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物業(yè)公司檔案管理制度篇一

第二十三條機關檔案包括：

(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;。

(二)機關履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案;。

(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;。

(四)業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案;。

(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;。

(六)其他檔案。前款(一)(二)(三)項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

第二十四條機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務范圍未變化的，維持原全宗不變。機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容，編制要求按照《全宗卷規(guī)范》(da/t12)執(zhí)行。

第二十五條機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規(guī)定。

第二節(jié)形成與收集。

第二十六條機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。歸檔文件材料應當真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。

第二十七條機關文書或業(yè)務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。

第二十八條機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內(nèi)部機構或工作職能發(fā)生變化時應當及時修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統(tǒng)反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查同意后施行。

第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》(da/t2)、《建設項目檔案管理規(guī)范》(da/t28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規(guī)范》(gb/t11821)和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50)規(guī)定。其他門類檔案收集范圍按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。

第三十條電子文件應當連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應當符合《數(shù)字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894)、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(da/t46)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(da/t54)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(da/t63)等規(guī)定。

第三節(jié)整理與歸檔。

第三十一條機關應當按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協(xié)調(diào)呼應，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應當保持一致，不得隨意變動。機關檔案分類方案一般采用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。

第三十二條機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理?？萍紮n案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執(zhí)行。

第三十三條機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規(guī)則》(da/t13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22)和《數(shù)字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調(diào)呼應。機關檔案門類宜按照文書(ws)、科技(kj)、人事(rs)、會計(ku)、專業(yè)(zy)、照片(zp)、錄音(ly)、錄像(lx)、業(yè)務數(shù)據(jù)(sj)、公務電子郵件(yj)、網(wǎng)頁信息(wy)、社交媒體(mt)、實物檔案(sw)設置一級門類代碼，按照科研(kj·ky)、基建(kj·jj)、設備(kj·sb)設置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關規(guī)定設置二級門類代碼。

第三十四條機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。機關檔案應當按照《檔案著錄規(guī)則》(da/t18)進行著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對應。

第三十五條機關檔案經(jīng)文書或業(yè)務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;采用辦公自動化或其他業(yè)務系統(tǒng)的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。機關檔案實現(xiàn)隨辦隨歸的，還應當按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實體簽名、實體蓋章。滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

第四節(jié)保管與保護。

第三十七條機關應當根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。機關應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

第三十八條機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(jgj25)規(guī)定。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第三十九條檔案工作人員應當監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié);定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉(zhuǎn);定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

第四十條機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數(shù)量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。

第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，做出修復說明。

第四十二條機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。

第五節(jié)鑒定與銷毀。

第四十三條機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協(xié)調(diào)機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業(yè)務部門有關人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關領域?qū)＜覅⑴c。鑒定結束后，應當形成鑒定工作報告。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注;對確無保存價值的檔案，應當按規(guī)定予以銷毀。

第四十四條經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀。

(一)機關檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機制報請審核批準;(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案部門經(jīng)辦人、相關業(yè)務部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見;(三)機關檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對;在檔案銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。

第四十五條檔案銷毀應當在指定場所進行。電子檔案和檔案數(shù)字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外，還應當確保電子檔案和檔案數(shù)字復制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數(shù)字復制件元數(shù)據(jù)，并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計日志中自動記錄銷毀活動。涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

第六節(jié)利用與開發(fā)。

第四十六條機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權限、范圍和審批手續(xù)。機關保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負責人批準。利用檔案應當履行查閱手續(xù)，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監(jiān)督。

第四十七條機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規(guī)定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

第四十八條機關應當積極推進檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九條機關應當積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發(fā)的力度和深度。

第七節(jié)統(tǒng)計與移交。

第五十條機關應當建立完善統(tǒng)計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務社會化服務等情況定期統(tǒng)計并建立完備的臺賬。統(tǒng)計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計分析。

第五十一條機關應當編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條機關應當按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復制件應當與檔案原件一并移交。機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國家綜合檔案館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。電子檔案移交后，機關繼續(xù)留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。

第五十四條機關撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行。

(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;。

(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章信息化建設。

第五十五條機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規(guī)劃。機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。

第五十六條機關應當開展數(shù)字檔案室建設，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設按照《數(shù)字檔案室建設指南》執(zhí)行。

第五十七條機關應當建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，有序開展檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化應當符合真實性管理要求，數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應當收集齊全，數(shù)字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

第五十八條紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(da/t31)執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(da/t62)執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關規(guī)定執(zhí)行。機關應當積極實施紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件的全文識別，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。

