值班。

相關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺

（五）電話的接聽和記錄

問候，接聽內(nèi)線電話以“您好，某某部門”來問候。電話結(jié)束時禮貌道別，待對方切

斷電話，自己再放話筒，電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；

2、接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；

3、電話鈴響時前臺人員須及時轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話時，看清對方要找的人所在位置，再幫他

轉(zhuǎn)到就近分機，不需要再大聲提示。其他人員不要在總機處接聽電話。

4、對不知名的電話，自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬電話交給能夠處理的

人。在轉(zhuǎn)接前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。

5、對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電

話；

6、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

7、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。

8、將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《來電記錄表》上；

9、記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收

信息正確無誤。

10、及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。

注意事項：1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；

2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內(nèi)容、

信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；

相關(guān)記錄：《來電記錄表》——前臺

（六）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理

2、負責(zé)公司日常的打印、復(fù)?。捍蛴?、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使

用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；

3、打印機、復(fù)印機或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時填寫《設(shè)備報修單》并聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維

護人員進行檢查維修（詳見“固定資產(chǎn)的報修與報廢流程”）；

4、及時將用完的《設(shè)備報修單》交由行政主管歸檔。

注意事項：1、熟練操作打印、復(fù)印機，并及時補充用紙；

2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；

3、打印、復(fù)印機等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進行

維修；

4、不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)申報行政主管同意付費

再使用；

5、節(jié)約資源，愛惜紙張；

6、及時將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：《設(shè)備報修單》——前臺

二、行政人事模塊：

（一）考勤統(tǒng)計

工請假，需提前或在請假后24小時之內(nèi)到前臺填寫《請假單》并注明請假原因、時

間及時數(shù)、職務(wù)代理人；

2、熟練操作門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；

3、如有員工未打卡，請24小時內(nèi)到前臺填寫《未打卡說明單》；

4、每月1日—5日內(nèi)前臺制作完成上月考勤報表，將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份并綜合外出

登記以及人員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字，再交給人力資源部

統(tǒng)計上月考勤情況。

注意事項：1、考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，應(yīng)做到實事求是，一視同仁。

相關(guān)記錄：《臨時簽到表》——前臺

《請假單》——前臺

《未打卡說明》——前臺

（二）人員外出登記（前臺提醒督促）

工作流程：1、所以外出人員應(yīng)提前在留言板上注明姓名、外出事由、去程、回程時間；

2、回到公司應(yīng)立即擦除留言板山的外出留言記錄；

3、特殊情況，外出前未登記，應(yīng)提前電話告知相關(guān)負責(zé)人及前臺。

4、如果下班前不能回公司的人員，應(yīng)提前電話告知前臺做好登記，并在24小時內(nèi)到前

臺填寫《未打卡說明表》；

5、考勤人員及時將未打卡詳情錄入電子文檔，便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。

注意事項：1、外出前的準備并與對方聯(lián)系；

2、在留言板上及時提前做好詳細記錄外出辦事情況；

3、前臺人員負責(zé)提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計。

相關(guān)記錄：留言板——辦公區(qū)

三、文檔資料管理：文件的收發(fā)

a、紙質(zhì)文件的收發(fā)

收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等，還需要求收/發(fā)件人簽字；

2、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；

3、對于需要行政部存檔的，前臺應(yīng)復(fù)印1份存檔，原件交給相應(yīng)收件人；

4、前臺將原件交檔案管-理-員存檔，并要求檔案管-理-員簽字確認；

5、發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時間、地點，并填寫《文件

外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管-理-員歸檔。

6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；

檔。

以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容；

2、及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；

3、按項目分類交檔案管-理-員歸檔。

相關(guān)記錄：《收文明細》——前臺

《發(fā)文明細》——前臺

《文件外送單》——前臺

b、電子文件的收發(fā)

工作流程：1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”/

“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的

文件夾；

中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明；

4、及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負責(zé)人，并確認對方收到；

項目文件夾中。

于查找；

2、及時將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負責(zé)人，并確認是否收到；

3、按時將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管-理-員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。

相關(guān)記錄：收/發(fā)電子文件夾——前臺

《收文明細》/《發(fā)文明細》——前臺

四：后勤服務(wù)管庫模塊：

（一）預(yù)定用餐、酒店

工作流程：1、熟悉與公司常有業(yè)務(wù)來往的餐飲商家、酒店；

4、對于董事長安排的預(yù)訂酒店的事宜，應(yīng)及時查閱酒店信息，預(yù)訂房間或用餐，需要提前預(yù)交押金或者房費的，應(yīng)提前做好用款請示并交款，避免影響客人的入住或者用餐。

長或陳總；

2、對于預(yù)訂送餐用餐時間比較緊的情況，可直接到商家購買，或者請同事協(xié)助完成。

行政前臺主要工作內(nèi)容

1、接聽電話，接收傳真，按要求轉(zhuǎn)接電話或記錄信息，確保及時準確。

2、對來訪客人做好接待、登記、引導(dǎo)工作，及時通知被訪人員。對無關(guān)人員、上門推銷和無理取鬧者應(yīng)拒之門外。

3、保持公司清潔衛(wèi)生，展示公司良好形象。

4、監(jiān)督員工每日考勤情況。

5、負責(zé)公司快遞、信件、包裹的收發(fā)工作

6、負責(zé)辦公用品的盤點工作，做好登記存檔。并對辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放、出入庫做好登記。

7、不定時檢查用品庫存，及時做好后勤保障工作。

8、負責(zé)每月統(tǒng)計公司員工的考勤情況，考勤資料存檔。

9、負責(zé)復(fù)印、傳真和打印等設(shè)備的使用與管理工作，合理使用，降低材料消耗。

10、負責(zé)整理、分類、保管公司常用表格并依據(jù)實際使用情況進行增補。

11、做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作

12、做好材料收集、檔案管理等工作。

13、協(xié)助上級完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作。

14、協(xié)助上級進行內(nèi)務(wù)、安全管理以及各部門之間的協(xié)調(diào)工作，為其他部門提供及時有效的行政服務(wù)。