接待的函范文 接待函一般誰寫(七篇)

人的記憶力會(huì)隨著歲月的流逝而衰退，寫作可以彌補(bǔ)記憶的不足，將曾經(jīng)的人生經(jīng)歷和感悟記錄下來，也便于保存一份美好的回憶。大家想知道怎么樣才能寫一篇比較優(yōu)質(zhì)的范文嗎？以下是小編為大家收集的優(yōu)秀范文，歡迎大家分享閱讀。

最新接待的函范文(精)一

迎接工作的一般步驟是：(開始)準(zhǔn)備→歡迎→安排生活(結(jié)束)

1.準(zhǔn)備

(1)準(zhǔn)確掌握客人(團(tuán)組)抵達(dá)的時(shí)間、地點(diǎn)、所乘交通工具以及給予的禮遇等。

(2)迎接前檢查預(yù)定客房、車輛及餐飲。

(3)通知賓館、車輛等部門做好準(zhǔn)備;重要來賓以及重要團(tuán)組的接待，根據(jù)需要通知保衛(wèi)、新聞、衛(wèi)生、機(jī)場、車站等部門做好準(zhǔn)備。

(4)通知并組織有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門按預(yù)定的時(shí)間、地點(diǎn)前往迎接。

(5)做好其他準(zhǔn)備工作。

2.迎賓

(1)準(zhǔn)確掌握抵達(dá)時(shí)間。提前到達(dá)以示歡迎與尊重，不讓客人久候或自尋目的地。

(2)出示接站牌。因初次見面和迎接地點(diǎn)擁擠喧鬧，為便于識別，高舉接站牌、橫幅、小旗等迎接，使客人能從遠(yuǎn)處看到，主動(dòng)前來接洽;應(yīng)禮貌地問清客人情況，不要接錯(cuò)人，既保證接站順利，又增加客人的自尊、自豪感，增進(jìn)雙方感情。

(3)熱情相迎。主動(dòng)上前打招呼、握手、問候以示歡迎;自我介紹或遞名片(可由身份最高者將迎接人員介紹給來賓，接著介紹來賓，先介紹身份地位高的人);主動(dòng)與客人寒暄，征得同意后幫客人提皮箱、行李，引領(lǐng)至車上。

(4)幫助客人與機(jī)場或車站聯(lián)系簽票、領(lǐng)取行李，組織裝運(yùn)行李。

3.安排生活

(1)將客送至住地，先讓其洗浴更衣，以解旅途疲勞，再安排客人就餐。

(2)及時(shí)向客人提供《接待手冊》，并征求客人對日程安排的意見和要求(如客人對日程安排提出變化要求，應(yīng)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后迅速通知各有關(guān)部門)。問客有無私人活動(dòng)(探親訪友、購物)需幫助安排。

(3)分手時(shí)禮貌道別，并交待下次會(huì)面地點(diǎn)、時(shí)間、聯(lián)系方法。

送客是公務(wù)接待工作最后一環(huán)，可適當(dāng)饋贈(zèng)禮品，提醒別忘所帶物品。送客的一般步驟是：(開始)準(zhǔn)備→歡送(結(jié)束)。

1.準(zhǔn)備

(1)核實(shí)客人離境的準(zhǔn)確時(shí)間、地點(diǎn)、所乘交通工具;商定集合、出發(fā)的時(shí)間。

(2)通知賓館、車輛等部門提前做好準(zhǔn)備;重要來賓以及重要團(tuán)組的接待，根據(jù)需要通知保衛(wèi)、新聞、衛(wèi)生、機(jī)場、車站等部門提前做好準(zhǔn)備。

(3)通知并組織有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門按預(yù)定的時(shí)間、地點(diǎn)前往歡送。

(4)組織裝運(yùn)行李，檢查客人是否有遺漏物品。

2.歡送

(1)為表隆重，參加接待服務(wù)的人員可在客人住地列隊(duì)歡送。

(2)送客人至機(jī)場(車站、碼頭)。

(3)揮手告別并配以關(guān)切牽掛的道別語，待飛機(jī)起飛(車船開動(dòng))后再離開。

1.嚴(yán)格照接待方案安排和組織迎送。

2.準(zhǔn)確掌握客人抵離時(shí)間、地點(diǎn)和所乘交通工具，及早通知全體迎送人員和有關(guān)部門。如有變化，應(yīng)及時(shí)通知。

3.接站人員應(yīng)提前到達(dá)機(jī)場(車站、碼頭)迎候客人，以示歡迎與尊重;送客要待飛機(jī)起飛(車船開動(dòng))后再離開。

4.根據(jù)需要事先安排貴賓休息室;對首次來訪、彼此又不認(rèn)識的客人，應(yīng)事先準(zhǔn)備好接站牌。

5.客人抵達(dá)住地后，不宜馬上安排活動(dòng)，應(yīng)稍事休息，給對方留下更衣時(shí)間。

6.在迎送過程中，應(yīng)熱情周到，服務(wù)規(guī)范，善始善終，文明禮貌。

7.對需要購買回程飛機(jī)、車、船票的客人，要事先了解離開的日期，乘坐何種交通工具，收齊預(yù)付款，交票務(wù)人員辦理。票辦妥后，要提前通知客人。

最新接待的函范文(精)二

人們經(jīng)常會(huì)出于各中原因來辦公室找秘書，所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對秘書工作能否順利開展也有很大關(guān)系。

如果因工作繁忙暫時(shí)無法接待來訪者，應(yīng)首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時(shí)間，切不可讓他人無故等太久。當(dāng)來訪者是上級或長者時(shí),秘書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認(rèn)真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當(dāng)出現(xiàn)矛盾和意見分歧時(shí)，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。

在交談處理事務(wù)過程中,能立刻解決或答復(fù)的問題要及時(shí)處理,不能擺架子或故意拖延時(shí)間;對于不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時(shí)間予以解決或商討。如果來訪者來訪時(shí)間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對方結(jié)束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結(jié)束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。

