檔案清理保密協議書范本 保密檔案整理(6篇)

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最新檔案清理保密協議書范本一

第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

第三條 機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。

機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

第四條 機關檔案工作實行統一領導、分級管理。

國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規(guī)劃、組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區(qū)域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區(qū)域內機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。

檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。

中央、地方專業(yè)主管機關應當根據本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關進行監(jiān)督、指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。

第五條 機關的全部檔案應當集中、統一管理。

機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。

第六條 機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。

檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信

息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。

第二章 機構和人員

第七條 機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。

第八條 機關應當按規(guī)定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。

經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

第九條 機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業(yè)務工作。機關文書或業(yè)務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡。

縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。

第十條 機關檔案工作的基本任務是：

(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

(二)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;

(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導;

(四)負責管理機關的全部檔案并提供利用，協助做好機關政府信息公開工作;

(五)負責機關檔案信息化工作并統籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;

(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

(七)負責組織檔案業(yè)務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動;

(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

第十一條 機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業(yè)務資質，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查。

機關檔案業(yè)務社會化服務限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規(guī)范》(da/t68)規(guī)定。

第十二條 檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。

檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，并定期參加業(yè)務培訓。

不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業(yè)知識和技能培訓。

第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規(guī)執(zhí)行。

第三章 基礎設施

第十四條 機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等。

檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具備條件的應當根據載體類型分區(qū)設置。

縣級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設置。

第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執(zhí)行。

閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。

檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量 年增長量×存放年限)×60m2/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m2測算。

整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業(yè)務開展需要。

第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。

檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。

檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條 檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規(guī)范》(jgj67)規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(jgj25)規(guī)定。

檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(jgj25)規(guī)定。

第十八條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。

檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kn/m2或按檔案裝載情況相應增加。

第十九條 檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。

保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。

第二十條 檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監(jiān)控設備。

第二十二條 機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規(guī)定第五章要求。

縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

第四章 管理要求

第一節(jié) 一般規(guī)定

第二十三條 機關檔案包括：

(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;

(二)機關履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案;

(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

(四)業(yè)務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;

(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;

(六)其他檔案。

前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

第二十四條 機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名稱發(fā)生變化但工作性質和主要業(yè)務范圍未變化的，維持原全宗不變。

機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規(guī)范》(da/t12)執(zhí)行。

第二十五條 機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。

涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規(guī)定。

第二節(jié) 形成與收集

第二十六條 機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業(yè)務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。

文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。

歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。

第二十七條 機關文書或業(yè)務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。

機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。

第二十八條 機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內部機構或工作職能發(fā)生變化時應當及時修訂，經重新審查同意后施行。

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。

機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查同意后施行。

第二十九條 文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。

會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》(da/t2)、《建設項目檔案管理規(guī)范》(da/t28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。

照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規(guī)范》(gb/t11821)和《數碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50)規(guī)定。

其他門類檔案收集范圍按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。

第三十條 電子文件應當連同元數據一并收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894)、《文書類電子文件元數據方案》(da/t46)、《照片類電子檔案元數據方案》(da/t54)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(da/t63)等規(guī)定。

第三節(jié) 整理與歸檔

第三十一條 機關應當按照本規(guī)定第二十三條制定統一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。

機關檔案分類方案一般采用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。

第三十二條 機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。

文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理?？萍紮n案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執(zhí)行。

第三十三條 機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規(guī)則》(da/t13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。

機關檔案門類宜按照文書(ws)、科技(kj)、人事(rs)、會計(ku)、專業(yè)(zy)、照片(zp)、錄音(ly)、錄像(lx)、業(yè)務數據(sj)、公務電子郵件(yj)、網頁信息(wy)、社交媒體(mt)、實物檔案(sw)設置一級門類代碼，按照科研(kj·ky)、基建(kj·jj)、設備(kj·sb)設置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關規(guī)定設置二級門類代碼。

第三十四條 機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。

機關檔案應當按照《檔案著錄規(guī)則》(da/t18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協調對應。

第三十五條 機關檔案經文書或業(yè)務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;采用辦公自動化或其他業(yè)務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第三十六條 歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。

滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

第四節(jié) 保管與保護

第三十七條 機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。

機關應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

第三十八條 機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(jgj25)規(guī)定。

檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第三十九條 檔案工作人員應當監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取措施調節(jié);定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

第四十條 機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發(fā)現問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。

第四十一條 檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，做出修復說明。

第四十二條 機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

第五節(jié) 鑒定與銷毀

第四十三條 機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業(yè)務部門有關人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。

鑒定結束后，應當形成鑒定工作報告。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注;對確無保存價值的檔案，應當按規(guī)定予以銷毀。

第四十四條 經鑒定可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀。

(一)機關檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批準;

(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業(yè)務部門經辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見;