第五十九條機關應當開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，數(shù)據(jù)庫質(zhì)量符合《檔案著錄規(guī)則》(da/t18)等標準規(guī)范要求。各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應當與相應數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應元數(shù)據(jù)庫融合管理。

第六十條機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條機關配備的網(wǎng)絡基礎設施、系統(tǒng)硬件、基礎軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。機關檔案部門應當配置獨立的專業(yè)服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。機關在電子政務云或自建私有云上建設電子檔案管理系統(tǒng)的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

第六十二條機關辦公自動化系統(tǒng)和其他業(yè)務系統(tǒng)應當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔。電子檔案管理系統(tǒng)應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應當參照《數(shù)字檔案室建設指南》、《數(shù)字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(gb/t29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執(zhí)行。電子檔案管理系統(tǒng)等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與電子政務云管理機構明確安全管理責任。

第六十三條電子檔案的文件格式和質(zhì)量應當符合標準要求，元數(shù)據(jù)應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

第六十四條機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統(tǒng)。在線存儲系統(tǒng)應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

第六十五條機關應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。機關應當根據(jù)需要制定電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方案和策略，轉(zhuǎn)換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。

第六十六條機關應當統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密的工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規(guī)定。

第六章獎勵與處罰。

第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯(lián)合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;。

(二)檔案保管、保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的;。

(三)檔案利用、開發(fā)取得突出效果的;。

(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;。

(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的;。

(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節(jié)嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

(一)機關未統(tǒng)一管理機關檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的;。

(三)將機關應當歸檔的文件材料據(jù)為己有，拒絕移交機關檔案部門的;。

(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;。

(五)拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交檔案的;。

(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第七章附則。

第六十九條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。事業(yè)單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執(zhí)行。

第七十條本規(guī)定自__年1月1日起施行。

物業(yè)公司檔案管理制度篇二

第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的'需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

第六條二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

第七條本制度從二oxx年x月一日起執(zhí)行。

物業(yè)公司檔案管理制度篇三

1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本制度。

2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的.歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的.會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

1、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

本制度即日起開始執(zhí)行。

2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

5.客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經(jīng)客務部經(jīng)理批準后在客務部辦公室閱覽。

8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經(jīng)客務部經(jīng)理同意方可修改。

9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

物業(yè)公司檔案管理制度篇四

為加強檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更好地為單位工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規(guī)定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。

為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。

2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據(jù)為已有。

3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關規(guī)定收集。

4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規(guī)定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。

5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。

6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規(guī)定立卷歸檔，暫由財務人員保存一年后，移交檔案管理人員。

7、電子文件實行集中統(tǒng)一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

8、各科室根據(jù)歸檔要求，在應歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應的標記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內(nèi)進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

9、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。

10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。

12、隨著計算機技術和設備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案應進行同步更新復制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。

1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內(nèi)。

2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，并采取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。

3、庫房內(nèi)要保持適應的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。

4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內(nèi)嚴禁吸煙，確保庫房安全。

5、庫房內(nèi)檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內(nèi)存放個人物品或堆放雜物。

6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質(zhì)的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據(jù)。

7、電子檔案應配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備；環(huán)境溫度選定在17℃-20℃，相對濕度選定在35%-45%。

8、檔案管理員調(diào)動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。

1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續(xù)，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經(jīng)黨組主要負責人批準。

2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領導審批后，予以查閱。

3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經(jīng)批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。

4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

5、查閱檔案和需復印（部分或全部）檔案材料的，應在利用效果登記表上注明，并經(jīng)登記。

6、數(shù)字檔案查詢一般通過網(wǎng)上進行，查閱者通過網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。

7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現(xiàn)有上述情況者，按《檔案法》規(guī)定進行必要處理。

8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的查閱，查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務。

1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內(nèi)容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節(jié)依法懲處。

2、定有密級文件、資料，統(tǒng)一由專人收拆登記，發(fā)送時不得以普通郵件寄發(fā)。

3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經(jīng)分管領導批準。

4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。

5、對定有密級的文件、資料，未經(jīng)密級審批單位批準，一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調(diào)離工作時收回注銷。

6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經(jīng)領導批準。

7、不歸檔的秘密及內(nèi)部（重復或多?。┪募?、資料，均應登記造冊，經(jīng)主管領導批準，按規(guī)定統(tǒng)一銷毀，不準擅自處理和當廢紙出售。

8、數(shù)字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統(tǒng)的管理工作，設置計算機操作系統(tǒng)用戶口令，安裝殺毒軟件，并及時更新。嚴禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、游戲等。

9、保密的電子檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡連接，必須實行物理隔離。

10、對已存儲的電子檔案數(shù)據(jù)進行修改時，要建立修改臺帳。有保存電子數(shù)據(jù)檔案的計算機送維修時，應將有關數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除，并做計算機修理登記。