文秘拜訪辦公室的禮儀

對外聯(lián)系是秘書工作的重要內(nèi)容之一，出于各種原因，秘書人員經(jīng)常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務(wù)。

拜訪時(shí)首要的禮儀是準(zhǔn)時(shí)赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達(dá)。萬一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時(shí)，一定要打電話向?qū)Ψ秸f明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預(yù)約，赴約前一天再次確認(rèn)一下時(shí)間和地點(diǎn)。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面后,如果是初次見面要主動(dòng)自我介紹,如果是熟人,也要先問候并握手致意。談話時(shí)應(yīng)開門見山，不要海闊天空，浪費(fèi)時(shí)間。說話時(shí)要注意對方的反應(yīng)，要給對方講話、答復(fù)的時(shí)間，不要一個(gè)人滔滔不絕。對對方的舉動(dòng)要十分敏感，當(dāng)對方有結(jié)束談話的意思時(shí)要及時(shí)起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。

文秘匯報(bào)工作時(shí)的禮儀

向上級匯報(bào)工作是秘書的重要工作內(nèi)容之一。秘書人員掌握正確的匯報(bào)工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時(shí)也可以暢通無阻地和領(lǐng)導(dǎo)交流，提高辦事效率。

由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，秘書人員和領(lǐng)導(dǎo)約好的談話時(shí)間一定要嚴(yán)格遵守，不可失約。恪守時(shí)間是秘書人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時(shí)不要過早抵達(dá)以免領(lǐng)導(dǎo)還沒做好準(zhǔn)備而出現(xiàn)難堪的局面;也不要遲到，讓領(lǐng)導(dǎo)等候。進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室前，要輕輕敲門，經(jīng)允許后方可入內(nèi)。如果領(lǐng)導(dǎo)辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)整好自己的狀態(tài)。

匯報(bào)時(shí)，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調(diào)適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。匯報(bào)過程中，領(lǐng)導(dǎo)有任何的意見和建議要及時(shí)紀(jì)錄下來以便談話結(jié)束后整理補(bǔ)充原有的材料。匯報(bào)結(jié)束后，如果領(lǐng)導(dǎo)談興猶濃，不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等領(lǐng)導(dǎo)表示結(jié)束后方可告辭。告辭時(shí)要整理好自己的衣著、座椅等，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時(shí)要主動(dòng)說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌

文秘接待辦公室儀容禮儀

在辦公室里，秘書人員要樹立整潔、端莊的個(gè)人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝，無論男女都應(yīng)盡量穿著工作服。如果沒有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過于暴露或前衛(wèi)?；瘖y要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運(yùn)動(dòng)裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。

最新接待的函范文(精)三

1、據(jù)研究，在受到某公司營銷人員不禮貌對待的顧客中，每個(gè)人平均要向另外幾個(gè)人講述其遭遇：

a、6

b、7

c、8

d、9

2、人際社會(huì)心理學(xué)研究表明，使交往雙方產(chǎn)生吸引力的重要基礎(chǔ)是：

a、首因效應(yīng)

b、一致性因素

c、善于表現(xiàn)自己

d、舉止談吐優(yōu)雅

3、在跟女士握手時(shí)，一般不用的形式是：

a、以雙手相握

b、掌心向下

c、掌心向上

d、只握手指部分

4、以下各種場合中，最適宜用致意的方式向交往對象表示問候與尊敬的是：

a、異性相遇

b、與位尊者見面

c、初次見面

d、多次見面

5、在國際交往中較隆重的場合，男子之間表示熱情友好或祝賀、感謝的常用禮節(jié)是：

a、親吻禮

b、擁抱禮

c、吻手禮

d、貼面頰

6、打電話到到對方處，鈴響后無人接聽，至少應(yīng)等鈴響幾聲后再掛斷：

a、3

b、4

c、5

d、6

7、在遞出自己的名片時(shí)，以下哪項(xiàng)不符合禮節(jié)規(guī)范：

a、雙手遞出

b、右手遞出

c、在人群中散發(fā)5

d、字體正對接受者

8、按照基本站姿的規(guī)范化要求，一般兩腳尖分開的開度為：

a、30～40度

b、45～60度

c、60～75度

d、90度 9、前伸式基本坐姿，要求全腳著地且小腿與地面的夾角不得小于：

a、15度

b、30度

c、45度

d、60度

10、當(dāng)坐在有扶手的椅子上時(shí)，女士一般不采用的做法是：

a、雙手放在扶手上

b、單臂放在扶手上

c、雙手握指搭放扶手上

d、雙手握指放于腿上

11、女士在公共場合采用的比較優(yōu)雅的蹲姿為：

a、開并式

b、高低式

c、斜放式

d、交叉式 12、行走時(shí)兩臂前后擺動(dòng)的幅度不得超過：

a、15度

b、30度

c、45度

d、60度 13、規(guī)范化的手勢要求，手掌平面與地面的夾角為：

a、45度

b、60度

c、90度

d、180度

14、曲臂式“請”的手勢，曲臂的手部與身體的距離約為：

a、10厘米

b、20厘米

c、30厘米

d、45厘米

15、在傳統(tǒng)行業(yè)中，男士儀容修飾規(guī)范要求其頭發(fā)的長度不超過：

a、3厘米

b、4厘米

c、5厘米

d、6厘米

16、在人際交往的各種刺激中，表情、態(tài)度等視覺印象大約占：

a、55%

b、65%

c、75%

d、85%

17、據(jù)心理學(xué)研究，注視對方的時(shí)間超過多少時(shí)，表示對對方本人的興趣可能大于談話：

a、50%

b、60%

c、70%

d、80%

18、女士在正式場合的著裝應(yīng)注意典雅大方，穿西裝套裙時(shí)以下哪種搭配是錯(cuò)誤的：

a、配黑色透明絲襪

b、背雙肩包

c、窄裙且裙長及膝

d、黑色或棕色淺口高跟鞋

19、在安排客戶到郊縣遠(yuǎn)途游覽觀光時(shí)，一般每行多少公里應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)停車休息：