(三)機關檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。

第四十五條 檔案銷毀應當在指定場所進行。

電子檔案和檔案數字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據，并在管理過程元數據、審計日志中自動記錄銷毀活動。

涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

第六節(jié) 利用與開發(fā)

第四十六條 機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規(guī)定不同的利用權限、范圍和審批手續(xù)。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批準。

利用檔案應當履行查閱手續(xù)，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監(jiān)督。

第四十七條 機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規(guī)定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

第四十八條 機關應當積極推進檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價值。

全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九條 機關應當積極采用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發(fā)的力度和深度。

第七節(jié) 統計與移交

第五十條 機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務社會化服務等情況定期統計并建立完備的臺賬。

統計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統計分析。

第五十一條 機關應當編制檔案工作情況統計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。

機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條 機關應當按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字復制件應當與檔案原件一并移交。

機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

第五十三條 電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同步移交。

電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。

電子檔案移交后，機關繼續(xù)留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。

第五十四條 機關撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行。

(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;

(二)撤銷機關的業(yè)務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(三)一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案應當移交給合并后的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章 信息化建設

第五十五條 機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規(guī)劃。

機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。

第五十六條 機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執(zhí)行。

第五十七條 機關應當建立檔案數字化常態(tài)機制，有序開展檔案數字化工作。

檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統統一管理。

第五十八條 紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規(guī)范》(da/t31)執(zhí)行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規(guī)范》(da/t62)執(zhí)行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規(guī)定執(zhí)行。

機關應當積極實施紙質檔案數字復制件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。

第五十九條 機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質量符合《檔案著錄規(guī)則》(da/t18)等標準規(guī)范要求。

各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

第六十條 機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條 機關配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。

機關檔案部門應當配置獨立的專業(yè)服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。

機關在電子政務云或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

第六十二條 機關辦公自動化系統和其他業(yè)務系統應當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔。

電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(gb/t29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執(zhí)行。

電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與電子政務云管理機構明確安全管理責任。

第六十三條 電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

第六十四條 機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統。在線存儲系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

第六十五條 機關應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。

機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。

第六十六條 機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規(guī)定。

第六章 獎勵與處罰

第六十七條 有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;

(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;

(三)檔案利用、開發(fā)取得突出效果的;

(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;

(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現突出的;

(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

第六十八條 有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節(jié)嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

(一)機關未統一管理機關檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的;

(二)機關未按規(guī)定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;

(三)將機關應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關檔案部門的;

(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;

(五)拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交檔案的;

(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第七章 附則

第六十九條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。事業(yè)單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執(zhí)行。

第七十條 本規(guī)定自20__年1月1日起施行。

最新檔案清理保密協議書范本二

在__檔案室的指導下，我嚴格按照社區(qū)檔案的歸檔要求，虛心學習先進社區(qū)的寶貴經驗，結合我社區(qū)的工作實際，在各部門的通力配合下，較好地完成檔案工作，簡單總結如下：

一、保證資料收集完整性

為了保證檔案資料收集的完整性和規(guī)范性，居委會成立初時，社區(qū)領導便充分認識到檔案管理工作的必要性和重要性，多次召開檔案歸檔工作會議，強化工作人員日常工作歸檔意識。深入各個部門收集資料，聘請__區(qū)檔案局的有關專家到我居委進行工作指導，根據__區(qū)、__街道對村居的歸檔要求，嚴格按照社區(qū)檔案工作目標管理考核標準，認真鉆研檔案業(yè)務知識，努力提高檔案的管理水平。

二、加強檔案資料保管保護工作

所有檔案資料專柜存放，專人保管，定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，規(guī)范使用管理程序，定期對檔案資料除塵消毒，保持檔案的整潔性和完整性。

三、今后工作計劃

強化歸檔意識，規(guī)范立卷歸檔程序。在收集、整理、立卷歸檔積累資料的基礎上，認真總結經驗，繼續(xù)改進方式方法，明確其資料的歸檔范圍，研究檔案信息歸檔后的檢索、利用服務的科學方法，發(fā)揮檔案信息資料的最大效能。

深入學習檔案規(guī)范，加強交流和溝通。在開展工作的基礎上，積極參加區(qū)、街道組織關于檔案理論知識學習的培訓，向檔案工作做得較好的村居多交流溝通，參觀學習，努力提高檔案管理的專業(yè)性和規(guī)范性。努力編研，積極補充原始資料。認真總結往年文件歸檔的執(zhí)行情況，積極補充原始缺失的資料，使得檔案管理工作更為規(guī)范完整。

__社區(qū)的檔案管理工作在各級政府部門的關懷和支持下，經過全體工作人員的不懈努力，取得了一定的成績。今后我們仍將檔案管理工作放在社區(qū)工作中的重要位置，團結合作、齊心合力、克服困難，爭取把社區(qū)的檔案管理質量和水平推向一個新的高度。

