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公司文件管理制度篇一

一、為建立組織，健全制度，使公司各項管理制度、規(guī)范化、，特制訂本規(guī)定，凡本公司所屬員工都應遵守本規(guī)定。

二、本公司員工任用、擔保、工作時間、請假休假、出差、培訓、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規(guī)定外，皆按本規(guī)定辦理。

三、本公司員工應團結友愛，忠于職守，遵守公司各項規(guī)章制度，服從各級主管人員的合理指揮與安排，不得陽奉陰違或敷衍塞責。

四、本公司員工應遵紀守法，努力學習科學文化知識，不斷提高自身修養(yǎng)。

五、本公司員工對內應認真工作，愛惜公物，減少損耗，提高業(yè)務水平和工作效率，對外應嚴守公司商業(yè)機密（公司的產品、圖紙、內部文件資料、贏利情況、銷售計劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機密）。

六、本公司員工應尊重公司信譽，除辦理本公司指定外，不得擅用本公司名義，嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。

七、本公司員工對外接洽事項時（包括電話洽談），應態(tài)度謙和，特別注意文明用語，不得滿懷不滿情緒，有損害公司形象的行為。

八、本公司員工應遵守國家法律，嚴禁有酗酒鬧事，吸食毒品、賭博、拉幫結派等行為。

九、本公司員工應發(fā)揚團隊精神，心胸豁達，勤奮敬業(yè)，始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的精神。

十、本制度經行政會議通過后，試用實施，若試用期間有疑問，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會議研究修訂，其他任何人員不得擅自修改。

公司文件管理制度篇二

及時糾正在服務過程中產生的不合格,防止不合格服務的再發(fā)生,識別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹盏漠a生,實現持續(xù)改進,為顧客提供更優(yōu)質的服務。

適用于公司所有糾正預防措施活動的實施。

3.1管理者代表負責監(jiān)督、協調改進、糾正和預防措施的實施。

3.2質主管負責在公司質量體系(活動)出現或存在潛在的質量問題時發(fā)出相應的通知,并跟進驗證實施效果。

3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。

3.4產生不合格服務的`部門主辦以上管理人員負責組織調查產生不合格的原因,制定糾正措施。

3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。

4.1糾正措施

4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。

4.1.2對以下信息采用統計技術或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。

a.顧客的投訴(建議)

b.緊急事件及重大質量事故

c.品質主管對各部門日常工作的檢查和建議

d.對分承包服務的評估

e.顧客滿意度調查的輸出

f.內、外審報告

g.管理評審的各項輸出

h.其他不符合公司質量方針、目標及質量體系要求的情況

4.1.3對于情況f,審核小組按《內部質量審核程序》的要求執(zhí)行。

4.1.4對于情況d,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,交責任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況,相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認,該表品質主管和責任部門各存一份。

4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監(jiān)督執(zhí)行。

4.1.6對于其他不合格,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發(fā)往責任部門,責任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目,制定糾正措施并實施,品質主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質主管和責任部門各留存一份。

4.1.7對日常工作中出現的不合格,按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。

4.1.8因質量體系或服務規(guī)范引起的不合格,由品質主管組織相關人員進行論證,提出修改意見,呈交總經理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關的文件和記錄。

4.1.9因員工素質引起的不合格,由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施,總經理負責監(jiān)督實施。

4.1.10因服務設備或設施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進行合理技術改造等,由總經理負責監(jiān)督實施。

4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格,由品質主管根據總經理意見組織有關部門開展專題討論,對質量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經理負責監(jiān)督。

4.2預防措施

4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應預防措施,以防止不合格的發(fā)生。

4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格

a.日常工作中反映出來的問題

b.品質主管對日常工作的檢查和有關建議

c.顧客滿意度調查結果

d.以往管理評審的情況

e.以往預防和糾正措施的實施情況

f.內、外審結果

4.2.3各部門應根據日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據其影響制定預防措施。

4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據潛在問題的影響程度,由品質主管召集相關部門講明原因,制定預防措施,同時指定責任部門。品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責任部門分析原因后制定預防措施并付諸實施,品質主管負責跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認,表格品質主管與責任部門各留存一份。