a、50公里

b、60公里

c、70公里

d、80公里

20、懸掛國旗要注意莊重嚴(yán)肅，合乎國際慣例：

a、兩國國旗并排掛，從會(huì)場觀眾席上看應(yīng)以右方為上

b、車輛上掛旗，則以汽車行進(jìn)方向?yàn)闇?zhǔn)，駕駛員左手為主方，右手為客方

c、正式場合懸掛國旗，要把正面面向觀眾，即從旗套的左邊展開

d、降半旗的做法，先把國旗升到頂，再下降至離旗桿1/2的地方

二、多項(xiàng)選擇題：(共40分)

1、女士在公共場合采用的比較優(yōu)雅的蹲姿為：

a、彎腰式

b、高低式

c、斜放式

d、交叉式

2、商界女士在正式場合的著裝應(yīng)注意典雅大方，穿西裝套裙時(shí)以下哪種搭配是錯(cuò)誤的：

a、配肉色透明短襪

b、背雙肩包

c、裙長及膝

d、黑色或棕色淺口中跟鞋

3、在安排會(huì)見或會(huì)談時(shí)，以下哪些做法是正確的：

a、一般只提供軟飲料

b、談判圓滿結(jié)束時(shí)送香檳

c、將翻譯安排坐在主人的后面

d、談時(shí)間過長可以上紅茶

e、禮節(jié)性會(huì)見一般為30分鐘左右

4、國際禮儀強(qiáng)調(diào)女士優(yōu)先，一般在以下哪些場合應(yīng)讓女士先行：

a、上下樓梯

b、乘電梯

c、進(jìn)劇院有人領(lǐng)位時(shí)

d、擁擠的火車車廂內(nèi)

5、女士的專用物品男士不必代勞，這些物品包括：

a、雨傘

b、手套

c、化妝包

d、購物袋

6、西餐宴請時(shí)，桌面上擺放的餐具很有講究：

a、一道菜配一付刀叉，按從里往外的循序擺放

b、主餐盤上方擺的刀叉用來吃甜品

c、暫停用餐，刀叉呈八字形擺放在餐盤上

d、飲料杯按從外往里循序擺放

7、服飾在正式場合的主要功能包括：

a、實(shí)用性功能

b、禮儀性功能

c、裝飾性功能

d、社會(huì)性功能

8、男士站立的姿態(tài)，應(yīng)注意自然大方：

a、雙腳分開同肩寬

b、站成v字步或丁字步

c、雙臂抱于臂胸前

d、雙手腹前握指

e、雙手自然下垂

9、作為世界時(shí)裝權(quán)威之一的維瑞蘭德女士認(rèn)為，一些體態(tài)要素與美緊密相連：

a、脖頸

b、脊背

c、頭和腳

d、手臂和腿

e、步履

10、正式場合，領(lǐng)帶、襯衣、西裝搭配應(yīng)注意：

a、領(lǐng)帶不超過4種顏色

b、領(lǐng)帶的顏色中至少有一種與襯衣或西裝同色

c、白色長袖襯衫最正式

d、短袖襯衫不可與西裝搭配

e、領(lǐng)帶系溫莎結(jié)配敞領(lǐng)襯衫

11、 以下幾種坐姿中，哪些比較適合女士采用：

a、開膝合手式

b、前伸式

c、斜放式

d、雙腳后點(diǎn)地、

e、開并式

12、不同國家民族的手勢習(xí)慣大不一樣，常見的有：

a、日本示意別人過來手心向上

b、歐美喚狗手勢為手心向下

c、澳大利亞豎起大拇指為罵人

d、新加坡伸食指手勢表示最重要

e、英美v型手勢都表示勝利

13、以下哪幾項(xiàng)符合正式場合下西裝的著裝規(guī)范：

a、兩?？畚餮b扣好上面一粒衣扣

b、襯衫衣袖長出西裝衣袖1.5cm

c、四粒扣西裝扣上中間二粒衣扣

d、西褲長度站立時(shí)蓋住2cm左右的鞋幫

e、內(nèi)穿一件羊毛開衫領(lǐng)帶放到毛衣里面

14、在正式場合，符合職業(yè)女性佩飾原則的做法是：

a、同時(shí)佩戴的首飾不超過3件(套)

