學(xué)院檔案管理綜述范文(通用16篇)

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學(xué)院檔案管理綜述篇一

海南省檔案管理辦法于海南省第三屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十一次會(huì)議于8月6日通過，自209月1日起施行，下面是辦法的詳細(xì)內(nèi)容。

第一條為了加強(qiáng)檔案管理，發(fā)揮檔案在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。

第二條本省行政區(qū)域內(nèi)的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織和公民，均應(yīng)當(dāng)遵守本辦法。

第三條各級人民的政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，統(tǒng)籌安排檔案事業(yè)發(fā)展所需的經(jīng)費(fèi)。

第四條省、市、縣、自治縣、市轄區(qū)人民的政府檔案行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，對檔案事業(yè)依法實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民的政府、城鎮(zhèn)街道辦事處應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對所屬單位的檔案工作實(shí)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

第五條各單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，對所屬單位的檔案工作實(shí)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

第六條省、市、縣、自治縣應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需要，按照國家有關(guān)規(guī)定，設(shè)置地方國家檔案館。地方國家檔案館包括綜合檔案館和專門檔案館。

綜合檔案館負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管多種門類的檔案，并向社會(huì)提供利用。其業(yè)務(wù)范圍由同級檔案行政主管部門規(guī)定。綜合檔案館的設(shè)置，由檔案行政主管部門提出意見，報(bào)同級人民的政府批準(zhǔn)。

專門檔案館負(fù)責(zé)收集和永久保管某一專門領(lǐng)域或者某種特殊載體的檔案，并向社會(huì)提供利用。其業(yè)務(wù)范圍由檔案行政主管部門會(huì)同專業(yè)主管部門規(guī)定。專門檔案館的'設(shè)置，由檔案行政主管部門會(huì)同有關(guān)專業(yè)主管部門提出意見，報(bào)同級人民的政府批準(zhǔn)。

第七條企業(yè)事業(yè)單位按照國家有關(guān)規(guī)定可以設(shè)置單位檔案館。單位檔案館的設(shè)置，應(yīng)當(dāng)報(bào)所在地縣級以上人民的政府檔案行政主管部門備案。

第八條省人民的政府所屬部門的檔案機(jī)構(gòu)可以制訂本系統(tǒng)專業(yè)檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，報(bào)經(jīng)省檔案行政主管部門審核同意后實(shí)施。

第九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案和相關(guān)專業(yè)知識，接受檔案行政主管部門定期培訓(xùn)。

第十條按照國家和本省檔案行政主管部門的規(guī)定，各單位及其工作人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須收集齊全，整理立卷，按時(shí)交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理。

按照規(guī)定應(yīng)向有關(guān)檔案館移交的檔案，有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)按時(shí)移交。

第十一條有下列情況之一的，有關(guān)主管部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向省或者市、縣、自治縣、市轄區(qū)檔案行政主管部門提供信息：

(一)行政區(qū)劃的變動(dòng);。

(二)重要單位的建立、變更或者撤銷;。

(三)重大科學(xué)技術(shù)研究和技術(shù)改造項(xiàng)目以及有關(guān)普查項(xiàng)目的立項(xiàng);。

(四)本行政區(qū)域內(nèi)舉辦或者承辦的具有重大影響的活動(dòng)。

國家和省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，向省檔案行政主管部門辦理檔案管理登記手續(xù)。

第十二條建設(shè)工程項(xiàng)目、科學(xué)技術(shù)研究和技術(shù)改造項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收、鑒定時(shí)，應(yīng)當(dāng)有建設(shè)檔案、科技檔案機(jī)構(gòu)參加，對項(xiàng)目的檔案加以驗(yàn)收。

第十三條國家機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位的檔案歸國家所有。國有企事業(yè)單位改制為非國有單位，其管理類檔案，按照原隸屬關(guān)系分別交歸原主管部門或者綜合檔案館，其產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研等類檔案經(jīng)專門機(jī)構(gòu)評估，按照雙方協(xié)議、合同的約定執(zhí)行。

非國有企事業(yè)單位的檔案歸單位所有，國家法律、法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。非國有企事業(yè)單位改為國有單位，檔案歸屬按本條第一款規(guī)定執(zhí)行。

個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的檔案或者以繼承、受贈(zèng)等合法方式獲得的檔案歸個(gè)人所有。

第十四條單位或者個(gè)人對檔案管理權(quán)有爭議的，由縣級以上人民的政府檔案行政主管部門裁決。裁決結(jié)果應(yīng)當(dāng)書面通知當(dāng)事人。

第十五條省、市、縣、自治縣地方國家檔案館應(yīng)當(dāng)充分利用公共信息網(wǎng)絡(luò)等手段，為社會(huì)利用檔案提供便利條件。

第十六條各類檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定，分期向社會(huì)開放檔案，并定期公布開放檔案的目錄。

第十七條單位和個(gè)人持有合法證明和證件，可以利用本省已開放的檔案。

香港特別行政區(qū)居民、臺灣同胞、澳門同胞、華僑及境外組織和個(gè)人利用開放檔案，須持有效證件并經(jīng)檔案館主要負(fù)責(zé)人同意。

第十八條單位和個(gè)人利用檔案館未開放的檔案或者其他單位保存的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案館或者有關(guān)單位同意，并遵守保密規(guī)定。

第十九條向檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人，對其檔案享有優(yōu)先、優(yōu)惠利用權(quán)，并可對其檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見。檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)其合法權(quán)益。

第二十條利用檔案應(yīng)當(dāng)遵守查閱檔案的有關(guān)規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得涂改、損毀、丟失、抽取、偽造檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)制和公布檔案。

第二十一條非國有單位和個(gè)人公布其所有的檔案應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和公共利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

國有單位和個(gè)人保存于檔案館和其他單位的檔案，未經(jīng)檔案所有者的同意，任何單位或者個(gè)人不得擅自公布。

第二十二條檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案的研究、整理，有計(jì)劃地組織編輯出版檔案材料。

第二十三條各級人民的政府對向國家捐贈(zèng)重要檔案、珍貴檔案或者在檔案工作中成績顯著的單位與個(gè)人應(yīng)當(dāng)給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十四條有下列行為之一的，由縣級以上人民的政府檔案行政主管部門和有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：

(一)損毀、丟失屬于國家所有的檔案的;。

(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的;。

(三)涂改、偽造檔案的;。

(四)違反規(guī)定擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的;。

(五)倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外國人的;。

(六)不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的;。

(七)明知保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的;。

(八)檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

在利用檔案館的檔案中，有前款第一項(xiàng)、第二項(xiàng)、第三項(xiàng)違法行為的，由縣級以上人民的政府檔案行政主管部門給予警告，對單位可以并處1000元以上5000元以下的罰款，對個(gè)人可以并處200元以上1000元以下的罰款;造成損失的，責(zé)令賠償損失。有前款第四項(xiàng)、第五項(xiàng)違法行為的，由縣級以上人民的政府檔案行政主管部門給予警告，對單位可以并處3000元以上1萬元以下的罰款，對個(gè)人可以并處500元以上元以下的罰款;有違法所得的，沒收違法所得;并可以依法征購所出賣或者贈(zèng)送的屬于集體所有和個(gè)人所有的檔案。

第二十五條擅自攜帶、運(yùn)輸、郵寄禁止出境的檔案或者其復(fù)制件出境的，由海關(guān)予以沒收，對單位可以并處3000元以上1萬元以下的罰款，對個(gè)人可以并處500元以上2000元以下的罰款;并將沒收的檔案或者其復(fù)制件移交檔案行政主管部門;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第二十六條當(dāng)事人對行政處罰決定不服的，可以依法申請行政復(fù)議或者提起行政訴訟;逾期不申請復(fù)議也不起訴，又不履行行政處罰決定的，由作出行政處罰決定的機(jī)關(guān)申請人民法院強(qiáng)制執(zhí)行。

第二十七條本辦法具體應(yīng)用中的問題由省人民的政府負(fù)責(zé)解釋。

第二十八條本辦法自公布之日起施行。

學(xué)院檔案管理綜述篇二

指導(dǎo)老師：學(xué)生姓名：學(xué)號：

班級：

20xx年，在李雪蓮老師的正確指導(dǎo)與幫助下，我們開始了為期一周的檔案管理實(shí)訓(xùn)，在這一周的實(shí)訓(xùn)里，我們了解了系部辦公室檔案的保存方法，以及存放規(guī)律；我們還將輔導(dǎo)員辦公室里的檔案進(jìn)行了分類；另外我們還了解了一些檔案紙的排列順序，并將編號抄在紙上，這些檔案的保存年限為三年。

一、認(rèn)真完成本職工作及老師交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。

1、認(rèn)真研究出系部辦公室檔案存放的規(guī)律。首先我們進(jìn)入檔案室，抄寫每堆檔案編寫的序號，然后我們又在課堂里畫出了保存的樹狀圖，每份文件都經(jīng)過認(rèn)真登記編號方便以后查找，樹狀圖是按照院系—組織機(jī)構(gòu)—種類—年份來做的。每個(gè)組織機(jī)構(gòu)的文件，都要分門別類，妥善保管，為以后裝訂檔案做好準(zhǔn)備。

2、認(rèn)真做好電子稿的工作。所有的文件都要做好電子稿的工作，因?yàn)殡娮痈迮c紙質(zhì)稿相結(jié)合才能減少錯(cuò)誤的發(fā)生，紙質(zhì)稿的編號應(yīng)與電子稿的編號相一致。

學(xué)院檔案管理綜述篇三

1規(guī)范操作原則在農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，無論是紙質(zhì)載體數(shù)字化，還是接受電子文件，都必須制定和實(shí)施農(nóng)業(yè)科技檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，統(tǒng)籌規(guī)劃，有序推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化，盡可能避免在保管和使用中出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象，提高數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。

3效益優(yōu)先原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的財(cái)力、人力、物力，因此，必須以利用需求為導(dǎo)向，將年限較長、具有館（室）藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的農(nóng)業(yè)科技檔案優(yōu)先數(shù)字化，達(dá)到效益最大化。

4分工協(xié)作原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)相當(dāng)繁瑣，涉及面廣，必須堅(jiān)持分工協(xié)作、整體配合、長期堅(jiān)持、相互理解的工作理念，充分發(fā)揮單位各個(gè)部門和各類人員的作用，明確工作任務(wù)，落實(shí)責(zé)任分工，真正做到各司其職，各施其能，協(xié)調(diào)配合，共同推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)。