11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執(zhí)行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數(shù)據(jù)錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內(nèi)容。

12、定期組織或結合安全保衛(wèi)工作，進行保密教育和保密檢查。

為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質(zhì)量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：

1、室藏檔案的鑒定應堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，嚴肅而認真地去復審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。

2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統(tǒng)一組織和安排下進行，邀請被鑒定的單位有關人員參加，根據(jù)檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。

3、經(jīng)鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內(nèi)繼續(xù)做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經(jīng)登記造冊，不得擅自銷毀檔案。

4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

5、銷毀檔案時，要有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀前應認真清點核對，在銷毀清冊上簽章，并將銷毀情況報告鑒定小組，銷毀清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數(shù)字檔案。

1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。

2、加強與各級、各部門的聯(lián)系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。

3、堅持原則，保守機密，嚴格執(zhí)行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發(fā)生。

4、要妥善保管好數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應該定期更改。自覺做好檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數(shù)字檔案的安全保密。

5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策服務。

6、做好檔案統(tǒng)計工作和利用效果反饋記錄。

7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無丟失、無霉變、無差錯。

物業(yè)公司檔案管理制度篇五

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。

4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

1.認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!

1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關，按時完成兼管檔案的任務。

3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領導批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。

2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4.借閱人員未經(jīng)領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!

6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

解釋權歸公司行政人事部。

物業(yè)公司檔案管理制度篇六

1、1為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營服務，特制定本制度。

1、2本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經(jīng)營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。

1、3公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務。

1、4公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的方式，共同維護檔案的完整與安全，便于公司在經(jīng)營中的借鑒和利用。

1、5本制度適用于公司所有檔案資料的管理。

2、1公司的檔案工作實行部門收集保管，辦公室統(tǒng)一歸檔的原則。

2、2公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案管理進行指導、監(jiān)督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負責。

2、3公司各部門為檔案管理的分管部門，負責管理本部門的檔案資料。公司各部門負責人均應指定專人(兼職檔案員)負責收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時歸檔。

2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應保持相對穩(wěn)定，名單須報到辦公室進行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。

2、5檔案工作人員出現(xiàn)工作變動或離職時，應將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或銷毀。

2、6所有檔案工作人員應忠于職守，遵守公司保密制度，嚴守公司秘密，不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容。

3、1檔案的歸檔

3、1、1公司應歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷業(yè)務檔案、財務檔案、設備儀器檔案、生產(chǎn)技術資料檔案和基建項目檔案等。

3、1、2對于應當立卷歸檔的材料，各部門須按照規(guī)定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。

3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負責外，其它檔案資料均由辦公室負責整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。

3、1、4公司各部門(人力資源部除外)的檔案工作人員應于每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。

3、2檔案保管

3、2、1公司所有檔案資料均進行專人、專柜管理。

3、2、2檔案管理員應做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關部門的檔案工作人員應配合檔案管理員進行。

3、2、3檔案工作人員應做好案卷的準確、及時歸檔，并根據(jù)檔案的密級和保管期限的不同，分類進行管理。

3、2、4檔案工作人員應參照國家的規(guī)定和公司保密制度，對檔案資料進行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經(jīng)批準后執(zhí)行。

3、2、5所有檔案資料劃分四個密級：普通級、秘密級、機密級和絕密級。具體劃分標準見保密制度。

3、2、6檔案工作人員應注意檔案資料的保護工作，檔案的存放地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。

3、2、7對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關規(guī)定執(zhí)行。

3、3檔案的查閱、借閱

3、3、1公司員工查閱、借閱檔案時，應嚴格辦理查閱(借閱)手續(xù)，由檔案管理員對查閱(借閱)人、所查閱檔案名稱、查閱(借閱)時間和歸還時間進行詳細登記。

3、3、2查閱(借閱)密級檔案時，如查閱人為保密制度中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫檔案查閱(借閱)申請單，經(jīng)檔案管理員審核，批準人審批后方可進行查閱(借閱)。公司員工不得查閱(借閱)檔案內(nèi)容與本身工作無關的檔案。

3、3、3檔案查閱(借閱)的批準權限：普通檔案由辦公室主任審批;秘密級檔案由行政總監(jiān)審批;機密級檔案由總經(jīng)理審批，絕密級檔案由董事長審批。

3、3、4原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料復制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。