b、質(zhì)地、顏色相同

c、懸垂?fàn)罹蓝h(huán)更顯優(yōu)雅

d、腳鏈戴在絲襪外面

e、只戴一枚訂婚或結(jié)婚戒指

15、酒店行李員在接待賓客時(shí)，應(yīng)注意以下服務(wù)環(huán)節(jié)：

a、遇客人下車均應(yīng)為其開啟車門并做遮擋動(dòng)作

b、接待團(tuán)體賓客應(yīng)連續(xù)向每位客人點(diǎn)頭致意

c、客人在總臺(tái)辦手續(xù)時(shí)應(yīng)站在其身邊

d、引領(lǐng)客人時(shí)應(yīng)走在其右前方二步左右

e、送行李進(jìn)客房后離開時(shí)應(yīng)面對客人后退一、二步，再轉(zhuǎn)身離去

16、按照西方傳統(tǒng)禮儀，適用于白天或晚間正式交際場合的服飾分為：

a、常禮服

b、大禮服

c、休閑服

d、便服

e、小禮服

17、界域語是空間距離傳遞的信息，以下哪些屬于密切或友好距離：

a、30厘米

b、60厘米

c、1米

d、1.3米

e、1.5米

18、在旅游服務(wù)場合，鞠躬禮比較常見的幾種角度是：

a、10度

b、15度

c、30度

d、45度

e、90度

19、確定對來賓迎送規(guī)格的主要根據(jù)是：

a、禮賓次序

b、禮遇規(guī)格

c、來賓身份

d、來訪目的

e、兩國關(guān)系

20、懸掛國旗要注意莊重嚴(yán)肅，合乎國際慣例：

a、主席臺(tái)墻上兩國國旗并排掛，從會(huì)場觀眾席上看應(yīng)以左方為上

b、車輛上掛旗，一般以汽車行進(jìn)方向?yàn)闇?zhǔn)，左側(cè)為主方，右側(cè)為客方

c、懸掛國旗，應(yīng)注意從旗套的左邊展開，不可掛反

d、外資企業(yè)同時(shí)懸掛中國國旗和企業(yè)旗幟時(shí)，必須把國旗置于較突出的位置

最新接待的函范文(精)四

第一條 為切實(shí)推進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)，規(guī)范支出管理,降低行政成本,根據(jù)國務(wù)院和省、市有關(guān)公務(wù)接待管理要求,進(jìn)一步規(guī)范和改進(jìn)我局機(jī)關(guān)、事業(yè)公務(wù)接待管理工作，制定本規(guī)定。

第二條 市局機(jī)關(guān)、事業(yè)單位要牢固樹立艱苦奮斗、勤儉節(jié)約的思想,嚴(yán)格遵守規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和方式，自覺做到既熱情周到，又不鋪張浪費(fèi)，通過自身努力使公務(wù)接待真正成為交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、促進(jìn)工作的載體。

第三條 公務(wù)接待應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行審批報(bào)銷制度，先審批、后接待。

機(jī)關(guān)凡來客需要用餐或住宿的，由負(fù)責(zé)接待的部門到局辦公室登記，填寫來客用餐登記單。登記內(nèi)容為接待部門及經(jīng)辦人、來客單位及人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)及主陪人員等，到定點(diǎn)接待單位用餐或住宿。

機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)對口接待的部門和經(jīng)辦人，每次接待完畢簽單前要認(rèn)真核對帳(菜)單。在簽單掛帳的指定地點(diǎn)就餐和住宿的，由局辦公室每月結(jié)算一次餐費(fèi)和住宿費(fèi);經(jīng)批準(zhǔn)到其他地點(diǎn)用餐的，每批次結(jié)算一次，憑就餐發(fā)票和登記單核定的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。接待費(fèi)用的報(bào)銷憑證須有對口接待部門經(jīng)辦人員簽名，由辦公室匯總核定后報(bào)分管局領(lǐng)導(dǎo)審批。無特殊原因，超標(biāo)接待的超標(biāo)部分不予報(bào)銷。

局屬事業(yè)單位按此條規(guī)定制定相應(yīng)措施。

第四條 兄弟單位客人在甬期間，原則上由接待部門按標(biāo)準(zhǔn)接待一次，按照來客對象或職級由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)陪餐，必要時(shí)可安排工作餐。

第五條 公務(wù)接待原則上不上高檔酒，并嚴(yán)格控制陪餐人數(shù)。接待標(biāo)準(zhǔn)原則上為(以來客帶隊(duì)人級別為標(biāo)準(zhǔn)): 廳級每人每餐150元(不含酒水，但盡量控制，下同)，縣處級每人每餐120元，科級每人每餐80元，科級以下每人每餐50元。特殊情況另行考慮。由局領(lǐng)導(dǎo)出面的宴請由辦公室負(fù)責(zé)安排。

本市系統(tǒng)人員接待提倡安排工作餐，在紫竹食府就餐，標(biāo)準(zhǔn)原則上為：縣(市、區(qū))局級每人每餐50元以下;其余每人每餐30元以下。

第六條 住宿費(fèi)用原則上由客人自理，客人來甬期間超出本市范圍的參觀考察費(fèi)用自理，特殊情況另行考慮。

第七條 實(shí)行來客對口接待?？腿藖砭纸涣鞯膬?nèi)容涉及個(gè)別業(yè)務(wù)處(室、局)的，交流介紹、參觀考察陪同由對口業(yè)務(wù)處(室、局)負(fù)責(zé)，辦公室做好食宿交通安排;兄弟國土資源部門事業(yè)單位來甬的，由對口事業(yè)單位負(fù)責(zé)接待、交流介紹。

第八條 健全機(jī)關(guān)接待物品的管理。一是實(shí)數(shù)量較大的由兩人以上經(jīng)手)。二是實(shí)行審批與購買、審批與贈(zèng)送間的分離制度，同時(shí)實(shí)行物品保管登記制度，由辦公室指定人員按名稱、單價(jià)、數(shù)量登記入庫保管，使用時(shí)須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意后辦理登記手續(xù)。局屬事業(yè)單位按本條規(guī)定制定相應(yīng)措施。

第九條 違反公務(wù)接待規(guī)定的，按違犯財(cái)經(jīng)紀(jì)律處理。紀(jì)檢監(jiān)察、財(cái)務(wù)審計(jì)部門要加強(qiáng)監(jiān)督檢查。

第十條 本規(guī)定自x年一月一日起實(shí)行。

最新接待的函范文(精)五

1、心理準(zhǔn)備

(1)“誠懇”的心，要讓對方感到自己是受到歡迎、得到重視的。

(2)合作精神?？吹酵略谡写腿?，要有主動(dòng)協(xié)助的精神，不能認(rèn)為不是自己的客人就不予理睬。

(3)具備一定的禮儀知識。特別注意在接待、洽談、宴請等方面的相關(guān)禮儀。

2、物質(zhì)準(zhǔn)備：物質(zhì)準(zhǔn)備包括環(huán)境準(zhǔn)備和辦公用品準(zhǔn)備，主要由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。