二、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容。

1建立高效的農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集和存儲(chǔ)平臺根據(jù)數(shù)字化檔案管理的要求，健全農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集平臺。一是，建立電子檔案目錄和電子檔案錄入接收工作室（即電子文件備份站），配備計(jì)算機(jī)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作；二是，建立掃描工作室，配備普通平板掃描儀、高速掃描儀、專用照片掃描儀、縮微膠卷轉(zhuǎn)換儀等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)科技檔案由傳統(tǒng)介質(zhì)向電子信息的轉(zhuǎn)換；三是，建立安全可靠的科技檔案信息存儲(chǔ)平臺。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采取磁盤陣列柜、磁帶機(jī)、光盤庫等設(shè)備，進(jìn)行磁盤陣列自動(dòng)備份、光盤刻錄備份、磁帶備份、異地備份，實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全存儲(chǔ)。

2建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)配合數(shù)字化檔案的建設(shè)目標(biāo)，逐步建立動(dòng)態(tài)更新的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，綜合檔案室內(nèi)建立農(nóng)業(yè)科技檔案檢索數(shù)據(jù)庫，在室外建立與農(nóng)業(yè)科技相關(guān)的電子文件歸檔系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)接口統(tǒng)一，動(dòng)態(tài)及時(shí)歸檔。

3建立和完善農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源庫完善資源庫建設(shè)是做好農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)，主要有兩個(gè)不同層次：一是，農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。根據(jù)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)選定農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，將室藏農(nóng)業(yè)科技檔案的案卷級目錄和卷內(nèi)目錄全部輸入微機(jī)，建立科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并加強(qiáng)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制，規(guī)范著錄標(biāo)引，包括著錄格式的.標(biāo)準(zhǔn)化、著錄數(shù)據(jù)的完整性和著錄數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化；二是，農(nóng)業(yè)科技檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。利用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等技術(shù)將館（室）藏紙質(zhì)載體的農(nóng)業(yè)科技檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，并將掃描件與機(jī)讀目錄對應(yīng)掛接，實(shí)現(xiàn)全文檢索。

三、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的保障措施。

1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)做好農(nóng)業(yè)科技檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。各級農(nóng)業(yè)部門及農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)要加大對農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的支持力度，把農(nóng)業(yè)科技檔案建設(shè)納入科34農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊：資源建設(shè)技工作計(jì)劃，將其置于科研同等重要的位置。

學(xué)院檔案管理綜述篇四

1、符合國家和上級主管部門規(guī)定的檔案管理要求。

2、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的提供反映公司專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評聘情況。

二、文書資料檔案。

1、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供勞動(dòng)人事管理方面的文書資料.

2、能夠及時(shí)提供勞動(dòng)人事管理方面的政策規(guī)定的文號、文件、標(biāo)題或摘要。

學(xué)院檔案管理綜述篇五

高校二級學(xué)院檔案是高校二級學(xué)院在開展教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的對高校和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄,是衡量學(xué)院教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)尺,對學(xué)院的建設(shè)發(fā)展起著重要助推作用。近年來,隨著我國高等教育評估制度、評估活動(dòng)的實(shí)行和開展,各高校越來越重視檔案工作,檔案管理?xiàng)l件不斷改善,管理水平不斷提高。但是,在一些高校,卻仍然存在著只重視校本部檔案管理,而忽視其二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)象,造成二級學(xué)院檔案管理很不規(guī)范,給學(xué)院自身建設(shè)造成很大負(fù)面影響,同時(shí)也給高校的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來一些新問題。

一、高校二級學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理不集中、統(tǒng)一。高校二級學(xué)院檔案管理工作一般歸屬院辦公室負(fù)責(zé),院辦公室大多成立有專門的檔案室、配備有專職檔案員,但也有一些至今還沒有成立專門檔案室,甚至連單獨(dú)的檔案庫房都沒有,所有檔案資料都存放在院辦公室的鐵皮柜里,日常管理和使用由辦公室一名成員兼職,管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科技、會(huì)計(jì)及實(shí)物檔案,而大量的教學(xué)實(shí)踐、科研活動(dòng)材料都分屬各有關(guān)業(yè)務(wù)部門保管,形成了一個(gè)單位多個(gè)檔案管理部門的格局,這既不符合《檔案法》“檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理”之規(guī)定,也不利于本院檔案的安全管理和有效利用。

檔案收集不完整齊全,整理不科學(xué)規(guī)范。高校二級學(xué)院檔案管理內(nèi)容廣泛,載體形式多樣,在日常文件材料收集、整理中往往存在收集不及時(shí)、不完整、不齊全,整理不科學(xué)、不規(guī)范等現(xiàn)象,有些應(yīng)歸檔的文件材料沒有及時(shí)被收集歸檔或被遺漏,有些已歸檔文件材料其內(nèi)容不齊全、不完整。例如,有些部門只重視收集各種紅頭文件,而忽視了對教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的各種文件材料的收集。有些部門歸檔文件材料中只有請示,沒有批復(fù)。在歸檔文件材料的整理、分類上缺乏嚴(yán)格規(guī)定和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),造成了檔案保管期限劃分不準(zhǔn)確、目錄填寫不明細(xì)、檢索工具不完備等問題,為日后檔案的查找利用帶來了諸多的困難。

檔案管理手段落后,利用效率低。隨著科技的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中得到廣泛運(yùn)用,但是有些高校二級學(xué)院檔案管理還仍然停留在手工管理水平上,檔案信息存儲(chǔ)量小,收集、整理、檢索難,利用率低。此外,一些高校管理思想守舊,對二級學(xué)院建立后的檔案管理工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位,缺少相應(yīng)的對策措施,檔案人員計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)薄弱,自動(dòng)化、信息化程度不高。

二、對改進(jìn)高校二級學(xué)院檔案管理工作的建議

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),明確職責(zé)。高校要加強(qiáng)對二級學(xué)院檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立與二級學(xué)院發(fā)展規(guī)模、發(fā)展?fàn)顩r相適應(yīng)的綜合檔案室(館),選拔政治素質(zhì)高、事業(yè)心、責(zé)任感強(qiáng)的同志擔(dān)任檔案專職干部。清晰劃分學(xué)校、二級學(xué)院兩個(gè)層次檔案管理的職責(zé)范圍,使學(xué)校與二級學(xué)院各司其職,各盡其責(zé)。明確學(xué)校檔案館(室)主要負(fù)責(zé)收集保管校本部及二級學(xué)院產(chǎn)生的永久保存價(jià)值檔案,工作重心放在檔案信息的研發(fā)利用和檔案建設(shè)現(xiàn)代化管理水平的提高上,同時(shí)負(fù)責(zé)二級學(xué)院檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo),定期開展檔案業(yè)務(wù)及現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn),使二級學(xué)院檔案人員的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平更好地適應(yīng)當(dāng)前學(xué)院建設(shè)發(fā)展的需要。

建立完善管理制度。結(jié)合二級學(xué)院工作實(shí)際和特點(diǎn),建立符合本院實(shí)際的《文件材料歸檔范圍、歸檔要求》、《檔案分管院領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制》、《專、兼職檔案員責(zé)任制》、《文件材料的管理和利用制度》、《檔案資料傳遞、登記制度》等檔案管理規(guī)章制度。健全檔案管理工作的檢查、考核制度,定期布置、檢查、總結(jié)檔案工作,明確崗位職責(zé),強(qiáng)化責(zé)任意識,不斷提高檔案管理水平。

加強(qiáng)日常收集與整理。一是要編制一套切合本院實(shí)際的檔案整理分類方案和工作標(biāo)準(zhǔn)。二是開展積極主動(dòng)、有目的、有意義的收集工作。一方面要確保歸檔范圍內(nèi)的文件全部歸檔,另一方面要特別注意收集日常分散形成的賬外文件材料。三是要加強(qiáng)文件材料的整理與分類,嚴(yán)格按照本院文件材料整理、分類方案和工作標(biāo)準(zhǔn),科學(xué)合理地整理各類文件材料。

加強(qiáng)管理和利用。一是要改善現(xiàn)有的管理?xiàng)l件,建立具備溫濕度儀、空調(diào)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀及防盜系統(tǒng),符合防火、防蟲、防霉、防光、防盜、防塵“六防”要求的檔案專用庫房。二是要改進(jìn)管理方法,加大資金投入建立院內(nèi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),購置必備的筆記本電腦、攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、錄音筆、光盤刻錄機(jī)、多媒體設(shè)施等,利用計(jì)算檔案管理軟件建立目錄數(shù)據(jù)庫,運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫建立全院檔案信息系統(tǒng),提高檔案信息的收集、儲(chǔ)備、檢索開發(fā)、利用的`速度和質(zhì)量,使檔案管理工作盡快步入科學(xué)化管理軌道。三是加強(qiáng)研發(fā)利用,編制《全宗指南》、《大事記》、《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》、《論文論著匯編》等編研資料,并及時(shí)增補(bǔ)、充實(shí)其內(nèi)容,使二級學(xué)院檔案更好地為學(xué)院教學(xué)、科研、管理服務(wù)。

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學(xué)院檔案管理綜述篇六

（浙江農(nóng)林大學(xué)工程學(xué)院，浙江臨安311300）。

摘要：我國高校大多實(shí)行二級管理制度。其中二級學(xué)院行政管理水平?jīng)Q定了其執(zhí)行力，在一定程度上影響或制約著高校的改革與發(fā)展。二級學(xué)院的行政化管理必須服從于新形勢、新要求、新任務(wù)。明確我國高校二級行政管理的現(xiàn)狀并加以改革創(chuàng)新，已成為高校行政管理者思考和關(guān)注的問題。