4.2.5品質主管負責對各部門所采取的預防措施、實施過程和結果予以記錄,整理后提交管理評審。

4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中,管理者代表負責配置必要的資源,協助分析原因和確定責任部門,并監(jiān)督措施實施過程。

4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質量體系文件管理辦法》執(zhí)行。

jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實施記錄表》

公司文件管理制度篇三

第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

第六條 公文的閱批與分轉

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯系后再分轉處理。

3.為加速文件運轉，收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。

3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。

第九條 發(fā)文的范圍：

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布單位規(guī)章制度；

(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；

(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項；

(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；

(6)其他有關重大事項；

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；

(2)同兄弟單位聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

(四)發(fā)文程序與要求

第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各科室需要發(fā)文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā)；

10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統一編號送打字室打??；

11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔：

(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；

(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；

(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；

(9)單位日志和大事記；

(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的銷毀

第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條 經審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。

公司文件管理制度篇四

對管轄區(qū)域內的危險作業(yè)進行監(jiān)控,確保人身財產安全,杜絕事故發(fā)生。

適用于公司各部門。

3.1公司總經理或相關授權人負責所轄區(qū)域內的危險作業(yè)的審批。

3.2相關主管(主辦)具體負責危險作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實。

3.3現場安全員進行監(jiān)護。

4.1本文件所稱的危險作業(yè)是指在小區(qū)范圍內進行的高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業(yè)、非水平場地作業(yè)以及重物搬運等操作。

4.2所有在管轄區(qū)域內公共場所進行的危險作業(yè)必須事先報公司總經理或相關授權人審批,批準后指定專人負責作業(yè)指揮、監(jiān)護后方可進行。

4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或對小區(qū)有較大影響的危險作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關通知,以便顧客提前準備。

4.4安全員在對危險作業(yè)進行指揮、監(jiān)控時應首先注意自身安全。

4.5在危險作業(yè)進行前,安全員應對施工人員交代'安全第一、預防為主'的方針。

4.6危險作業(yè)的施工現場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如'高空作業(yè),請勿靠近'等字樣的標識。

4.7安全員必須維護好現場秩序,阻止無關人員進入施工區(qū)域。

4.8對于3米以上的高空作業(yè),應至少設一名安全監(jiān)護員進行監(jiān)控。

4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行。

4.10在危險作業(yè)現場附近停放有車輛或其他重要設施時,應盡可能移走,確實無法移走時,應采取保護措施,避免造成不必要損失。

4.11安全員應監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。

4.12安全員應監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。

4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的.搬運重物,須設專人指揮。

4.14對過重的物品搬運應使用機械設備,防止對員工造成潛在的傷害。

4.15危險作業(yè)完畢后,負責監(jiān)護的安全員應督促施工人員及時對現場進行清理,撤回警戒帶和標識,并向審批人匯報工作結果。

jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

《安全員巡查記錄表》

《緊急事件處理記錄表》

公司文件管理制度篇五

加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活

動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

1、行政人事部：

1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關人員：

1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

公司文件管理制度篇六

為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。

4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責

4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

5.1文件分級

5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規(guī)范等。

5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務規(guī)范管理等方面的文件。

5.1.3三級文件：各職能管理、服務規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導流程及相關技術文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。

5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。

6.1文件編號：公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

注：各部門代號

部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

6.2文件的標識與控制

長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;

一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業(yè)務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。

(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。

7.2文件歸檔、發(fā)放、保管

7.2.1文件歸檔

(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

7.2.2文件發(fā)放

公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：

(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;

(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關部門;

(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數量，填寫發(fā)放編號，并由領用者簽名。

(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

7.2.3文件保管與借閱

(1)文件保管：所有經批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。

c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續(xù)。

7.3文件的更改與回收作廢

7.3.1文件更改

(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時應進行換版。

(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為a版(b、c、d等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由a版升為b版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現文件的問題，提出文件更改意見。