(1)環(huán)境準(zhǔn)備。全力打造清潔、整齊、明亮、美觀，無異味的接待環(huán)境。包括前臺(tái)、會(huì)客室、辦公室、走廊、樓梯等處。

(2)辦公用品準(zhǔn)備。例如：前廳，為客人準(zhǔn)備簡潔、色彩和諧的座椅。會(huì)客室，桌椅擺放整齊，桌面清潔，墻上掛上某次成功的大型公關(guān)活動(dòng)的照片，桌上放一些介紹公司情況的資料，以提高公司的可信度。另外，茶具、茶葉、飲料要準(zhǔn)備齊全。

3、業(yè)務(wù)知識和能力的準(zhǔn)備，即企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品特點(diǎn)、規(guī)格、種類、各部門設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)職工的情況;還要準(zhǔn)備一些較完備的資料，如當(dāng)?shù)刭e館、名勝古跡、游覽路線、娛樂場所的名稱、地點(diǎn)、聯(lián)系方式，本市的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等情況。主要由行政部、市場營銷部負(fù)責(zé)。

4、了解來賓的基本情況，包括來賓的人數(shù)、姓名、性別、年齡、職務(wù)、民族及其宗教信仰等，以確定接待規(guī)格和制定接待計(jì)劃。主要由人事部、計(jì)劃部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。

快速了解外賓的基本情況后，還需要根據(jù)實(shí)際情況做好以下三項(xiàng)主要準(zhǔn)備工作：確定接待規(guī)格、擬定日程安排、提供經(jīng)費(fèi)列支。包括到機(jī)場或車站迎接得人員、迎接物品的種類及數(shù)量、專項(xiàng)陪同人員、全程陪同人員;宴請的規(guī)格、地點(diǎn);住宿的賓館等級、房間標(biāo)準(zhǔn)等等。涉及到的具體內(nèi)容有：(1)主要陪同人員;(2)主要工作人員;(3)住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量;(4)宴請時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù);(5)會(huì)見、會(huì)談時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員。

為了讓所有有關(guān)人員都準(zhǔn)確地知道自己在此次接待活動(dòng)中的任務(wù)，提前安排好自時(shí)間，保證接待工作順利進(jìn)行，制定一份表格，內(nèi)容如下，印發(fā)各有關(guān)人員：

1.人員安排表：包括時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)、主要人員、陪同人員。

2.日程安排：包括日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員等內(nèi)容，一般以表格的列出。

3.接待經(jīng)費(fèi)列支：包括 (1)工作經(jīng)費(fèi)：租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用; (2)住宿費(fèi);(3)餐飲費(fèi);(4)勞務(wù)費(fèi)：講課、演講、加班等費(fèi)用;(5)交通費(fèi);(6)參觀、游覽、娛樂費(fèi)用;(7)紀(jì)念品費(fèi);(8)宣傳、公關(guān)費(fèi)用;(9)其他費(fèi)用。

附：公司一般部門

總經(jīng)辦、行政部、人事部、計(jì)

劃部、財(cái)務(wù)部、市場營銷部(市場部、

物流部、銷售部、營銷部、采購部、生產(chǎn)部……)……

總經(jīng)理辦公室：負(fù)責(zé)全公司協(xié)調(diào)，包括制度、接待、會(huì)議等，屬于公司中心決策;

財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)經(jīng)理，出納員，記帳員等負(fù)責(zé)費(fèi)用收支、預(yù)決算、工商稅務(wù)等;

銷售部(營銷部)：市場營銷、客戶服務(wù)等

人力資源部：公司人事、培訓(xùn)、勞資、考勤、保險(xiǎn)、職稱等;

行政部：如果是生產(chǎn)型的公司部門相對比較多點(diǎn)，比如企管部，技術(shù)研發(fā)部，生產(chǎn)部，后勤部，基建設(shè)備部，采購部等等經(jīng)理，財(cái)務(wù)部，銷售部都是基本部門一般都是要有的，其他的部門看公司的性質(zhì)及情況而定。

另附：

一。賓客到達(dá)前要做好如下環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備工作：

1.來賓的基本情況：單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、人數(shù)、來訪目的和要求、抵達(dá)時(shí)間、抵達(dá)方式、日程安排;

2.及告主管院領(lǐng)導(dǎo)，聽取領(lǐng)導(dǎo)對接待工作的意見;

3.制定接待計(jì)劃，向主管主任報(bào)批，重要客人要向院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批;

4.協(xié)調(diào)有關(guān)部門落實(shí)接待計(jì)劃。

二。賓客到達(dá)后應(yīng)做好以下服務(wù)工作：

1.接站;

2.根據(jù)客人具體情況安排住宿;

3.與來賓負(fù)責(zé)人商議活動(dòng)日程安排，及時(shí)將結(jié)果報(bào)告負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo);

4.根據(jù)客人特點(diǎn)協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好各項(xiàng)活動(dòng)安排;

5.隨時(shí)征求客人意見，及時(shí)調(diào)整活動(dòng)安排。

三。賓客離去時(shí)應(yīng)做好如下收尾工作：

1.征求來賓對接待工作的意見;

2.將訂購的返程票交到來賓手中;

3.協(xié)助來賓結(jié)算住宿費(fèi)等;

4.落實(shí)返程安排及送行車輛，送站;

5.通知來賓單位接站;

6.將接待工作中的有關(guān)文字材料整理歸檔。

一、做好接待環(huán)境準(zhǔn)備工作

(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

要求：做好辦公室硬環(huán)境和軟環(huán)境準(zhǔn)備。

(二)接待工作環(huán)境準(zhǔn)備

會(huì)客室(辦公室)環(huán)境一般可劃分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。硬環(huán)境包括室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及會(huì)客室的布置等外在客觀條件。軟環(huán)境包括會(huì)客室的工作氣氛、接待人員的個(gè)人素養(yǎng)等社會(huì)環(huán)境。

制約會(huì)客室環(huán)境的因素很多，有自然因素、經(jīng)濟(jì)因素，最主要的還是人的素質(zhì)修養(yǎng)因素。

會(huì)客室清潔、明亮、整齊、美觀，讓來訪者一走進(jìn)來就感到這里工作有條不紊，充滿生氣。如果沒有專門的會(huì)客室，也應(yīng)在辦公室中騰出一個(gè)比較安靜的角落來，讓來客一進(jìn)門就有個(gè)坐處，可以從容地講話。

(三)相應(yīng)知識

1.