最新檔案清理保密協議書范本三

一、 甲方受乙方委托，將其聘用的__________人事檔案存入甲方。

二、 甲方管理責任

1.負責辦理人事檔案接收手續(xù)，保留存檔人員原工作身份，人事檔案調出甲方時按原工作身份介紹到新的檔案接收單位(存檔人員為非北京戶籍人員的，與乙方解除聘用關系后，檔案不得在北京市內調轉，其檔案須轉回原籍人才服務機構或變更新的委托單位，重新簽訂存檔合同)。

2.保管人事檔案，負責向有關組織、單位出具檔案中已記載的材料。

3.負責按檔案記載以及國家和北京市有關規(guī)定為乙方提供相關人事服務和管理。

4.甲方在未得到乙方的書面通知時，不得應存檔個人要求改變存檔合同、調轉人事檔案或出具有關人事證明。

5.甲方不負責其它管理及保險責任。

三、 乙方管理責任

1.應按國家有關規(guī)定為存檔人員辦理各項社會保險。

2.負責收集存檔人員在乙方工作期間形成的檔案材料，及時交甲方歸檔。

3.乙方對聘用的應屆大中專畢業(yè)生在見習期(一年)滿后應及時到甲方領取轉正定級表，做出考核鑒定意見后，送交甲方辦理轉正定級手續(xù)。

4.存檔個人到甲方辦理各種手續(xù)時，乙方應為其向甲方出具介紹信。

5.乙方應按甲乙雙方協議規(guī)定支付人事代理費。如發(fā)生欠費，須在甲方提供相關服務或檔案要求轉出時補齊費用。

6.乙方與存檔個人解除聘用關系后，乙方應在一個月內，按甲方規(guī)定的書面格式通知甲方，同時出具存檔人員聘用期間的工作鑒定，交回此合同并注明存檔人員存檔費繳納截至時間。

四、 本合同自雙方簽字之日起生效。

五、 本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。

甲方：_________________

(簽字蓋章)

乙方：_________________

(簽字蓋章)

_______年_____月_____日

單位立戶號：___________

存檔號：_______________

最新檔案清理保密協議書范本四

職責：

1、負責收集公司各業(yè)務部門的各類檔案;

2、負責接收公司各業(yè)務部門移交的各類檔案

3、負責公司各業(yè)務部門檔案，正確區(qū)分全宗，劃分類別，統一整理接收檔案

4、負責檔案的保管工作

5、負責提供各類檔案的借閱利用

任職要求：

1、有相關工作經驗優(yōu)先，無經驗者可帶薪培訓

2、具有一定的文字表達能力，操作能力，協調能力

3、穩(wěn)重，責任心強，細心，理性羅輯思維

最新檔案清理保密協議書范本五

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務領導和工作實務指導。

2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：

2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監(jiān)督。

2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。

2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。

3.1計劃性文件資料

包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

3.3法規(guī)性文件

包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規(guī)章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結性文件

包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養(yǎng)維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

3.7匯報性材料

包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。

3.9調研性資料

包括市場調研、開發(fā)調研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。

4.1.3業(yè)務要貨計劃、往來函等業(yè)務傳真、資料由業(yè)務部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。

4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

4.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6.6外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

6.8企業(yè)在職工工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調離。

7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。

7.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

7.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。

最新檔案清理保密協議書范本六

甲方：_____市_____區(qū)人才服務中心

乙方：姓名________性別___畢業(yè)學校____________專業(yè)__________

一、乙方因未落實就業(yè)單位，將人事檔案委托甲方保管。乙方從畢業(yè)離校時至就業(yè)前兩年免繳檔案保管費，超過兩年乙方應向甲方一次性繳納畢業(yè)生檔案保管費120元。

二、乙方如落實了就業(yè)單位，應憑市人事局簽章的“報到證”或《畢業(yè)生就業(yè)申報表》、戶口遷移證的復印件、接收單位調檔函及時到甲方辦理檔案轉移手續(xù)。

三、甲方可為乙方出具人事檔案中的有關證明，辦理因私出國（境）探親、旅游、自費留學等政審。根據省、市物價部門規(guī)定，出具各種證明材料每次10元；辦理出國政審每次120元。

四、上述收費項目與收費標準皆依據省、市物價部門現行規(guī)定。在本協議期間，如遇上述部門重新核定收費項目與收費標準，則從變更之月起執(zhí)行新的規(guī)定。

五、本協議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，自簽字蓋章后生效。

甲方（蓋章）：_____市_____區(qū)人才服務中心乙方（簽名）：

地址：_____區(qū)_____路_____號家庭地址：_______________

郵編：__________郵編：__________

電話：__________電話：__________