3、3、5查閱、借閱公司檔案者應愛護檔案，不得在文件上作任何標記、標志和涂改，不得損壞檔案。

3、3、6嚴禁公司員工未經(jīng)允許私自對檔案資料進行復印和復制，否則將按照公司保密制度的有關規(guī)定予以處罰。

3、4檔案的銷毀

3、4、1對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應將銷毀檔案3、4、2清單上報辦公室主任，經(jīng)辦公室主任審核，報批準人批準后，方可銷毀。

3、4、3任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級檔案的銷毀由總經(jīng)理審批，機密級和絕密級檔案的銷毀由董事長審批。檔案的銷毀具體見檔案銷毀程序。

3、4、4檔案銷毀時應有2人以上進行現(xiàn)場監(jiān)督，嚴禁私自銷毀檔案。

4、1本制度由公司辦公室制訂，并負責解釋和組織實施。

4、2本制度報總經(jīng)理批準后施行，修改時亦同。

4、3本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以本制度為準。

4、4本制度自頒布之日起施行。

物業(yè)公司檔案管理制度篇七

一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料(包括照片、聲像)整理后交檔案管理人員歸檔。

二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄(包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件)，于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。

物業(yè)公司檔案管理制度篇八

一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的`要求整理歸檔。

二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。

五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。

六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統(tǒng)計。

物業(yè)公司檔案管理制度篇九

一、文件材料的歸檔要求：

1、公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。

4、歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。

6、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7、歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。

8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

9、非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10、外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）。

三、歸檔時間：

1、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

2、凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

4、工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。

5、每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

6、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

7、榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

8、聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9、相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

10、外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12、公司內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1、凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2、本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領導批準簽字。但要如期歸還。

3、借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

5、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術資料及保密文件一律不外借。

1、凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。

4、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續(xù)。

5、查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。

6、檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。

7、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復制。

2、入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。

3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

1、檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。

2、檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

3、庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4、避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5、庫房內(nèi)應有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6、庫內(nèi)及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調(diào)設備。

7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。

8、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9、對庫藏檔案應經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。

10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

1、根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3、從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

4、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。

一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務水平和管理水平。

二、努力學習業(yè)務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應嚴格把關。

四、組織檔案網(wǎng)絡成員進行業(yè)務學習，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。

五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

一、認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

六、負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

物業(yè)公司檔案管理制度篇十

1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業(yè)務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規(guī)定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

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物業(yè)公司檔案管理制度篇十一

為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、所有科室的`業(yè)務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。

6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案柜，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

6、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領導批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

五、二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。

物業(yè)公司檔案管理制度篇十二

1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理、立卷。

3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠無缺頁、破損現(xiàn)象。

4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制。

1、認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作，均由文書部門或業(yè)務部門進進整理、歸檔，并定期向本機關檔案室移交。

三、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。

四、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。

五、各業(yè)務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。

六、機關文書部門或業(yè)務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。

七、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機關檔案室，并辦理移交手續(xù)。

為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。

1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統(tǒng)一立卷。

2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。

3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的.要件和批件，組成案卷。

4、卷內(nèi)材料要準確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復寫5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。

1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進行歸檔文件整理。

2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

4、采用年度一-保管期限-一問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務類。

6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。

7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫淸楚完整，不得漏項,填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。

8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經(jīng)濟管理和會計核算活動中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。

2、機關會計檔案的歸檔范圍是機關內(nèi)其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業(yè)材料。

3、整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。

4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。

5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。

6、會計檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設機構按先后順序排好，然后將各內(nèi)設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。

7、擬制案卷標題，要根據(jù)會計檔案每卷的具體內(nèi)容進行批制,使其能完整、準確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。

8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。

9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了后,可在財務科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。

聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：

1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。

2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。

3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。

4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號碼。

1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續(xù)，注明查閱目的，用后及時反饋利用效果。

2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。

3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。

4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時,須經(jīng)辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。

5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經(jīng)主管ju長批準。

6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉(zhuǎn)借他人，對將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。

7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內(nèi)容向無關人員泄漏,違者按有關規(guī)定，給予批評教育或紀律處分。

一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。

二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。

三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳”利用效果登記表”。

四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時整理。

物業(yè)公司檔案管理制度篇十三

一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認真填寫檔案使用登記表。

物業(yè)公司檔案管理制度篇十四

現(xiàn)代企業(yè)管理制度具有明確的實物邊界和價值邊界，具有確定的政府機構代表國家行使所有者職能，切實承擔起相應的出資者責任。下面小編為大家準備了公司檔案管理制度的范本，歡迎閱讀。

1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的.文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

1、按照 有關規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

物業(yè)公司檔案管理制度篇十五

第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

第六條二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的'盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