7.4文件的作廢與銷毀

(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收，并登記標明回收日期。

(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

7.5外來文件管理

7.5.1外來文件接收與歸口

(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。

(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。

7.6保密文件的管理

7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：

文件密級發(fā)放、傳閱范圍

絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象

秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

公司文件管理制度篇七

1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。

3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。

一、文件的分類

1、外收文：公司從外部接收的政府文件。

2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。

3、內行文：公司內部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的.文件）。本制度的內行文所指的是正式文件。

三、內行文的管理

1、內行文的范圍：

凡是以公司名義對內發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文范圍。

2、內行文的編號

公司文件管理制度篇八

為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。

1.2 適用范圍

公司每個員工都有保守公司秘密的義務。接觸到公司商業(yè)秘密的高級員工，例如：管理人員、財務人員、銷售人員、總經辦等對保守公司秘密負有特別的責任。

1.3 權責部門

1.3.1 總經辦負責本制度制定、修改、廢止之起草工作。

1.3.2 總經辦文員按照本制度監(jiān)督執(zhí)行。

1.3.3 總經理負責本制度制定、修改、廢止之核準。

2.1 密級的分類

公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“公開”四級：

2.1.1 絕密是指最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害的，僅限于公司內部個別人員知悉。

2.1.2 機密是指重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害的，僅限于文件處理過程中的相關人員知悉。

2.1.3 秘密是指一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害的，僅限于公司內部員工知悉。

2.1.4 公開是指公司可對內、對外公開的，不會損害公司的權益和利益的各類文件資料。

2.2 密級的確定

2.2.1 公司經營發(fā)展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件為絕密級;

2.2.2 公司的規(guī)劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密;

2.2.3

公司人事檔案、合同、協議、職員工資性收人、尚未公開的各類信息、公司規(guī)章制度、獎懲文件等為秘密級。

2.2.4 公司年報等各類信息為公開。

2.3 公司保密范圍

2.3.1 公司商業(yè)機密。

2.3.2 公司重大決策中的秘密事項。

2.3.3 公司尚未付諸實施的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及經營決策。

2.3.4 公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。

2.3.5 公司所掌握的尚未公開的各類信息。

2.3.6 公司工資薪酬福利待遇。

2.3.7 其他經公司確定應當保密的事項。

2.4 部門保密范圍

2.4.1 人力資源部保密范圍

(1)公司未公布的人事調動、人事任免，機密文件;

(2)公司機構的設置、編制、人員檔案等秘密文件;

(3)公司各級員工的個人薪金收入情況，機密文件;

(4)費用支出登記表，機密文件;

(5)材料報銷單，秘密文件;

(6)各類合同，秘密文件;

(7)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.2 計財部保密范圍

(2)投標預算文件，機密文件;

(3)工程標后預算，機密文件;

(4)各類合同，機密文件;

(5)賬本、憑證，機密文件;

(6)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.3 業(yè)務發(fā)展部保密范圍

(1)公司客戶的資料，機密文件;

(2)公司銷售合同及請款單，機密文件;

(3)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.4 工程部保密范圍

(1)標后預算，機密文件;

(2)各類合同，秘密文件;

(3)報料單、收料單，秘密;

(4)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.5 品管部保密范圍

(1)項目檢查記錄，秘密文件;

(2)分段驗收記錄，秘密文件;

(3)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.6 采購部保密范圍

(1)供貨商報價單，秘密文件;

(2)與供應商合同(采購單)，秘密文件;

(3)項目配置方案，機密文件;

(4)供應商產品資料，秘密文件;

(5)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.7 設計部保密范圍

(1)工程圖紙、效果圖等秘密文件;

(2)部門經手或保管的其它秘密文件。

2.4.8 戰(zhàn)略發(fā)展部保密范圍

(1)標書、組織施工方案，秘密文件;

(2)通知、制度，秘密文件;