俄國教育家烏申斯基對高校三要素的解釋是：行政管理、傳承知識和科學(xué)研究?？梢娏己玫男姓芾?，是一所高校實(shí)現(xiàn)其全部功能的重要基礎(chǔ)。自上個(gè)世紀(jì)90年代開始，我國高校對其內(nèi)部的行政管理體制開始改革，國務(wù)院曾對此下發(fā)了《關(guān)于深化高等教育體制改革的若干意見》進(jìn)行規(guī)范。近年來，隨著我國高校連續(xù)的普遍擴(kuò)招，各高校都已基本進(jìn)入發(fā)展性、綜合性大學(xué)階段。所謂“綜合性大學(xué)”，一般是指涵蓋文、理、工、商、法、醫(yī)等學(xué)科門類齊全、辦學(xué)規(guī)模宏大、科研實(shí)力較強(qiáng)的高校。其特點(diǎn)是具有“多學(xué)科性”，體現(xiàn)為下轄多個(gè)學(xué)院（涵蓋多個(gè)學(xué)科），且各學(xué)科間相互聯(lián)系；強(qiáng)調(diào)教學(xué)與科研并重，并且在一定學(xué)科范圍內(nèi)，科學(xué)研究工作走在教學(xué)的前面，為教學(xué)工作提供學(xué)術(shù)支撐，促進(jìn)學(xué)生科學(xué)研究意識和能力；其基礎(chǔ)屬性是：科學(xué)研究多為基礎(chǔ)科學(xué)，教學(xué)內(nèi)容主要為普通教育，重在培養(yǎng)學(xué)生的基本素質(zhì)和能力。為實(shí)現(xiàn)學(xué)生培養(yǎng)的目標(biāo)和學(xué)校各項(xiàng)工作的有序開展，綜合型大學(xué)多側(cè)重于二級學(xué)院化，相應(yīng)的行政管理逐步重心下移，實(shí)行總體規(guī)劃、分級負(fù)責(zé)，學(xué)院享有一定獨(dú)立創(chuàng)新責(zé)權(quán)的管理模式。因此，高校行政管理體制的改革和創(chuàng)新逐漸成為高校行政管理人員和教育研究機(jī)構(gòu)的關(guān)注熱點(diǎn)。

由此可見，綜合性大學(xué)的行政管理是指高校確立了計(jì)劃目標(biāo)后，以一定的規(guī)章制度為基礎(chǔ)、采取一系列方法和措施確保各職能部門協(xié)調(diào)一致、各司其職，帶動(dòng)全校師生職工統(tǒng)一步調(diào)、按時(shí)完成各項(xiàng)工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)既定發(fā)展目標(biāo)的系統(tǒng)化改革模式。其中的行政管理主要體現(xiàn)在如何處理好領(lǐng)導(dǎo)與專家、教師與管理人員、個(gè)體與集體、民主與集中，以及繼承與創(chuàng)新之間的關(guān)系。在當(dāng)前高校普遍推行二級學(xué)院負(fù)責(zé)制的大背景下，高校二級學(xué)院的行政管理工作日益顯得舉足輕重。換句話說，做好各個(gè)二級學(xué)院的行政管理工作，在綜合性大學(xué)的整體運(yùn)行管理中實(shí)現(xiàn)上行下達(dá)、落實(shí)學(xué)校的各項(xiàng)決策有著十分關(guān)鍵的作用。

高校的`行政管理始終是學(xué)校順利實(shí)施教學(xué)、科研的前提條件。也是實(shí)現(xiàn)學(xué)校政令暢通、確保社會(huì)主義辦學(xué)方向，實(shí)施依法治校的必要保障。但在我國高校快速發(fā)展的現(xiàn)階段，卻往往缺乏對于高校二級行政管理的深層次理論探討，于是導(dǎo)致了行政管理水平滯后于教育改革進(jìn)展，甚至成為學(xué)校深化改革的客觀阻礙。

一、現(xiàn)階段我國高校行政管理現(xiàn)狀。

（一）我國高校普遍存在部門編制龐大，人浮于事、效率低下的現(xiàn)象。

目前，我國高校行政管理的設(shè)置大多參照政府機(jī)關(guān)而設(shè)置，機(jī)構(gòu)繁多、功能過細(xì)、編制冗余，甚至不乏因人設(shè)崗等情況。在實(shí)際辦事過程中，每個(gè)部門只管理具體行政職責(zé)的具體部分，這就導(dǎo)致一個(gè)行政命令需要數(shù)個(gè)部門集體參與才能完成，極大地影響了辦事效率。校內(nèi)、校外的辦事人員也往往需要跑遍多個(gè)部門才能辦好一件事情。形成了既耽誤時(shí)間又手續(xù)繁瑣，出現(xiàn)事難辦、臉難看、字難簽、章難蓋的現(xiàn)象。在事情涉及多部門的情況下，部門之間也往往怕承擔(dān)責(zé)任而相互推諉，這不僅使得行政管理成本增加，還造成了行政管理混亂、對高校形象造成一定的負(fù)面影響。

（二）盲目服從，主觀能動(dòng)性低。

現(xiàn)階段我國高校主要的管理模式基本是下級服從卜級，相當(dāng)部分的高校都將學(xué)校的組織機(jī)構(gòu)和管理權(quán)限固定在不同的級別上，形成了由高到低、猶如金字塔般分布的管理體系和權(quán)力體系。每逢重大事情發(fā)生，下級管理部門總會(huì)等待或依賴上級部門發(fā)布指令行事。即使出現(xiàn)與現(xiàn)有規(guī)章制度相違背的情況，也是上級說了算，這就難免居功自大，而下級管理部門總會(huì)等待或依賴上級部門發(fā)布指令行事，政策、法規(guī)以及原有的辦事規(guī)則都跑到腦后，坐等領(lǐng)導(dǎo)安排，久而久之形成等靠風(fēng)氣。具體辦事的主觀能動(dòng)性大大降低，工作效率低下，人浮于事。另外，由于高校管理工作的運(yùn)行主要依靠行政機(jī)構(gòu)或行政人員逐級行使行政管理職能來實(shí)現(xiàn)，學(xué)校的一切資源甚至包括學(xué)術(shù)資源在內(nèi)都受控于學(xué)校的組織機(jī)構(gòu)和成員，特別是學(xué)術(shù)資源長期被行政手段干預(yù)，使得本應(yīng)以學(xué)術(shù)為中心的高等院校在不同程度存在著權(quán)力崇拜，導(dǎo)致學(xué)術(shù)情節(jié)、人文關(guān)懷逐漸褪色。

（三）高校行政管理的重內(nèi)務(wù)屬性，忽略了其外聯(lián)作用。

高校是一個(gè)具有豐富社會(huì)屬性的實(shí)體，因此其行政管理中對內(nèi)在事務(wù)的管理和對外聯(lián)系合作的管理同等重要。一般而言，學(xué)校對內(nèi)部事務(wù)的管理比較到位，但對外管理則較為薄弱。比如學(xué)校與校友，與兄弟院校之間、企業(yè)或科研單位之間、與地方政府相關(guān)部門之間的溝通合作，與教育主管機(jī)構(gòu)部門、國家行政部門以及國際交流合作等方面的事務(wù)處理，往往缺乏規(guī)范化的規(guī)章制度和執(zhí)行監(jiān)督，甚至很少有人對此進(jìn)行深入研究。長此以往，也必將導(dǎo)致高校外部發(fā)展空間受到阻礙。究其原因，一方面是行政管理人員相關(guān)知識學(xué)習(xí)不夠、創(chuàng)新意識不強(qiáng)，服務(wù)意識淡薄、行政效能低下。另一方面，高校行政管理的現(xiàn)行措施還主要是依靠各類規(guī)章制度和各崗位職責(zé)和主管領(lǐng)導(dǎo)的命令指示，使得管理的科學(xué)性和規(guī)范性上體現(xiàn)不了職員的自主能動(dòng)性，下級只是以簡單地完成上級意志為己任。

二、盡力提高二級管理成效，是當(dāng)前高校改革發(fā)展的動(dòng)力。

我國高校當(dāng)前正面臨從大學(xué)到學(xué)科，再從學(xué)科到大學(xué)交互作用的變革過程。高校的行政管理也伴隨著由權(quán)力集中轉(zhuǎn)向兩級化管理而過渡，因此高校行政管理的二級化進(jìn)程日益顯得重要。只有做好二級管理，使二級學(xué)院充滿活力，將直接影響到一所高校的變革進(jìn)程。

在普遍實(shí)行二級管理的大趨勢下，如何更好地發(fā)揮二級學(xué)院行政管理作用、實(shí)現(xiàn)行政管理的暢通高效，已成為每一個(gè)高校行政管理人員必須面對的課題。

（一）止步不前不如自我提升。

我國高校行政管理機(jī)構(gòu)的大致模式是：實(shí)行二級化管理的高校一般都設(shè)置數(shù)個(gè)行政管理崗位，而二級行政管理崗位的一個(gè)人員需聯(lián)系本學(xué)院內(nèi)、外的數(shù)個(gè)行政管理部門。當(dāng)某個(gè)工作內(nèi)容涉及到幾個(gè)部門時(shí)，如果出現(xiàn)相互推諉，則辦事人員往往疲于應(yīng)付，其忙亂倉促可想而知。如何改變這種現(xiàn)象？如何提高辦事效率？這是我們必須面對，而且必須解決的問題。

雖然制度層面上的改革需要上級部門來決定，但通過崗位培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)熟練程度來提高二級行政管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)卻更為重要。實(shí)行二級化管理的高校，其二級學(xué)院管理者的能力提升直接影響到整個(gè)學(xué)校的管理效率和服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，好的服務(wù)意識和服務(wù)態(tài)度并不代表管理工作的高效率、高質(zhì)量，還需要管理者掌握現(xiàn)代管理技能、掌握先進(jìn)的管理技巧、積累管理知識和管理經(jīng)驗(yàn)。而提高整個(gè)管理隊(duì)伍的素質(zhì)，就必須強(qiáng)調(diào)提高服務(wù)意識、強(qiáng)化為教學(xué)科研服務(wù)的崗位職責(zé)，使二級學(xué)院的行政管理與全校行政管理有機(jī)融合。提高管理工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)有兩種方式：一是引進(jìn)高素質(zhì)的、具有良好學(xué)科基礎(chǔ)的管理人員，徹底改變管理隊(duì)伍的能力結(jié)構(gòu)；二是對現(xiàn)有管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，較大地提升工作技能。比如培養(yǎng)奉獻(xiàn)意識，養(yǎng)成以大局為重的責(zé)任感、使之具有良好的溝通及表達(dá)能力等。除此之外，所有的管理人員都要具備能獨(dú)立擔(dān)當(dāng)所肩負(fù)的工作，具有一定的組織協(xié)調(diào)、創(chuàng)新和控制能力。

（二）調(diào)整現(xiàn)有行政管理模式，優(yōu)化二級管理環(huán)境。

“以人為本、以生為本”已成為各高校管理工作的基本出發(fā)點(diǎn)。實(shí)行二級化管理的高校，一般都設(shè)置了學(xué)校總的行政辦公平臺（中心），實(shí)行各部門集中辦公以提高工作效率。并以明確的崗位職責(zé)規(guī)范行政管理，靠責(zé)任到人、首問負(fù)責(zé)等方式提升工作效率；以提高服務(wù)理念，樹立黨員先鋒崗等起到促進(jìn)帶動(dòng)作用等。