第七條本制度從二oxx年十月一日起執(zhí)行。

物業(yè)公司檔案管理制度篇十六

可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等;永久。

(二)公司編文號的全部文件;永久。

(五)公司的各種請示報告及上級部門的批復;永久或長期。

(六)集團內(nèi)各單位主送我司有關重要問題的文件;長期或永久。

(七)政府各級部門發(fā)送的文件;長期。

(九)介紹信、信函存根、電報底稿;短期。

(十)公司檔案的交接清冊和銷毀清冊;長期(十一)各職能部門、綜合類檔案目錄。永久。

二、經(jīng)營管理類。

(一)各職能部門管理文件、重要資料目錄;永久。

(二)公司下達的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況;永久。

(三)公司各部經(jīng)濟考核指標;短期。

(四)公司和業(yè)務部門對外簽訂的協(xié)議、合同;永久或長期。

(五)上級部門制定的政策、規(guī)定等指導性文件。長期。

三、財務類。

(一)年度審計報告;永久。

(二)年初預算報告;長期。

(三)財務分析報告;長期。

(四)財務存檔資料、文件目錄。永久。

四、人事類。

(一)公司領導成員的任免申報及上級批復;永久。

(二)公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊永久。

(三)職工獎懲情況記錄;永久。

(四)職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料;永久。

(五)勞動工資報表(年報);永久。

(六)有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料短期。

五、行政類。

(一)固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權移交、清冊報表和資料;永久。

(三)購買固定資產(chǎn)計劃、資料。永久。

六、工程類。

接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。

備注：保管期限中：永久指以上，長期指5-10年，短期指5年以下。

物業(yè)公司檔案管理制度篇十七

為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關法律法規(guī)及規(guī)定，并結合我公司實際情況，制定本細則。

（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責，統(tǒng)一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管?；韭氊煘椋?/p>

1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。

2、在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。

3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。

4、辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。

（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：

1、認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導和檢查。

2、根據(jù)本公司各部門歸檔圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。

(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據(jù)各部門的職責不同，主要有以下幾個面：

物業(yè)公司檔案管理制度篇十八

規(guī)范全公司的檔案管理。

本制度適用于公司及所屬各部門檔案管理。

分類分部門管理，行政部統(tǒng)一監(jiān)管。

4.1各部門必須設兼職的檔案管理員，規(guī)范部門檔案管理。

4.2行政部不定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查(每月至少抽查一次)，對違反本制度的部門有權進行處罰。

(1)證照類：如營業(yè)執(zhí)照及各類證照。

(2)文件類：分外來文件和內(nèi)部文件。

(3)制度類。

(4)合同類。

(5)計劃總結和會議紀要類。

(6)財務類。

(7)圖紙類：工藝文件、圖紙、說明書等。

(8)人事管理類：人事檔案、培訓記錄、健康檔案、安全、消防等等。

(1)公司級檔案存放在行政部。

(2)其它檔案由歸口部門負責存放。

建立檔案時要有檔案編號和檔案目錄。

檔案須裝訂成冊保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、相冊等保管。

原則上公司重要檔案永久保存，進行檔案銷毀時經(jīng)公司領導批準。

10.1借閱

10.1.1借閱手續(xù)

(1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應出示經(jīng)公司領導批準的《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。

(2)檔案歸還時，檔案管理員填寫歸還日期。

10.1.2檔案借閱審批權限

(1)證照類：由公司總經(jīng)理或者其授權人審批。

(2)文件類：由行政部審批，財務、技術類等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權人批準。

(3)制度類：由行政部審批。

(4)合同類：由公司總經(jīng)理或者其授權人審批。

(5)計劃總結和會議紀要類：由行政部審批。

(6)財務類：由總經(jīng)理或者其授權人審批。

(7)圖紙類：由總經(jīng)理或者其授權人審批。

(8)人事管理類：人力資源部審批。

10.1.3借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復印所借檔案。

10.1.4借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當日必須歸還，特殊情況不得超過七天。

10.1.5若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經(jīng)濟損失的，行政部對相關責任人進行內(nèi)部行政或經(jīng)濟處罰。

10.2銷毀

10.2.1公司任何個人或部門非經(jīng)公司批準，不得銷毀公司檔案。

10.2.2銷毀前按照清冊清點，銷毀時由行政部監(jiān)督銷毀，銷毀后相關人員在清冊上簽名，并將監(jiān)銷情況存檔?！稒n案銷毀審批表》由行政部永久保存。

10.3移交

10.3.1需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。

10.3.2移交前，按照清冊清點;移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

本制度解釋權歸人力資源部，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

物業(yè)公司檔案管理制度篇十九

一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

二、檔案管理責任人必須嚴格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。