綠化環(huán)境。會(huì)客室(辦公室)的綠化是不能忽視的。外部環(huán)境應(yīng)力求做到芳草鋪地

，花木繁茂。室內(nèi)綠化要合理地配置花木，會(huì)給室內(nèi)增光添輝。

2.空氣環(huán)境。空氣環(huán)境的好壞，對人的行為和心理都有影響。室內(nèi)通風(fēng)與空氣調(diào)節(jié)對提高接待工作效率十分重要。

3.光線環(huán)境。室內(nèi)要有適當(dāng)?shù)恼彰鳌Ｈ玳L時(shí)期在采光、照度不足的場所工作，很容易引起視覺疲勞。

4.聲音環(huán)境。室內(nèi)要保持肅靜、安寧，才能使秘書人員聚精會(huì)神地從事接待工作。

(四)注意事項(xiàng)

1.在接待工作中要加強(qiáng)門衛(wèi)登記制度。

2.辦公室的設(shè)備、文件、檔案及其它重要財(cái)產(chǎn)，應(yīng)該實(shí)行嚴(yán)格的安全防護(hù)措施，防止竊密現(xiàn)象發(fā)生。

二、做好接待工作物質(zhì)準(zhǔn)備

(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

會(huì)客室應(yīng)做好接待物質(zhì)準(zhǔn)備。

(二)接待工作物質(zhì)準(zhǔn)備

會(huì)客室應(yīng)準(zhǔn)備好座位、茶水，還應(yīng)有一部電話，以便在談及有關(guān)問題需要詢問有關(guān)部門時(shí)，可以立即打電話出去。有條件的情況下還應(yīng)有復(fù)印設(shè)備，當(dāng)來客需求索有關(guān)資料時(shí)，能立即復(fù)印。最好能在會(huì)客室的墻上掛一面鏡子，它可以提醒秘書人員隨時(shí)修飾自己的儀容，始終表現(xiàn)出優(yōu)雅的儀表和風(fēng)度。為使會(huì)客室內(nèi)顯得生氣盎然，可以在窗臺(tái)、屋角擺些盆景或花卉。為了方便來訪者進(jìn)屋后有放衣物的地方，應(yīng)準(zhǔn)備衣帽架。要使來訪者排解等待的時(shí)間，可準(zhǔn)備一些書報(bào)雜志、單位介紹等材料。

(三)相應(yīng)知識

辦公室的用具設(shè)計(jì)要精美、堅(jiān)固耐用，適應(yīng)現(xiàn)代化要求。辦公桌應(yīng)美觀、實(shí)用。有條件的可采用自動(dòng)升降辦公椅，以適應(yīng)秘書人員的身體高度。同時(shí)應(yīng)根據(jù)不同工作性質(zhì)，設(shè)計(jì)不同形式的辦公桌、椅。另外，辦公室應(yīng)根據(jù)不同情況，設(shè)置垂直式檔案柜、旋轉(zhuǎn)式卡片架和來往式檔槽，以便保存必要的資料、文件和卡片等，便于隨時(shí)翻檢。這些設(shè)備和桌椅一樣，應(yīng)裝置滑輪，便于移動(dòng)。如有來訪者，就將其置于一隅。辦公室美，就會(huì)給來訪者好的印象。

(四)注意事項(xiàng)

辦公室內(nèi)部良好的人際關(guān)系與工作效率密切相關(guān)。不僅要注意改善工作環(huán)境，還應(yīng)注意改善工作場所的人際環(huán)境。人際環(huán)境的內(nèi)容包括1.一致的目標(biāo)。一致目標(biāo)，才能使大家同心同德。

2.統(tǒng)一行動(dòng)。堅(jiān)決反對不顧大局，只想到個(gè)人利害得失。

3.融洽的凝聚力。秘書人員要有吸引力和相融的態(tài)度。

三、做好接待工作心理準(zhǔn)備

(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

要求懂得接待心理，并做好這方面的心理準(zhǔn)備。

(二)心理準(zhǔn)備

秘書

人員接待禮儀的基本要素是"誠心"，只有站在對方立場，有一顆真誠的心，接待中能將心比心才能表現(xiàn)出優(yōu)雅感人的禮儀。

待人接物應(yīng)該熱情開朗、溫存有禮、和藹可親、舉止大方而靈活，這種良好的行為有助于贏得對方的好感。那種"門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦"的現(xiàn)象，令人反感。外面的人對于上司評價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)，首先取決于秘書人員接待客人的情感。若一開始受到秘書人員真誠親切的接待，來訪者對將見到的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)抱著同樣的期待。反之，如果秘書人員對于來訪者拉長臉，嫌麻煩，來訪者也一定會(huì)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)熱情。因此，秘書人員應(yīng)有真誠的待客心理。

(三)相應(yīng)知識

要做好接待工作心理準(zhǔn)備，重要的是要學(xué)習(xí)禮儀常識，塑造自身良好形象。

儀容、儀表、儀態(tài)、服飾禮儀常識

秘書人員為做好接待工作，要懂得一些儀容、儀表、儀態(tài)、服飾的禮儀常識。

1.儀容

儀容即人的容貌，是個(gè)人儀表的重要組成部分之一，它由發(fā)式、面容以及人體所有未被服飾遮掩的肌膚(如手部、頸部等)等內(nèi)容所構(gòu)成。儀容在人的儀表美中占有舉足輕重的地位。