(3)部門經手或保管的其它秘密文件。

2.4.9 物資部保密范圍

(1)物料入庫(出庫)單，秘密文件

(2)物料臺賬，秘密文件

(3)部門經手或保管的其它秘密文件

2.4.10 客服部保密范圍

(1)客戶驗收單，秘密文件

(2)安裝圖紙，秘密文件

(3)部門經手或保管的其它秘密文件

2.5 保密期限

保密期限分八年、五年、一年，一般與密級相對應，特殊情況外標明。保密期限屆滿，除要求繼續(xù)保密事項外，自行銷毀。

2.6 文件保密措施

2.6.1 對于公司的密級文本文件、資料和其他物品由各部門經理指定專人保管;對于公司各類電子版密級文件由各部門經理或部門經理指定人員保管，并對文件采取加密措施，以防止泄露。

2.6.2 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經總經理批準。

2.6.3 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。

2.6.4 公司工作人員發(fā)現公司秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告總經辦;總經辦接到報告，應立即作出處理。

2.6.5 總經辦文員對各部門保密文件及保密措施進行定期檢查，檢查時間為三個月一次。

2.7 文件復印、領用、查閱權限

2.7.1 除總經理以外人員不得翻閱絕密文件，更不得留存文本文件和電子文件，以防止泄露。

2.7.2 部門經理級人員可以查閱、復印、領用本部門機密文件，跨部門查閱、復印、領用機密文件須經該部門經理同意。部門經理級以下人員查閱、復印、領用本部門機密文件須本部門經理同意;部門經理級以下人員跨部門查閱、復印、領用機密文件，須經本部門經理批準，文件保管部門經理同意。

2.7.3 部門經理級人員可以查閱、復印、領用公司秘密文件。部門經理級以下人員可以查閱公司秘密文件;需復印、領用秘密文件的，須經部門經理批準。

2.7.4 公司員工及客戶可以查閱、領用公司公開文件資料。

3.1 出現下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資 500 元以上 1000 元以下：

3.1.1 泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的;

3.1.2 已泄露公司秘密但采取補救措施的。

3.2 出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經濟損失：

3.2.1 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的;

3.2.2 違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;

3.2.3 利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。

4.3 員工未經批準、不得向他人泄露公司秘密、信息;

4.4 非經公司書面同意，不得利用公司秘密進行生產與經營活動;

5.1 部門發(fā)出的各項文件，必須于文件右上角上加注保密等級標識，保密等級標識統一為“宋體五號字”并加灰底邊框;針對不便加注保密等級標識的文件須于總經辦登記并蓋章后發(fā)出。

5.2 保密文件必須及時親自處理，不得代辦、留存。

公司文件管理制度篇九

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。

4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

4.3.7質量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理。

4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續(xù)。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

4.5.2檔案鑒定小組的任務:

4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的.檔案應永久保存。

4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

4.5.5鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。

4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規(guī)定進行處理。

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

公司文件管理制度篇十

第一條爲減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

第四條公文的簽收

1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條公文的閱批與分轉

1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系後再分轉處理。

3、爲加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第七條文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

第八條發(fā)文的規(guī)定

1、全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2、各群衆(zhòng)團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團體文件由黨委批轉。

3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。

第九條發(fā)文的范圍：

1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：

（1）公布全廠規(guī)章制度；

（2）轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

（4）公布全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；

（6）其他有關全廠的重大事項；

3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：

（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同兄弟單位聯系有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

5、凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

6、各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。

第十條發(fā)文程式規(guī)定：

1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；

9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；

10、經領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；

11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。

第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

第十五條文件的歸檔范圍：

1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；

（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；

（9）工廠日志和大事記；

（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2、業(yè)務科室，各群衆(zhòng)團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群衆(zhòng)團體負責立卷歸檔。

第十六條立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

公司文件管理制度篇十一

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3。

《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4。

5、工作程序和管理辦法。

5.1文件的產生。

5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

5.1.2總經理助理對文件進行審核。

5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.2文件、資料的類別。

5.2.1受控文件。

a)內業(yè)資料;。

b)圖紙資料;。

c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;。

d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;。

e)與服務過程有關的合同協議;。

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件。

與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:。

a)內行文、外行文:1。

b)未被質量體系引用的外來文件:2。

c)與服務過程無關的合同協議:3。

d)未被質量體系引用的法律法規(guī):4。

e)行業(yè)標準性文件:5。

f)照片、錄像帶:6。

g)電腦貯存:7。

5.3文件、資料目錄的索引號。

x-x.x-xx。

同號柜序列號。

5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放。

5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統計和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

