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有關(guān)傳閱文件心得體會(huì)實(shí)用一

為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。

2. 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

3. 收文的管理

3.1 公文的簽收

3.1.1 凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

3.1.2 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

3.2 公文的編號(hào)保管

3.2.1 辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。

3.2.2 本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。

3.3 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。

3.3.2 一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉

及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.3.3 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。

3.4 文件的傳閱與催辦

3.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

3.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.4.3 閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

3.4.4 文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。

3.4.5 辦公室機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

3.4.6 按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。

4. 發(fā)文的管理

4.1 發(fā)文的規(guī)定

4.1.1 全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

4.1.2 各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。

4.1.3 對(duì)全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

4.2 發(fā)文的范圍

4.2.1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

4.2.2 公司下發(fā)文件主要用于： ① 公布公司規(guī)章制度;

② 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件; ③ 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);

④ 公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

⑤ 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào); ⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。

4.2.3 公司上行文、外發(fā)文主要用于：

① 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;

② 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。

4.2.4 在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

4.2.5 凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

4.2.6 各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)，不用公司名義發(fā)文。

5.文件的立卷與歸檔 5.1 文件的歸檔范圍

5.1.1 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔： ① 上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);

② 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

③ 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;

④ 公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

⑤ 有保存價(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;

⑥ 參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材

料等;

⑦ 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

⑧ 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

⑨ 公司日志和大事記;

⑩ 公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

5.1.2 業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。

5.2.2 立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

6. 文件的銷毀

6.1 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

6.2 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書(shū)和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

有關(guān)傳閱文件心得體會(huì)實(shí)用二

為了規(guī)范公司公文處理程序，保證公文高效、安全、流暢運(yùn)行，特制定本條例，本條例適用于公司所屬各部門(mén)。公司辦公室是公司公文和外來(lái)公文的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)收、發(fā)文處理和文檔管理工作。

第一條 公文的種類

一、決定、決議類

1、對(duì)重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排，用“決定”。

2、對(duì)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

二、通知、通報(bào)類

1、適用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下屬單位辦理和通知有關(guān)單位了解或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。

2、表?yè)P(yáng)批評(píng)、處分獎(jiǎng)勵(lì)、傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)”。

三、報(bào)告、請(qǐng)示類

凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級(jí)主管和部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用“報(bào)告”;向上級(jí)主管和部門(mén)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。

四、公函類

對(duì)外商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)，用“函”。

五、會(huì)議紀(jì)要

記錄和傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，以便在一定范圍內(nèi)貫徹與執(zhí)行，用“會(huì)議紀(jì)要”。

第二條 公文的格式

一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主題詞、密級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注、發(fā)送范圍等部分組成。

一、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。如：公司××部關(guān)于××××的通知。

二、發(fā)文字號(hào)。

(一)發(fā)文字號(hào)包括公司、部門(mén)字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

(二)公司級(jí)文件。

1、使用“上發(fā)”字的，僅限于由總經(jīng)理起草和公司辦公會(huì)確定的文件。

2、使用“上(*)發(fā)”字的，特指由某一部門(mén)主辦的、涉及公司全局的或需要多個(gè)部門(mén)配合的文件可以以公司名義下發(fā)，但須由部門(mén)經(jīng)理對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核后在“審簽人”處簽字確認(rèn)。

3、使用“上(*)發(fā)”字的，若為幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)文，則只標(biāo)明主辦部門(mén)發(fā)文字號(hào)，并由主辦部門(mén)經(jīng)理對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核后在“審簽人”出簽字。如財(cái)務(wù)部和服務(wù)部聯(lián)合發(fā)文，主辦單位為服務(wù)部的公司級(jí)文件發(fā)文字號(hào)為：

(三)部門(mén)文件不使用公司字號(hào)，直接由部門(mén)字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)組成。部門(mén)文件主要用于部門(mén)內(nèi)部管理事務(wù)，以下情況不得以部門(mén)文件下發(fā)：涉及規(guī)章制度類文件;涉及公司財(cái)務(wù)制度或財(cái)務(wù)規(guī)定的制定、修改的文件，需見(jiàn)股份公司批文，并以公司級(jí)文件形式由總經(jīng)理本人直接簽發(fā);涉及獎(jiǎng)懲的文件;涉及其他部門(mén)的文件。