(1)發(fā)式

發(fā)式美是人儀表美的一部分。頭發(fā)整潔、發(fā)型大方是個(gè)人禮儀對發(fā)式美的最基本要求。整潔大方的發(fā)式易給人留下生氣勃勃的印象。

(2)面容

面容是人的儀表之首，是人體暴露在外時(shí)間最長的部位，也是最為動(dòng)人之處。男士應(yīng)養(yǎng)成每天修面剃須的良好習(xí)慣。目前，女士面容的美化主要采取整容與化妝兩種方法。

(3)頸部

頸部是人體最容易顯現(xiàn)一個(gè)人年齡的部位，平時(shí)要和臉部一樣注意保養(yǎng)。

(4)手部

手、手指和指甲的美，與人體其他部位的美一起，組成了人的整體風(fēng)采。和臉部、頸部一樣，手也常常露在服飾之外，極易被他人所注意。因此，適時(shí)適度地保護(hù)與美化手部是十分必要的，不容忽視。

最新接待的函范文(精)六

一、親昵型顧客及其接待方法

親昵型顧客多為與店方關(guān)系較為緊密的顧客，也就是我們所說的熟顧客，很多開在居民區(qū)附近的社區(qū)商店的這群人比較多。一些商店開業(yè)一段時(shí)間，建立起一定信譽(yù)后，會(huì)有很多熟客。與熟客建立良好關(guān)系非常必要，但亦應(yīng)注意對熟容和新客的應(yīng)對辦法，不能顧此失彼。

例一:

某商店內(nèi)，店員隔著柜臺(tái)正招呼一名挑選某商品的婦女。這時(shí)，門前一輛高級轎車戛然而止，一位衣著華麗的婦女緩緩跨出。店員見狀立刻滿臉堆笑，迎上前去:“啊，陳太太，歡迎，歡迎，里面請。”其他店員亦應(yīng)聲附和:“歡迎光臨”、“陳太太幾天未來，依舊神采奕奕”。恭維之聲不絕于耳，面對剛才那位婦女則態(tài)度冷淡:“總之，這種某的質(zhì)量已經(jīng)夠好的了!”婦女再問:“是嗎?我再考慮考慮?！钡陠T冷冷答道:“好，慢走，下次再來”?？梢?，陳太太是熟客，挑選某商品的婦女是新客。然而，店員對二者的態(tài)度卻這般懸殊，既影響顧客的自尊心，亦影響本店的聲譽(yù)。

例二:

某商店專營小禮品的專柜前，一位女店員正與一名看似熟客的女青年聊得起勁。仔細(xì)一聽，其內(nèi)容不外乎電影明星及各種小道消息。顧客與店員如此之“熟”，也往往令人有過分的感覺。

顧客與店員之司適當(dāng)?shù)慕涣鞣浅Ｖ匾?，能增進(jìn)感情，樹立本店熱情服務(wù)的美名，而以上兩例卻有過而猶不及，只能適得其反。親密之中，也要保持禮儀。過分親近會(huì)招致顧客反感，店員與顧客閑話家常時(shí)，態(tài)度及措詞都要有分寸，不可忘記自己正在執(zhí)行銷售工作而入“忘我之境”。

顧客自動(dòng)聊起個(gè)人問題，應(yīng)委婉避開，劃清彼此間關(guān)系，才不會(huì)讓其他顧客感到不舒服，熟客得罪不起，但也不能為了照顧熟客而使新顧客感到心理不平衡，忽視了新客成為熟客的巨大潛力。熟客與新客都是客人，都是上帝，他們有權(quán)利獲得平等的待遇。二者一起上門時(shí)，何不先一同招呼，等顧客散開后，再個(gè)別照顧也不遲。

從以上兩例，可總結(jié)出一些應(yīng)對熟客的辦法:

例一中，店方工于心計(jì)，認(rèn)為坐轎車來的太太消費(fèi)額一定遠(yuǎn)比買某小商品的新顧客高，或許有些道理，但錯(cuò)在態(tài)度過于明顯，讓其他顧客一眼看出其間的差異，自然心中不快。因此，遇到店內(nèi)有兩個(gè)以上顧客時(shí)，店員要始終堅(jiān)持平等應(yīng)對的原則，即使其他顧客先出聲招呼，也應(yīng)先跟眼前顧客致歉，事情辦定后立刻回到原顧客的地方，絕對遵守公平對待原則。

例二中，則應(yīng)注意與顧客保持適當(dāng)距離，避免閑扯不相干的話題，“距離能產(chǎn)生美”絕對是一條永恒的真理。

二、猶豫不決型顧客及其接待方法

日常生活中，很多人面臨各種選擇時(shí)優(yōu)柔寡斷，百般躊躇。由于商品的多樣性，所以他們在挑選物品時(shí)也常常顯得猶豫不定，面對諸多物品，難以取舍，這樣的顧客就是猶豫不決的顧客。

例一:

顧客站在柜臺(tái)前，招呼道:“對不起，麻煩您把那個(gè)拿給我看一下……”，剛說完，突然眼睛一亮，“咦，那邊那個(gè)也不錯(cuò)，也看一下?！睕]多久，一轉(zhuǎn)頭，“啊!那個(gè)也不錯(cuò)……”顧客三心二意，很難抉擇。店員一一照辦:“是啊，這種目前正打廣告，銷得很好?！?/p>

顧客面對柜臺(tái)上已擺出的七八種物品東摸摸，西挑挑，哪種都覺得滿意，哪種又都有不足之處:“到底選哪一個(gè)好?哎呀呀，我眼都花了，還是不知該買哪個(gè)。這樣吧，我明天再來看，麻煩您了?！庇谑?，顧客空手而歸。

在任何一家商店里，這種情景司空見慣，顧客東看西看，不知如何選擇，這就是猶豫不決型顧客的典型特征。一般來說，女性由于其細(xì)心的天性，在這種類型顧客中占大多數(shù)，在選購物品時(shí)更是如此。

例二:

一位女顧客站在首飾專柜前流連已久，千挑萬選，初步篩選出耳環(huán)三種:“這三種看來都不錯(cuò)，依你看，哪一種更合適?”