在此基礎(chǔ)上，應(yīng)建立公布監(jiān)督投訴制度（含申訴制度）等，以促進(jìn)管理的規(guī)范性，建立并嚴(yán)格實(shí)行考核獎(jiǎng)懲制度，以樹立正氣、獎(jiǎng)勤罰懶等措施調(diào)動(dòng)積極性。另外，還應(yīng)創(chuàng)造適宜的環(huán)境，為開展“教授治學(xué)、民主決策，實(shí)行重大議題集體表決；日常事務(wù)嚴(yán)格規(guī)章制度，責(zé)任到人，適時(shí)考核、糾錯(cuò)查漏；以確保政令上通下達(dá)，日常工作有條不紊。

（三）建立健全二級管理制度，管理權(quán)限下放，真正做到“責(zé)權(quán)利三結(jié)合”

順應(yīng)形勢發(fā)展，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、民主的行政管理是高校行政改革的發(fā)展方向。堅(jiān)持依法治校、健全各項(xiàng)管理制度，通過二級化管理，充分調(diào)動(dòng)各級管理人員的主觀能動(dòng)性，提高效率，是保障學(xué)校行政執(zhí)行力的保障。

加強(qiáng)學(xué)校各級行政部門、管理人員之間的交流，提高行政管理工作效率。高校行政管理部門多，部門間利益存在矛盾，人際關(guān)系復(fù)雜，管理人員多等等，都加大了行政管理工作的開展難度，使行政執(zhí)行力打了折扣，行政管理受到影響。究其根本，就是行政管理部門之間，行政工作人員之間缺乏溝通。若加強(qiáng)管理人員互相交流、溝通、建立良好的人際關(guān)系基礎(chǔ)，使得工作人員相互理解、相互配合，保障行政管理良好運(yùn)行。

（四）豐富二級行政管理技術(shù)，開展信息化為主的管理技術(shù)創(chuàng)新。

提高高校各級行政管理的效率，可采取信息化平臺。如：校訊通短信平臺、騰訊群、微博、討論組、學(xué)院網(wǎng)站及內(nèi)網(wǎng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺等信息化管理方式，及時(shí)把有關(guān)決定、通知、會(huì)議精神等信息及時(shí)傳達(dá)，縮短信息傳播和反饋的周期，提高辦公效率。教師、學(xué)生以及管理者都可以通過信息反饋平臺及時(shí)有效的溝通，使高校行政管理工作更加便捷和高效。

在教育全球化的今天，任何止步不前都會(huì)落后，高校的行政管理亦是如此。創(chuàng)新、進(jìn)步來源于勇于實(shí)踐、善于實(shí)踐。高校發(fā)展的趨勢要求其各級管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)行管理改革、更新管理理念。而管理者的素質(zhì)，也勢必伴隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展而得到不斷提高和優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)。

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學(xué)院檔案管理綜述篇七

實(shí)驗(yàn)?zāi)康模?）初步掌握檔案信息管理的相關(guān)知識點(diǎn)。

2）了解檔案信息管理所涉及的角色，以及各角色所涉及的功能。

3）了解檔案信息管理的相關(guān)流程。

實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備：

檔案信息管理是每個(gè)企事業(yè)單位必不可少的重要管理項(xiàng)目，例如行政檔案、會(huì)議文件等等，都是各個(gè)管理者所重視的，各部門，各類別，多樣的文件，作為重要的歷史與決策依據(jù)。辦公中形成的各類文件可直接歸檔到檔案信息管理，并按檔案信息管理規(guī)范進(jìn)行管理和利用，實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化。

實(shí)戰(zhàn)任務(wù)：

基礎(chǔ)信息設(shè)置；系統(tǒng)配置項(xiàng)維護(hù)；系統(tǒng)用戶設(shè)置；檔案日志管理；檔案收集管理；業(yè)務(wù)處理；技術(shù)處理；編研利用以及大廳用戶注冊；出庫管理；檔案檢索；預(yù)警管理；檔案大廳實(shí)驗(yàn)要求：

通過在一個(gè)完整的電子政務(wù)系統(tǒng)上進(jìn)行模擬操作檔案信息管理，讓實(shí)驗(yàn)者在模擬實(shí)踐中體會(huì)電子政務(wù)給政府傳統(tǒng)辦公帶來的巨大變革，掌握檔案信息管理的操作技巧。通過實(shí)踐課程的學(xué)習(xí)，對電子政務(wù)形成感性認(rèn)識，通過實(shí)際操作體驗(yàn)檔案信息管理的基本功能，從而感受到實(shí)施電子政務(wù)的重要性，并能夠初步掌握實(shí)施電子政務(wù)的基本方法和策略。實(shí)驗(yàn)內(nèi)容與步驟：

任務(wù)一：基礎(chǔ)信息設(shè)置1）檔案館信息維護(hù)。

學(xué)院檔案管理綜述篇八

大學(xué)的二級學(xué)院就是大學(xué)在它的系的基礎(chǔ)上合并或者獨(dú)立建制的學(xué)院，譬如，漢語言學(xué)院，外國語學(xué)院，法學(xué)院，經(jīng)濟(jì)學(xué)院，資源與環(huán)境學(xué)院等。而大學(xué)的獨(dú)立學(xué)院是大學(xué)和社會(huì)力量或者社會(huì)機(jī)構(gòu)合作辦學(xué)的一種模式，它是我國高等教育的有益補(bǔ)充和新的探索嘗試，她的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)都比較高，也屬于民辦院校的性質(zhì)。

大學(xué)的.二級學(xué)院是大學(xué)的，正常的教學(xué)輔助機(jī)構(gòu)或者教學(xué)單位，是公辦性質(zhì)的，還有不少大學(xué)設(shè)置了書院制，譬如，西安交通大學(xué)就設(shè)有各種書院。

我國的高等院校和社會(huì)力量辦學(xué)設(shè)置的獨(dú)立學(xué)院有不少譬如，安交通大學(xué)城市學(xué)院，西北工業(yè)大學(xué)明德學(xué)院，西安科技大學(xué)高新學(xué)院，廈門大學(xué)嘉庚學(xué)院，子科技大學(xué)成都學(xué)院電子科技大學(xué)中山學(xué)院，中山大學(xué)新華學(xué)院，重慶大學(xué)城市學(xué)院等。

學(xué)院檔案管理綜述篇九

本文以民辦高職院校行政秘書崗位工作為例，從民辦高職院校二級學(xué)院行政管理工作對學(xué)院發(fā)展的重要性出發(fā)，分析工作的現(xiàn)狀問題，闡述了強(qiáng)化行政管理的必要性，提出了強(qiáng)化行政管理工作的建議，希望能夠?yàn)楦呗氃盒＠枚墝W(xué)院開展行政管理工作提供更好的參考。

一、行政管理工作在二級學(xué)院發(fā)展中的重要性。

（一）橋梁、紐帶的作用。

行政秘書既執(zhí)行學(xué)院的決策，又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手，起著重要的橋梁、紐帶作用。橋梁、紐帶實(shí)現(xiàn)著人與人、組織與組織之間的溝通和交流。行政秘書在學(xué)院的建設(shè)發(fā)展中扮演多種角色，工作內(nèi)容涉及教學(xué)、班級、人事、總務(wù)、財(cái)務(wù)、外聯(lián)、工會(huì)等，各項(xiàng)工作的開展實(shí)現(xiàn)著學(xué)院與上級部門、兄弟部門、合作企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)、師生的有效溝通、協(xié)調(diào)。這個(gè)崗位是各種信息的聚集地和中轉(zhuǎn)站，是學(xué)院工作穩(wěn)定運(yùn)行的保障，對上、對下、對內(nèi)、對外都是不可或缺的一分子。

（二）凝心聚力的作用。

行政工作關(guān)系到學(xué)院運(yùn)作的質(zhì)量與效率，通過統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查、后勤服務(wù)、轉(zhuǎn)播宣傳全面履行其職能，一方面促進(jìn)了校園的安全、和諧，營造了學(xué)生健康成長的環(huán)境，另一方面加強(qiáng)了師資隊(duì)伍建設(shè)，弘揚(yáng)了師德師風(fēng)，各項(xiàng)工作傾注了關(guān)懷服務(wù)，將全院教職工緊緊團(tuán)結(jié)在一起。有了這股力量，大家才有擼起袖子加油干的精神，打造素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、講奉獻(xiàn)的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)才有了核心力。

（三）可持續(xù)協(xié)調(diào)發(fā)展的作用。

行政管理工作舉足輕重，它是多種類、多層次、多職能的，主要體現(xiàn)在如何處理好領(lǐng)導(dǎo)與教師、個(gè)體與集體、民主與集中以及繼承與創(chuàng)新之間的關(guān)系。它是調(diào)節(jié)和控制各項(xiàng)工作和師生員工行為的統(tǒng)一原則，約束、規(guī)范、激勵(lì)和引導(dǎo)著師生行為和發(fā)展方向。加強(qiáng)行政管理，是調(diào)動(dòng)教職工積極性、提高整體素質(zhì)的必由之路，也是適應(yīng)新形勢、新發(fā)展的必然要求。充分發(fā)揮二級學(xué)院良好的行政管理作用，可有效推進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

（一）工作強(qiáng)度大。

民辦高職院校二級學(xué)院普遍行政單崗單人，學(xué)院的相關(guān)文字起草、檢查反饋、收集整理、跟蹤督促、匯報(bào)提醒、溝通協(xié)調(diào)、處理解決，這一系列的具體工作要求行政秘書來完成，工作任務(wù)覆蓋面廣、任務(wù)重、千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。要將各項(xiàng)工作做到位，事無巨細(xì)，除需要有良好的業(yè)務(wù)能力和較強(qiáng)的心理抗壓力外，還常常除了要在工作時(shí)間內(nèi)爭分奪秒外，且需在工作時(shí)間之余加班加點(diǎn)。

（二）崗位不受重視。

高校的工作始終都是以教學(xué)和科研為中心，因此教師是高校的主體和“重點(diǎn)”群體。毋庸置疑，行政人員在提高辦學(xué)水平、增強(qiáng)學(xué)校實(shí)力的進(jìn)程中扮演著不可替代的重要角色，但與教師相比，行政人員是不受重視的群體。高校設(shè)立各種類型的課題、競賽、學(xué)習(xí)交流多是為教師搭建的平臺，而管理工作的事務(wù)性、具體性、瑣碎性難以形成專業(yè)優(yōu)勢和個(gè)人優(yōu)勢，其成果往往是隱性的，也就得不到重視。