三、主題詞是公文標(biāo)題的簡(jiǎn)縮詞，用于電腦文件的檢索。如《關(guān)于春節(jié)放假的通知》主題詞簡(jiǎn)寫(xiě)為“春節(jié) 放假 通知”。

四、公文一律加蓋印章，并應(yīng)注明簽發(fā)人。

五、加蓋印章的頁(yè)面如無(wú)正文時(shí)，應(yīng)在頁(yè)面左上方括符說(shuō)明(此頁(yè)無(wú)正文)。

六、公文應(yīng)注明發(fā)送范圍和印數(shù)。上行文用“報(bào)送、并報(bào)、抄報(bào)”字樣，下行文用“發(fā)送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應(yīng)注明“傳閱”字樣。上行文一般只標(biāo)識(shí)一個(gè)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)，如需同時(shí)報(bào)送幾個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)，可以用并報(bào)、抄報(bào)形式。有時(shí)為了使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門(mén)之間相互了解各自對(duì)某一文件的看法、意見(jiàn)、態(tài)度可采用傳閱方式。

七、密級(jí)公文應(yīng)分別標(biāo)明“秘密”字樣，是否屬于秘密應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。

八、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。

九、文件頁(yè)面標(biāo)準(zhǔn)格式(附件1-1、1-2、1-3)。

第三條 行文規(guī)則

一、公司各部門(mén)之間未對(duì)有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致時(shí)，一律不得各自向下行文。

二、公司各部門(mén)可以聯(lián)合行文。

三、公司所屬各部門(mén)不得越級(jí)請(qǐng)示。

四、請(qǐng)示的公文一般應(yīng)一文一事。

第五條 起草公文要求。

一、起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。

二、公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。涉及某一方面工作的部門(mén)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如涉及其他部門(mén)，以公司級(jí)文件下發(fā)。

三、凡以“上(*)發(fā)”字號(hào)發(fā)出的公文，必須報(bào)辦公室審核。審核的重點(diǎn)：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符合本條例的有關(guān)規(guī)定。各部門(mén)發(fā)出的公文由部門(mén)經(jīng)理審核，報(bào)辦公室備案存檔。

四、公文用印應(yīng)填寫(xiě)用印登記，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，辦公室方可辦理。部門(mén)自行用印，應(yīng)建立登記制度，辦公室將隨時(shí)不定期進(jìn)行檢查。

五、傳遞秘密公文時(shí)，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。

第六條 收文處理程序。

一、公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定，并隨時(shí)抽查各部門(mén)執(zhí)行情況(收文登記、文件編號(hào)、傳閱追蹤記錄等)。

二、對(duì)需要催辦的文件，要建立嚴(yán)格的登記制度。承辦部門(mén)必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發(fā)文部門(mén)復(fù)命。

三、公文辦理完畢，主辦部門(mén)應(yīng)將公文處理情況和結(jié)果書(shū)面向主管領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)。

四、各部門(mén)凡需由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文，一律由辦公室呈報(bào)，其處理程序見(jiàn)“第六條 收文處理程序”。

第七條 公文立卷、銷毀。

一、與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，重要會(huì)議文件資料，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合同、協(xié)議、公司文件、部門(mén)文件等一切重要文件均應(yīng)歸檔。

二、公司各相關(guān)單位應(yīng)在當(dāng)年三月三十日前，將上年度應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料收集整理后，向辦公室集中移交。

三、辦公室收到各單位交來(lái)的歸檔文件、資料后，采取年度—組織機(jī)構(gòu)—檔案內(nèi)容的分類編目方法，進(jìn)行整理立卷。

四、沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的公文，應(yīng)由辦公室列出清單，征求業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)后，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)即可銷毀。對(duì)于批準(zhǔn)銷毀的文件，要指定專人(兩人以上)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀文件清冊(cè)上簽名。