店員機(jī)靈地答道:“我看，這種似乎最適合您?！?/p>

女士將信將疑:“哦?我看這種經(jīng)常打廣告，你看呢?”

店員反應(yīng)很快:“是啊，那種也很好!”

顧客又指向另一種耳環(huán):“這種目前也很流行，是不是?”店員連連稱是:“的確，這種看起來更美觀?！?/p>

面對店員八面玲瓏的回答，顧客完全失去選擇能力了，最后無奈地說:“我還是回去先考慮考慮吧，麻煩您費(fèi)心介紹?！比缓筠D(zhuǎn)身而去。

店員心中不平，一面暗暗抱怨著，一面把亂七八糟的首飾放回原處。遇到這種情形應(yīng)該如何應(yīng)對呢?大體上說:猶豫不決型顧客可分為兩種類型:

第一種和例一所示一樣，顧客本身完完全全不懂得抉擇;第二種和例二一樣，店員模棱兩可的答對使其猶豫不決。面對這種類型的顧客，要記住對方第一次拿的是什么飾品，看了幾次的是什么飾品，根據(jù)其態(tài)度，留下幾種適合她款式的東西，其余的則不動(dòng)聲色地拿開。若她再次拿起那種，可用自信地口吻說:“太太，我認(rèn)為這種最適合您。”這通常會(huì)使顧客當(dāng)場決定下來。若旁邊還有其他顧客時(shí)，也可通過征求第三方意見，這也是促使猶豫不決型顧客下定決心的方法之一。一般情況下，被問及的顧客會(huì)予以合作，且贊同率往往高達(dá)82%。

針對例二的情形，最糟糕的回答就是:“適合您款式的有很多種”，這只能使顧客更加迷惑，如墜迷谷?！斑@個(gè)很好”，“那個(gè)也不錯(cuò)”收不到什么積極效果，倒不如要問對方:“太太，您現(xiàn)在最喜歡的是哪一款?”根據(jù)其回答內(nèi)容，再拿出自己的建議，這樣會(huì)使對方下定決心。

銷售員只有針對不同的顧客，采用不同的應(yīng)對措施，才能取個(gè)更好銷售業(yè)績。

最新接待的函范文(精)七

為加強(qiáng)學(xué)校與社會(huì)、與家長的溝通和聯(lián)系，便于家長來訪，整合學(xué)校、社會(huì)、家庭的教育教學(xué)資源，努力創(chuàng)造讓家長滿意、社會(huì)認(rèn)可、學(xué)生快樂安全成長的育人環(huán)境，特制定學(xué)校家長來訪接待制度。

一、學(xué)校設(shè)立家長來訪接待室，由學(xué)校保安和值班教師協(xié)作管理。家長來訪接待室暫定于學(xué)校安全保衛(wèi)室（傳達(dá)室），每天上班時(shí)間值班教師輪流在此值班，值班安排、督促檢查由當(dāng)天帶班領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁空崗。

二、值班接待人員應(yīng)正確指導(dǎo)來訪家長將車輛按有關(guān)要求有序停放在停車區(qū)域，并依據(jù)學(xué)校有關(guān)規(guī)章制度，指導(dǎo)來訪家長的在?；顒?dòng)，避免在教學(xué)區(qū)游走、吸煙、大聲喧嘩等。

三、教師約見家長，必須提前與家長約定好時(shí)間，并在家長來訪接待室等候家長或提前通知保安及家長接待室值班教師，做好接待工作。

四、家長主動(dòng)來校找教師了解學(xué)生情況，提前與教師約定好時(shí)間的，教師要在預(yù)約時(shí)間到接待室等待或通知保安及接待室值班教師，并囑托接待事宜。家長來訪前未與被訪教師提前聯(lián)系的，由接待室值班教師負(fù)責(zé)及時(shí)聯(lián)系，值班教師不在的時(shí)間由保安負(fù)責(zé)聯(lián)系接洽并做好登記。

五、接待來訪家長實(shí)行首問負(fù)責(zé)制。接待來訪家長、聯(lián)系被訪教師等，被首問的教師要做到及時(shí)、恰當(dāng)、正確處理，態(tài)度要真誠、熱情，不得推諉、敷衍、拖拉，讓來訪家長滿意。

六、上課期間避免家長進(jìn)入教學(xué)區(qū)探視、接送學(xué)生。特殊情況（如接送生病學(xué)生等）一律到安全保衛(wèi)室登記，如實(shí)填寫好登記表，并通過接待值班人員與班主任取得聯(lián)系后，到辦公室或由班主任通知學(xué)生到安全保衛(wèi)室與家長見面。在正常的教育教學(xué)時(shí)間內(nèi)，家長確需將學(xué)生帶出校外的，須經(jīng)過班主任同意并履行學(xué)生請假手續(xù)后方可離校。

七、家長在上課期間給學(xué)生送生活用品、學(xué)習(xí)用品等，由接待室值班人員負(fù)責(zé)接待，認(rèn)真填寫好物品交接單，及時(shí)與學(xué)生班主任取得聯(lián)系，通知其安排學(xué)生課間到安全保衛(wèi)室交接、領(lǐng)取物品。

八、周末放學(xué)時(shí)，各任課教師要按時(shí)放學(xué)避免拖堂，并督促學(xué)生及時(shí)離校。特殊情況延誤放學(xué)時(shí)，應(yīng)提前通知家長，以便家長按時(shí)接學(xué)生。

九、如遇家長來訪學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或反映其他事項(xiàng)，更要認(rèn)真接待，問明大體情況，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。