（三）收入相對低。

相對于教師而言，行政人員的收入相對低。學(xué)校往往要依靠教學(xué)科研成果提高學(xué)校的知名度，因此待遇上是向教師傾斜的。如，各項(xiàng)技能競賽都設(shè)獎(jiǎng)項(xiàng)，參與技能競賽指導(dǎo)的教師有課時(shí)補(bǔ)貼。另外，教師在學(xué)生的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)課中獲得的課時(shí)也不可小覷。教師有渠道獲得薪酬之外的`各種補(bǔ)貼獎(jiǎng)勵(lì)，而行政人員雖在應(yīng)用文寫作、計(jì)劃組織、協(xié)調(diào)溝通、執(zhí)行控制能力方面并不弱于教師，但收入與教師的差距卻越來越大。這樣，削弱了行政管理的工作動(dòng)力、挫傷了積極性。

（四）被邊緣化。

行政人員不像教師有各自歸屬的教研室，一個(gè)教研室就是一個(gè)小團(tuán)體，行政人員單崗單人，易被邊緣化。如，在學(xué)校的學(xué)年度評優(yōu)評先方面，學(xué)院往往從各教研室推選一名優(yōu)秀教師，而行政人員沒有一個(gè)團(tuán)體，常不在被考慮之內(nèi)。被邊緣化讓行政人員深感付出與回報(bào)不對等，從而表現(xiàn)出對所從事職業(yè)的消極態(tài)度和行為，這種心理壓抑和職業(yè)倦怠也將導(dǎo)致工作積極性下降，服務(wù)意識淡薄。

三、強(qiáng)化行政管理工作的必要性。

行政管理工作績效的高低、服務(wù)意識的強(qiáng)弱等直接影響了貫徹力和執(zhí)行力的高低。二級學(xué)院行政管理人員的工作狀態(tài)，讓我們感到了他們發(fā)展的困境，沒有安全感，迫切需要增加強(qiáng)化的投入，提高他們的職業(yè)認(rèn)同感，實(shí)現(xiàn)高校管理高效、長遠(yuǎn)的發(fā)展。通過強(qiáng)化，可以使行政人員有更多的工作表現(xiàn)機(jī)會(huì)，體會(huì)工作上的成就感，看到未來發(fā)展的期望值還是高的，感受到公平，達(dá)到職務(wù)上的責(zé)任感，達(dá)到自我滿足的狀態(tài)，這樣才能避免消極應(yīng)付或另謀出路的選擇，出現(xiàn)積極、奮進(jìn)的狀態(tài)，從而以飽滿的熱情投入工作中。

四、強(qiáng)化行政管理工作的幾點(diǎn)建議。

（一）強(qiáng)化責(zé)任意識，激發(fā)擔(dān)當(dāng)精神。

行政秘書職業(yè)將不斷被賦予新的意義和價(jià)值，學(xué)校層面要充分認(rèn)識到行政工作的重要性。行政管理工作能否使二級學(xué)院充滿活力，將直接影響一所高校的變革進(jìn)程。學(xué)校應(yīng)該從各方面強(qiáng)化行政工作的責(zé)任意識，熱情、謙虛、平等的服務(wù)意識；與時(shí)俱進(jìn)、工作有前瞻性的創(chuàng)新意識；認(rèn)真履行工作職責(zé)，不過多計(jì)較個(gè)人得失的大局意識，激發(fā)行政人員的擔(dān)當(dāng)精神。

（二）創(chuàng)建學(xué)習(xí)發(fā)展平臺，展望未來前景。

僅有強(qiáng)的責(zé)任意識并不代表管理工作的高效率、高質(zhì)量，還需要掌握現(xiàn)代管理技能、先進(jìn)的管理技巧，積累管理知識和管理經(jīng)驗(yàn)。事實(shí)上，給予行政人員充分發(fā)展的機(jī)會(huì)，創(chuàng)建培訓(xùn)進(jìn)修、學(xué)習(xí)交流平臺，這既是組織的外在激勵(lì)，也是人的一種內(nèi)在的較高層次的需要。只有這樣，學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)才能得到積極響應(yīng)和認(rèn)同，行政管理工作才會(huì)真正具有活力。

（三）增設(shè)崗位津貼，認(rèn)可勞動(dòng)成果。

企業(yè)管理發(fā)展以“人”為本，人的價(jià)值觀是可以被引導(dǎo)的。行政崗位工作的繁雜性，使得行政人員上班時(shí)間分秒必爭，下班時(shí)間加班加點(diǎn)，工作有一定的特殊性。毫無疑問，增設(shè)行政崗位津貼，是對勞動(dòng)成果的一種認(rèn)可，被認(rèn)可就會(huì)獲得快樂，就會(huì)產(chǎn)生更多的效益。同時(shí)，增設(shè)崗位津貼也能引導(dǎo)行政人員對自身價(jià)值的認(rèn)同，滿足自我實(shí)現(xiàn)的需要，挖掘內(nèi)在潛力，促使人的行為向組織目標(biāo)而努力。

（四）組織公平，評先激勵(lì)。

公平性是企業(yè)管理的重要原則之一，不公的待遇，會(huì)使員工產(chǎn)生消極的情緒，影響工作效率，危害公司的利益。在高校同樣如此，業(yè)績優(yōu)秀的崗位應(yīng)該得到獎(jiǎng)勵(lì)與表彰，先進(jìn)不止來源于教學(xué)第一線，崗位不分優(yōu)劣先后，職務(wù)不分高低貴賤，只要工作成績突出，都應(yīng)有其價(jià)值體現(xiàn)，尊重是個(gè)人發(fā)展的基礎(chǔ)。通過評先激勵(lì)，激發(fā)人的內(nèi)在欲望和需求，以實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)和行為。只有這樣才不會(huì)打擊優(yōu)秀分子的工作積極性，否則會(huì)產(chǎn)生不良?xì)夥?，?dǎo)致行政人員士氣低落。

（五）強(qiáng)化行政管理的科學(xué)性和規(guī)范性，提升效率。

行政管理水平的高低能衡量出一個(gè)學(xué)校的實(shí)際競爭力。行政管理工作也應(yīng)按照職業(yè)道德的要求而有它的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。為避免由于行政工作失誤而帶來的各種損失，為加強(qiáng)行政工作的監(jiān)督，在挑戰(zhàn)和機(jī)遇的形勢下，高校需要考慮的是如何從存在的問題中找出路，如何從創(chuàng)新中謀發(fā)展，目的是構(gòu)建一個(gè)工作效率高、管理水平強(qiáng)的行政管理平臺，使之朝著科學(xué)、規(guī)范、制度的方向發(fā)展。海爾總裁曾經(jīng)說過這樣的話，企業(yè)要靠無形資產(chǎn)來盤活有形資產(chǎn)，只有先盤活人，才能盤活資產(chǎn)。對這句話，準(zhǔn)確的理解是人是企業(yè)發(fā)展的決定性因素。同樣的道理，高校核心競爭力的加強(qiáng)，不僅和高校的師資及生源質(zhì)量有關(guān)，與行政人員也有著密切的關(guān)系。因此，高校也需盤活行政人員這支重要的力量，使他們始終保持旺盛的積極性和努力程度。

參考文獻(xiàn)：

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學(xué)院檔案管理綜述篇十

（浙江農(nóng)林大學(xué)工程學(xué)院，浙江臨安311300）。

摘要：我國高校大多實(shí)行二級管理制度。其中二級學(xué)院行政管理水平?jīng)Q定了其執(zhí)行力，在一定程度上影響或制約著高校的改革與發(fā)展。二級學(xué)院的行政化管理必須服從于新形勢、新要求、新任務(wù)。明確我國高校二級行政管理的現(xiàn)狀并加以改革創(chuàng)新，已成為高校行政管理者思考和關(guān)注的問題。

俄國教育家烏申斯基對高校三要素的解釋是：行政管理、傳承知識和科學(xué)研究?？梢娏己玫男姓芾恚且凰咝?shí)現(xiàn)其全部功能的重要基礎(chǔ)。自上個(gè)世紀(jì)90年代開始，我國高校對其內(nèi)部的行政管理體制開始改革，國務(wù)院曾對此下發(fā)了《關(guān)于深化高等教育體制改革的若干意見》進(jìn)行規(guī)范。近年來，隨著我國高校連續(xù)的普遍擴(kuò)招，各高校都已基本進(jìn)入發(fā)展性、綜合性大學(xué)階段。所謂“綜合性大學(xué)”，一般是指涵蓋文、理、工、商、法、醫(yī)等學(xué)科門類齊全、辦學(xué)規(guī)模宏大、科研實(shí)力較強(qiáng)的高校。其特點(diǎn)是具有“多學(xué)科性”，體現(xiàn)為下轄多個(gè)學(xué)院（涵蓋多個(gè)學(xué)科），且各學(xué)科間相互聯(lián)系；強(qiáng)調(diào)教學(xué)與科研并重，并且在一定學(xué)科范圍內(nèi)，科學(xué)研究工作走在教學(xué)的前面，為教學(xué)工作提供學(xué)術(shù)支撐，促進(jìn)學(xué)生科學(xué)研究意識和能力；其基礎(chǔ)屬性是：科學(xué)研究多為基礎(chǔ)科學(xué)，教學(xué)內(nèi)容主要為普通教育，重在培養(yǎng)學(xué)生的基本素質(zhì)和能力。為實(shí)現(xiàn)學(xué)生培養(yǎng)的目標(biāo)和學(xué)校各項(xiàng)工作的有序開展，綜合型大學(xué)多側(cè)重于二級學(xué)院化，相應(yīng)的行政管理逐步重心下移，實(shí)行總體規(guī)劃、分級負(fù)責(zé)，學(xué)院享有一定獨(dú)立創(chuàng)新責(zé)權(quán)的管理模式。因此，高校行政管理體制的改革和創(chuàng)新逐漸成為高校行政管理人員和教育研究機(jī)構(gòu)的關(guān)注熱點(diǎn)。

由此可見，綜合性大學(xué)的行政管理是指高校確立了計(jì)劃目標(biāo)后，以一定的規(guī)章制度為基礎(chǔ)、采取一系列方法和措施確保各職能部門協(xié)調(diào)一致、各司其職，帶動(dòng)全校師生職工統(tǒng)一步調(diào)、按時(shí)完成各項(xiàng)工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)既定發(fā)展目標(biāo)的系統(tǒng)化改革模式。其中的行政管理主要體現(xiàn)在如何處理好領(lǐng)導(dǎo)與專家、教師與管理人員、個(gè)體與集體、民主與集中，以及繼承與創(chuàng)新之間的關(guān)系。在當(dāng)前高校普遍推行二級學(xué)院負(fù)責(zé)制的大背景下，高校二級學(xué)院的行政管理工作日益顯得舉足輕重。換句話說，做好各個(gè)二級學(xué)院的行政管理工作，在綜合性大學(xué)的整體運(yùn)行管理中實(shí)現(xiàn)上行下達(dá)、落實(shí)學(xué)校的各項(xiàng)決策有著十分關(guān)鍵的作用。

高校的`行政管理始終是學(xué)校順利實(shí)施教學(xué)、科研的前提條件。也是實(shí)現(xiàn)學(xué)校政令暢通、確保社會(huì)主義辦學(xué)方向，實(shí)施依法治校的必要保障。但在我國高?？焖侔l(fā)展的現(xiàn)階段，卻往往缺乏對于高校二級行政管理的深層次理論探討，于是導(dǎo)致了行政管理水平滯后于教育改革進(jìn)展，甚至成為學(xué)校深化改革的客觀阻礙。

一、現(xiàn)階段我國高校行政管理現(xiàn)狀。

（一）我國高校普遍存在部門編制龐大，人浮于事、效率低下的現(xiàn)象。

目前，我國高校行政管理的設(shè)置大多參照政府機(jī)關(guān)而設(shè)置，機(jī)構(gòu)繁多、功能過細(xì)、編制冗余，甚至不乏因人設(shè)崗等情況。在實(shí)際辦事過程中，每個(gè)部門只管理具體行政職責(zé)的具體部分，這就導(dǎo)致一個(gè)行政命令需要數(shù)個(gè)部門集體參與才能完成，極大地影響了辦事效率。校內(nèi)、校外的辦事人員也往往需要跑遍多個(gè)部門才能辦好一件事情。形成了既耽誤時(shí)間又手續(xù)繁瑣，出現(xiàn)事難辦、臉難看、字難簽、章難蓋的現(xiàn)象。在事情涉及多部門的情況下，部門之間也往往怕承擔(dān)責(zé)任而相互推諉，這不僅使得行政管理成本增加，還造成了行政管理混亂、對高校形象造成一定的負(fù)面影響。

（二）盲目服從，主觀能動(dòng)性低。

現(xiàn)階段我國高校主要的管理模式基本是下級服從卜級，相當(dāng)部分的高校都將學(xué)校的組織機(jī)構(gòu)和管理權(quán)限固定在不同的級別上，形成了由高到低、猶如金字塔般分布的管理體系和權(quán)力體系。每逢重大事情發(fā)生，下級管理部門總會(huì)等待或依賴上級部門發(fā)布指令行事。即使出現(xiàn)與現(xiàn)有規(guī)章制度相違背的情況，也是上級說了算，這就難免居功自大，而下級管理部門總會(huì)等待或依賴上級部門發(fā)布指令行事，政策、法規(guī)以及原有的辦事規(guī)則都跑到腦后，坐等領(lǐng)導(dǎo)安排，久而久之形成等靠風(fēng)氣。具體辦事的主觀能動(dòng)性大大降低，工作效率低下，人浮于事。另外，由于高校管理工作的運(yùn)行主要依靠行政機(jī)構(gòu)或行政人員逐級行使行政管理職能來實(shí)現(xiàn)，學(xué)校的一切資源甚至包括學(xué)術(shù)資源在內(nèi)都受控于學(xué)校的組織機(jī)構(gòu)和成員，特別是學(xué)術(shù)資源長期被行政手段干預(yù)，使得本應(yīng)以學(xué)術(shù)為中心的高等院校在不同程度存在著權(quán)力崇拜，導(dǎo)致學(xué)術(shù)情節(jié)、人文關(guān)懷逐漸褪色。

（三）高校行政管理的重內(nèi)務(wù)屬性，忽略了其外聯(lián)作用。

高校是一個(gè)具有豐富社會(huì)屬性的實(shí)體，因此其行政管理中對內(nèi)在事務(wù)的管理和對外聯(lián)系合作的管理同等重要。一般而言，學(xué)校對內(nèi)部事務(wù)的管理比較到位，但對外管理則較為薄弱。比如學(xué)校與校友，與兄弟院校之間、企業(yè)或科研單位之間、與地方政府相關(guān)部門之間的溝通合作，與教育主管機(jī)構(gòu)部門、國家行政部門以及國際交流合作等方面的事務(wù)處理，往往缺乏規(guī)范化的規(guī)章制度和執(zhí)行監(jiān)督，甚至很少有人對此進(jìn)行深入研究。長此以往，也必將導(dǎo)致高校外部發(fā)展空間受到阻礙。究其原因，一方面是行政管理人員相關(guān)知識學(xué)習(xí)不夠、創(chuàng)新意識不強(qiáng)，服務(wù)意識淡薄、行政效能低下。另一方面，高校行政管理的現(xiàn)行措施還主要是依靠各類規(guī)章制度和各崗位職責(zé)和主管領(lǐng)導(dǎo)的命令指示，使得管理的科學(xué)性和規(guī)范性上體現(xiàn)不了職員的自主能動(dòng)性，下級只是以簡單地完成上級意志為己任。

二、盡力提高二級管理成效，是當(dāng)前高校改革發(fā)展的動(dòng)力。

我國高校當(dāng)前正面臨從大學(xué)到學(xué)科，再從學(xué)科到大學(xué)交互作用的變革過程。高校的行政管理也伴隨著由權(quán)力集中轉(zhuǎn)向兩級化管理而過渡，因此高校行政管理的二級化進(jìn)程日益顯得重要。只有做好二級管理，使二級學(xué)院充滿活力，將直接影響到一所高校的變革進(jìn)程。

在普遍實(shí)行二級管理的大趨勢下，如何更好地發(fā)揮二級學(xué)院行政管理作用、實(shí)現(xiàn)行政管理的暢通高效，已成為每一個(gè)高校行政管理人員必須面對的課題。

（一）止步不前不如自我提升。

我國高校行政管理機(jī)構(gòu)的大致模式是：實(shí)行二級化管理的高校一般都設(shè)置數(shù)個(gè)行政管理崗位，而二級行政管理崗位的一個(gè)人員需聯(lián)系本學(xué)院內(nèi)、外的數(shù)個(gè)行政管理部門。當(dāng)某個(gè)工作內(nèi)容涉及到幾個(gè)部門時(shí)，如果出現(xiàn)相互推諉，則辦事人員往往疲于應(yīng)付，其忙亂倉促可想而知。如何改變這種現(xiàn)象？如何提高辦事效率？這是我們必須面對，而且必須解決的問題。

雖然制度層面上的改革需要上級部門來決定，但通過崗位培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)熟練程度來提高二級行政管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)卻更為重要。實(shí)行二級化管理的高校，其二級學(xué)院管理者的能力提升直接影響到整個(gè)學(xué)校的管理效率和服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，好的服務(wù)意識和服務(wù)態(tài)度并不代表管理工作的高效率、高質(zhì)量，還需要管理者掌握現(xiàn)代管理技能、掌握先進(jìn)的管理技巧、積累管理知識和管理經(jīng)驗(yàn)。而提高整個(gè)管理隊(duì)伍的素質(zhì)，就必須強(qiáng)調(diào)提高服務(wù)意識、強(qiáng)化為教學(xué)科研服務(wù)的崗位職責(zé)，使二級學(xué)院的行政管理與全校行政管理有機(jī)融合。提高管理工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)有兩種方式：一是引進(jìn)高素質(zhì)的、具有良好學(xué)科基礎(chǔ)的管理人員，徹底改變管理隊(duì)伍的能力結(jié)構(gòu)；二是對現(xiàn)有管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，較大地提升工作技能。比如培養(yǎng)奉獻(xiàn)意識，養(yǎng)成以大局為重的責(zé)任感、使之具有良好的溝通及表達(dá)能力等。除此之外，所有的管理人員都要具備能獨(dú)立擔(dān)當(dāng)所肩負(fù)的工作，具有一定的組織協(xié)調(diào)、創(chuàng)新和控制能力。

（二）調(diào)整現(xiàn)有行政管理模式，優(yōu)化二級管理環(huán)境。

“以人為本、以生為本”已成為各高校管理工作的基本出發(fā)點(diǎn)。實(shí)行二級化管理的高校，一般都設(shè)置了學(xué)?？偟男姓k公平臺（中心），實(shí)行各部門集中辦公以提高工作效率。并以明確的崗位職責(zé)規(guī)范行政管理，靠責(zé)任到人、首問負(fù)責(zé)等方式提升工作效率；以提高服務(wù)理念，樹立黨員先鋒崗等起到促進(jìn)帶動(dòng)作用等。

在此基礎(chǔ)上，應(yīng)建立公布監(jiān)督投訴制度（含申訴制度）等，以促進(jìn)管理的規(guī)范性，建立并嚴(yán)格實(shí)行考核獎(jiǎng)懲制度，以樹立正氣、獎(jiǎng)勤罰懶等措施調(diào)動(dòng)積極性。另外，還應(yīng)創(chuàng)造適宜的環(huán)境，為開展“教授治學(xué)、民主決策，實(shí)行重大議題集體表決；日常事務(wù)嚴(yán)格規(guī)章制度，責(zé)任到人，適時(shí)考核、糾錯(cuò)查漏；以確保政令上通下達(dá)，日常工作有條不紊。

（三）建立健全二級管理制度，管理權(quán)限下放，真正做到“責(zé)權(quán)利三結(jié)合”

順應(yīng)形勢發(fā)展，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、民主的行政管理是高校行政改革的發(fā)展方向。堅(jiān)持依法治校、健全各項(xiàng)管理制度，通過二級化管理，充分調(diào)動(dòng)各級管理人員的主觀能動(dòng)性，提高效率，是保障學(xué)校行政執(zhí)行力的保障。

加強(qiáng)學(xué)校各級行政部門、管理人員之間的交流，提高行政管理工作效率。高校行政管理部門多，部門間利益存在矛盾，人際關(guān)系復(fù)雜，管理人員多等等，都加大了行政管理工作的開展難度，使行政執(zhí)行力打了折扣，行政管理受到影響。究其根本，就是行政管理部門之間，行政工作人員之間缺乏溝通。若加強(qiáng)管理人員互相交流、溝通、建立良好的人際關(guān)系基礎(chǔ)，使得工作人員相互理解、相互配合，保障行政管理良好運(yùn)行。

（四）豐富二級行政管理技術(shù)，開展信息化為主的管理技術(shù)創(chuàng)新。

提高高校各級行政管理的效率，可采取信息化平臺。如：校訊通短信平臺、騰訊群、微博、討論組、學(xué)院網(wǎng)站及內(nèi)網(wǎng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺等信息化管理方式，及時(shí)把有關(guān)決定、通知、會(huì)議精神等信息及時(shí)傳達(dá)，縮短信息傳播和反饋的周期，提高辦公效率。教師、學(xué)生以及管理者都可以通過信息反饋平臺及時(shí)有效的溝通，使高校行政管理工作更加便捷和高效。

在教育全球化的今天，任何止步不前都會(huì)落后，高校的行政管理亦是如此。創(chuàng)新、進(jìn)步來源于勇于實(shí)踐、善于實(shí)踐。高校發(fā)展的趨勢要求其各級管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)行管理改革、更新管理理念。而管理者的素質(zhì)，也勢必伴隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展而得到不斷提高和優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)。

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［3］王光明，李兆輝，高效行政管理建設(shè)及發(fā)展探究［j］.高教研究，2010，（4）.

學(xué)院檔案管理綜述篇十一

第一條為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，使之逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化、系統(tǒng)化的要求，參照國家和上級主管部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)則。

第二條檔案管理的種類;根據(jù)國家的規(guī)定要求和勞動(dòng)人事管理的特點(diǎn)，將勞動(dòng)人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個(gè)人檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、文書資料檔案。

第三條職工個(gè)人檔案主要由記載個(gè)人在歷史各個(gè)時(shí)期表現(xiàn)情況的原始資料，各項(xiàng)工作能力素質(zhì)狀況和有關(guān)背景材料等構(gòu)成。它主要包括職工履歷、社會(huì)關(guān)系、職務(wù)、學(xué)歷、工資變動(dòng)情況、獎(jiǎng)懲記錄等以及各個(gè)時(shí)期的表現(xiàn)鑒定。

第四條專業(yè)技術(shù)人員(包括工人技師)檔案主要由記載其技術(shù)狀況的原始材料和考核評聘等有關(guān)的材料構(gòu)成，它主要包括專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)職稱(職務(wù))評聘申請表、工作總結(jié)、所在單位鑒定、評審委員會(huì)評審結(jié)果記錄、聘任或解聘書、高、中、初等級變化記錄和評聘工作的有關(guān)資料。

第五條文書資料檔案主要由記載公司勞動(dòng)人事管理活動(dòng)的主要過程原始材料、各項(xiàng)重要而且常用的勞動(dòng)人事政策規(guī)定的目錄或摘要、勞動(dòng)人事系統(tǒng)各崗位在工作中產(chǎn)生的各類正式文書、各種勞動(dòng)人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表和有關(guān)信息資料構(gòu)成。

學(xué)院檔案管理綜述篇十二

一、凡新聘職工個(gè)人檔案應(yīng)在報(bào)到后的一個(gè)月內(nèi)完成。

二、專業(yè)技術(shù)人員檔案的建立，應(yīng)在專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評聘管理部門或崗位移交有關(guān)材料后的一個(gè)月內(nèi)完成。

三、文書資料檔案的建立，首先由文書管理崗位每年二月前將上年度的文書資料交檔案管理崗位，然后由檔案管理崗位在接到后30天內(nèi)完成整理、分類、編號、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。

四、應(yīng)在有關(guān)崗位提供變更內(nèi)容后的一個(gè)月內(nèi)，對檔案的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行增刪、修正。

五、檔案的查詢、借閱必須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

六、每年4月前對公司的檔案管理工作進(jìn)行一次檢查。

七、文書資料檔案的分類、目錄編排、編號由公司行政人事部統(tǒng)一確定。

八、檔案管理崗位應(yīng)及時(shí)為公司各方面提供檔案資料查詢。

第九條人事檔案查閱、借閱。

一、查閱檔案的范圍。

1.因干部考察、任免、調(diào)動(dòng)、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等需要查閱本人檔案的。

3.因某種特殊情況需要查閱本人檔案的;。

4.編寫公司史、地方志、撰寫人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經(jīng)死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱。

二、借用檔案的范圍。

1.領(lǐng)導(dǎo)因?qū)徟殑?wù)任免、出國、晉升和享受待遇考察了解等需要借用有關(guān)人員的檔案;。

2.商調(diào)職工需要，將檔案寄送接受部門(分支機(jī)構(gòu))審查;。

3.本部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因?qū)τ谡螌彶?、考察、考核需要詳盡研究而暫時(shí)借用。

三、出具證明材料的范圍：出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的范圍，將人事檔案中的有關(guān)材料內(nèi)容摘抄或復(fù)制成單項(xiàng)的材料，用以證明該人員的有關(guān)情況。這種方式一般只限于審批案件、出國留學(xué)所必須提供的證據(jù)、證件等。凡因入團(tuán)、入黨、入學(xué)、參軍、提干、出國等進(jìn)行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時(shí)，一般不能查閱檔案，可由干部所在單位提供證明材料。

四、查閱、借用檔案辦理程序。

2.借閱經(jīng)理級以下人員的檔案，經(jīng)申請人所在部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政人事部審核，方可調(diào)出檔案。

五、查閱、借用檔案的注意事項(xiàng)。

1.查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時(shí)不準(zhǔn)邊閱邊議檔案內(nèi)容，更不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

2.查閱檔案時(shí)不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損;。

4.查閱檔案需到檔案室進(jìn)行，原則上不得帶走;特殊情況需借出的，必須在當(dāng)日歸還。

5.借用的檔案，必須保證絕對安全，要嚴(yán)格保密，妥善保存，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)交無關(guān)人員和本人翻閱，用完及時(shí)歸還。

學(xué)院檔案管理綜述篇十三

第一條：為加強(qiáng)學(xué)院檔案的科學(xué)管理，有效地為教學(xué)、科研、醫(yī)療事業(yè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條：我院檔案是指院內(nèi)在各項(xiàng)管理工作，教學(xué)、科研等工作活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、音像等各種形式載體的文字材料。

第三條：學(xué)院檔案是學(xué)院工作活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是教學(xué)管理、行政管理、科研管理的重要組成部分，是提高我院工作效率和教學(xué)質(zhì)量的必要條件。

第四條：學(xué)院檔案工作是維護(hù)我院合法權(quán)益和歷史真實(shí)的一項(xiàng)重要工作，應(yīng)列入全院教學(xué)、科研、行政事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，納入學(xué)院行政管理、教學(xué)管理、科學(xué)研究計(jì)劃之中。教學(xué)工作和建檔工作實(shí)行“四同步”管理：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定成果與驗(yàn)收、鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)情況同步；上報(bào)登記和評審、獎(jiǎng)勵(lì)科技成果及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。

第五條：學(xué)院檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，各門類載體檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

（一）對本院各部門的文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；

（二）負(fù)責(zé)保管全院全部檔案和與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料，積極提供利用，為全院各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料。

（三）認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機(jī)密的安全；

（四）辦理院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

第二章檔案工作體制、機(jī)構(gòu)和人員。

第七條：我院設(shè)立檔案科，配備專職檔案員，各科（室）配備兼職檔案員，檔案科受辦公室領(lǐng)導(dǎo)。

第八條：檔案科在業(yè)務(wù)上受包頭市檔案局二科的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。

第九條：檔案人員要具備高中以上文化水平和一定專業(yè)知識，參加業(yè)務(wù)職務(wù)評聘，并保持相對穩(wěn)定。

第十條：檔案人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針、政策，遵紀(jì)守法，鉆研業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，熱心為學(xué)院各項(xiàng)工作服務(wù)。

學(xué)院檔案管理綜述篇十四

第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制訂本制度。

第二條集團(tuán)公司員工檔案實(shí)行分級管理。

由集團(tuán)公司人力資源中心引進(jìn)的員工的檔案一律由集團(tuán)人力資源中心統(tǒng)一管理。

(一)原始檔案：員工入司時(shí)隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料，員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。

(二)新建檔案：員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料。

(三)電子檔案：員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷、崗位、職務(wù)、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。

經(jīng)集團(tuán)人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司引進(jìn)的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。

第三條人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導(dǎo)，該公司、部門人事負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)操作和管理，并對檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。集團(tuán)公司人力資源中心全權(quán)負(fù)責(zé)對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。

二、人事檔案的建立。

第四條新建人事檔案收集范圍。

由人力資源部門直接形成的材料：

(一)各種履歷表、登記表、面試評價(jià)表、個(gè)人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括：報(bào)名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗(yàn)單(要求員工在進(jìn)公司之前須到公司指定的醫(yī)院進(jìn)行體檢，且出具的體檢證明須真實(shí)有效)等材料。

(二)職務(wù)任免申請表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱(學(xué)位等)審批材料。

(三)工資調(diào)整審批表。

(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。

(五)考核、考勤或其它類材料。

(六)有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績、學(xué)歷情況等材料。

(七)各種處分、處罰材料和通報(bào)批評等材料。

(八)有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。

(九)各種重要的個(gè)人申請、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險(xiǎn)等材料。

(十)各種崗位責(zé)任書、競聘、施政方案等。

通過其它渠道形成的材料：

(一)各類組織成員或代表以及各種先進(jìn)模范或受獎(jiǎng)勵(lì)材料。

(二)參加各級人大或各類協(xié)會(huì)代表大會(huì)材料。

(三)業(yè)務(wù)考績材料、技術(shù)方面的貢獻(xiàn)材料及各項(xiàng)論文著作篇目等。

(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。

(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。

(六)在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。

(七)在部隊(duì)或?qū)W校等機(jī)關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。

(八)重要的社會(huì)關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。

(九)對違紀(jì)、違法事件的申訴、申報(bào)以及處理情況記錄等。

第五條人事檔案歸檔材料要求。

歸檔材料應(yīng)具備的條件：

(一)必須是已經(jīng)處理完畢，而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。

(二)材料必須以個(gè)人為對象。對反映多人有關(guān)情況的材料，應(yīng)當(dāng)分別制成以個(gè)人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個(gè)人檔案。

(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標(biāo)記，如個(gè)人簽字或加蓋個(gè)人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料，應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)齊，并在辦理完備后再行歸檔。

(四)檔案內(nèi)容必須實(shí)事求是，不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報(bào)告文學(xué)、個(gè)人回憶錄都不得歸檔。

(五)檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整，對頭尾不清、來源時(shí)間不明的材料，要盡可能查清注明;涉及個(gè)人重大問題的材料，如需查清，應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后，方能歸檔。確定材料能否歸檔時(shí)，應(yīng)針對具體問題具體分析，不能一概而論;同時(shí)，還應(yīng)對檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記，并有計(jì)劃地進(jìn)行收集補(bǔ)充。

應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料：

(一)經(jīng)過鑒別，凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料，應(yīng)填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。

(二)接收單位清點(diǎn)核對后，應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。

(三)凡屬退還本人的材料、證章等，應(yīng)開列詳細(xì)清單，證明材料(物品)名稱及份(件)數(shù)，經(jīng)批準(zhǔn)后退還本人，并由本人在接收人處簽字或加蓋個(gè)人印章。

(四)對不直接退還本人的材料，可經(jīng)批準(zhǔn)后給予銷毀，并應(yīng)對其本人說明。

(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù)，任何個(gè)人都不得擅自銷毀。

第六條人事檔案的整理要求：

(一)應(yīng)遵循完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的原則。

(二)應(yīng)做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致。

(四)材料增減時(shí)應(yīng)進(jìn)行重新整理。

(五)人事檔案原件作為正本，對于機(jī)密性較高的人事檔案，可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。

第七條人事檔案的建立。

(一)集團(tuán)公司總部新進(jìn)員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料，并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時(shí)予以補(bǔ)充完善。

(二)集團(tuán)公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求，經(jīng)該公司人事負(fù)責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。

(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案，并對員工在職期間相關(guān)個(gè)人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。

第八條人事檔案的編號。

(一)人事檔案編號構(gòu)成：檔案代碼+四位數(shù)字，按順序編號。

(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個(gè)字的漢語拼音第一個(gè)字母(大寫)，如采購管理中心，其人事檔案編號為cgg。

(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留，不重復(fù)使用。

(四)同一部門員工的檔案要求放在一起，每10名員工的人事檔案存放在同一個(gè)檔案袋內(nèi)，調(diào)動(dòng)或辭職抽出后不添加新的員工檔案，若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應(yīng)該在檔案袋上予以標(biāo)明。

第九條人事檔案建立的具體程序。

(一)集團(tuán)人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。

(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。

(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容。

(四)將新的材料存入檔案。

第十條員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。

(一)大學(xué)生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料，由所在公司、部門每半年整理一次，后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次，統(tǒng)一交集團(tuán)公司人力資源中心存檔。

(二)其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理，并要求歸檔。

三、人事檔案的轉(zhuǎn)遞。

第十一條人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序。

(一)人事負(fù)責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。

(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時(shí)間、原因(調(diào)動(dòng)、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點(diǎn)。

(三)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。

(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起，并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。

(五)收檔公司、部門在收到檔案，核對無誤后，必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章，且及時(shí)反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門。

第十二條人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴(yán)禁私自拆封偷閱檔案。

第十三條員工晉升科級(含)以上級別，轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團(tuán)公司人力資源中心;科級管理干部被免職后，其檔案材料由集團(tuán)公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。

第十四條員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，并妥善保管二年。銷毀時(shí)須填寫《檔案銷毀申請單》，經(jīng)集團(tuán)公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷毀。

四、人事檔案的查詢、借閱。

第十五條檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理。

(一)檔案的查詢應(yīng)先申請，說明查詢的對象、理由和范圍，所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。

(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長，需辦理續(xù)借手續(xù)。

(三)各公司、部門、個(gè)人需要出具人事檔案證明材料，由所在公司、部門開具介紹信，說明理由，再由集團(tuán)公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。

(四)人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進(jìn)行。

五、人事檔案的保管。

第十六條人事檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密的原則。

第十七條人事檔案管理必須由專人負(fù)責(zé)，定期檢查核對，確保檔案完整、準(zhǔn)確。

第十八條人事檔案存放必須配備專門設(shè)備，不得與其它檔案混放一起。

第十九條人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。

第二十條任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

六、考核辦法。

(一)人事檔案不全的。

(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。

(三)不遵守人事檔案保密制度的。

(四)不履行正當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。

(五)不按規(guī)定銷毀人事檔案的。

一、目的。

為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密;同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

1、員工入職檔案：個(gè)人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定。

1、基礎(chǔ)管理。

1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等)，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。

1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱。

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)。

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

4、檔案的銷毀。

4.1公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實(shí)施。

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。

學(xué)院檔案管理綜述篇十五

1.職工個(gè)人檔案，凡是新進(jìn)公司的職工，勞動(dòng)人事部門應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容為其建立個(gè)人檔案，并按公司檔案管理規(guī)范統(tǒng)一整理分類、編號。

2.專業(yè)技術(shù)人員檔案，對專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評聘管理部門或崗位提供的職稱(職務(wù))評聘的有關(guān)資料，按規(guī)定要求進(jìn)行分類、整理、編號、歸檔。

3.文書資料檔案。對文書管理提供的各類文書資料，按設(shè)計(jì)要求進(jìn)行分類、整理、匯編成冊、編號歸檔。

二、檔案的日常維護(hù)：檔案的日常維護(hù)主要包括整理、分類、編號、裝訂、編目錄、內(nèi)容增刪、訂正、輸入電腦等項(xiàng)內(nèi)容，重點(diǎn)是增刪、訂正、更新。

三、檔案的查詢、借閱：檔案查詢、借閱管理的內(nèi)容主要根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定或公司的管理需要制定查詢、借閱檔案規(guī)定，對檔案的查閱、借閱實(shí)施管理。

四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個(gè)人檔案和專業(yè)技術(shù)人員檔案傳遞到流向單位。

學(xué)院檔案管理綜述篇十六

檔案記錄了一個(gè)單位的基本管理信息和科技信息，在其生產(chǎn)和生活中都有著不容忽視的作用，一旦遭到泄漏會(huì)給其帶來巨大的困擾，甚至?xí)绊懙缴a(chǎn)和科技成果的保密，直接威脅其在同行業(yè)中的地位和發(fā)展。因此檔案管理人員必須制定完善的安全管理策略，保證檔案信息的安全性。下面將從四個(gè)方面介紹檔案信息安全策略的具體內(nèi)容。

一、數(shù)字化檔案信息的安全防范。

要想保證數(shù)字化檔案信息的安全性，首要環(huán)節(jié)是設(shè)置訪問權(quán)限，對訪問用戶進(jìn)行監(jiān)督和控制，避免檔案信息的盜用和泄漏。系統(tǒng)將設(shè)置不同的訪問權(quán)限，用戶在登錄檔案系統(tǒng)時(shí)必須輸入用戶名和密碼，這將作為系統(tǒng)識別用戶身份的主要途徑，系統(tǒng)還會(huì)根據(jù)用戶的登陸端口判斷是否為默認(rèn)的登陸地址，如果不符合系統(tǒng)設(shè)定，那么用戶就無法登錄。通過驗(yàn)證的用戶會(huì)看到系統(tǒng)開放的訪問目錄和文件，這是系統(tǒng)根據(jù)用戶的權(quán)限設(shè)定的，只有具備相應(yīng)權(quán)限的用戶才能看到文件的具體內(nèi)容。同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)為用戶指明其可以行使的功能，如閱讀、修改、下載、拷貝等，用戶只能按照規(guī)定要求操作，如果存在違規(guī)行為系統(tǒng)將不予執(zhí)行，以保護(hù)文件不受用戶的非法刪除和盜用。系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)生成工作日志，包括用戶在不同時(shí)間的訪問記錄、具體操作等，為數(shù)字化檔案信息的安全管理工作提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

二、數(shù)字化檔案傳輸?shù)陌踩刂啤?/p>

三、實(shí)物與環(huán)境的安全控制。

數(shù)字化檔案信息是以計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備為依托存在的，如果外在的硬件設(shè)施遭到破壞，那么檔案信息的安全性就會(huì)遭受極大威脅。為了分散風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)定期備份檔案信息，將重要的信息分開存儲(chǔ)，這樣當(dāng)系統(tǒng)癱瘓時(shí)就可以實(shí)時(shí)還原，不用擔(dān)心文件的遺失；或者是將檔案信息存儲(chǔ)到兩個(gè)服務(wù)器上，任何一個(gè)服務(wù)器都可以當(dāng)作主服務(wù)器，并將兩臺服務(wù)器分開設(shè)置，平時(shí)只使用其中一臺服務(wù)器，另一臺備用，以備不時(shí)之需。同時(shí)，應(yīng)為機(jī)房布設(shè)兩條供電線路和一條后備穩(wěn)定電源，防止突然斷電造成當(dāng)前的操作中斷、數(shù)據(jù)丟失，使系統(tǒng)在任何情況下都可以正常運(yùn)行。此外，機(jī)房要設(shè)置環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)控環(huán)境的溫濕度，并做好通風(fēng)散熱工作，防止硬件系統(tǒng)的故障帶來的數(shù)字化檔案信息風(fēng)險(xiǎn)。

四、數(shù)字化檔案管理人員的安全控制。

檔案管理人員是保證檔案信息安全性的重要一環(huán)，只有高素質(zhì)、高水平的管理人員才能實(shí)現(xiàn)對檔案信息的全面、精密管理，反之，則會(huì)造成檔案信息的遺失和泄漏。檔案管理人員安全意識薄弱、從傳統(tǒng)保管到信息利用的角色轉(zhuǎn)變不及時(shí)、整體學(xué)歷水平不高也是現(xiàn)實(shí)問題，因此，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高其個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，打造高水平的管理團(tuán)隊(duì)，對于數(shù)字化檔案管理來說是十分必要的。應(yīng)定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)國家最新的法律法規(guī)、保密條例、計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案信息安全等相關(guān)知識，使其形成完善的知識體系。

綜上所述，隨著科技的快速發(fā)展，檔案信息的管理模式也逐漸向著數(shù)字化、智能化的方向轉(zhuǎn)變，實(shí)施檔案信息的安全管理策略也變得尤為重要。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)履行自身的崗位職責(zé)，針對安全管理漏洞不斷完善管理方案，使安全管理策略始終保持預(yù)見性和先進(jìn)性，嚴(yán)格遵循國家的法律法規(guī)和崗位制度，將安全管理的各項(xiàng)工作落到實(shí)處。

參考文獻(xiàn)。