5.6文件資料的調用、借閱與歸還。

5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

5.6.4機密性文件的調用與借閱規(guī)定。

a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復制、破損和丟失。

5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。

5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。

5.8文件、資料的更新。

文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀。

5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。

5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6、使用的記錄表格。

公司文件管理制度篇十二

為了開發(fā)人力資源，為公司注入新的血液，規(guī)范公司的員工招募如下：

1、準備：各部門經理根據其工作需要進行人員編制或根據人力需求填寫人員增補單，經總經理批準后交行政部進行招聘。

2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘，以學識、品德、能力、經驗、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內部人員也可以推薦，但必須按規(guī)定程序進行。

3、初試：應聘人員自備個人簡歷帶齊相關證件到行政部進行面試，技術人員、銷售人員需進行筆試。

3、復試：行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經理再由部門經理和總經理統一安排時間對應聘者進行復試，再把最后結果通知行政部。

1、經復試合格的人員接到通知后，按其指定日期到行政部辦理入職手續(xù)，并繳相關證件（學歷證、身份證復印件各一份，照片兩張），由行政部統一安排崗前培訓。

2、凡應聘者有以下情形之一者，不予錄用。

1）曾在本公司被開除或未經批準擅自離職者。

2）經指定醫(yī)院體檢不合格者。

3）未滿16周歲的未成年公民。

4）品性惡劣，經其他公私營機構開除者（需有確鑿證據）。

5）違法犯法吸食毒品者。

1、經公司雇用的經濟管理（財務人員）或認定其職務有必要提供擔保者（倉庫保管員、安全保衛(wèi)員等）必須于到職前辦理擔保手續(xù)（經濟擔保，本地有正當職業(yè)、固定收入、固定資產的人士擔保，合法有實力的團體擔保）。

2、被擔保人如有下列情形之一者，連帶賠償責任。

1）營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。

2）侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。

3）竊取機密技術資料或財物者。

1、本公司新進人員除特殊情況經總經理批準免予試用外，一律先經試用。

2、新進人員一般試用期為1－3個月，試用期表現特別優(yōu)秀者，經直屬主管呈報上級核準可縮短試用期限，但至少不少于原試用期的一半；若在試用期表現不佳者，可當場予以辭退。

3、新進人員試用期滿后由行政部通知部門經理對其進行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉正手續(xù)；考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期（最長2個月），否則予以辭退，且不得提出異議。

公司文件管理制度篇十三

為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。

4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責。

4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規(guī)范等。

5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務規(guī)范管理等方面的文件。

5.1.3三級文件：各職能管理、服務規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導流程及相關技術文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。

5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。

注：各部門代號。

部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼。

長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;。

一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

7.1行政文件與管理性文件的編制與審批。

(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業(yè)務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。

(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。

7.2文件歸檔、發(fā)放、保管。

7.2.1文件歸檔。

(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

7.2.2文件發(fā)放。

公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：

(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;。

(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關部門;。

(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數量，填寫發(fā)放編號，并由領用者簽名。

(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

7.2.3文件保管與借閱。

(1)文件保管：所有經批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。

c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續(xù)。

7.3文件的更改與回收作廢。

7.3.1文件更改。

(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時應進行換版。

(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為a版(b、c、d等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由a版升為b版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現文件的問題，提出文件更改意見。

7.4文件的作廢與銷毀。

(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收，并登記標明回收日期。

(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

7.5.1外來文件接收與歸口。

(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。

(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。

7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：

文件密級發(fā)放、傳閱范圍。

絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象。

機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象。

秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象。

公司文件管理制度篇十四

為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

文件收發(fā)管理由行政辦公室統一負責。

工作內容。

公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經理確定。

公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經理簽發(fā)。

業(yè)務文件由有關部門擬稿,分管副總經理或總工程師審核、簽發(fā)。

屬于秘密以上的文件,核稿人應注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報送。

已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規(guī)定處理。

文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。

公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。

經簽發(fā)的.文件原稿送辦公室存檔。

外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領導批示的要求送達有關部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應在接件后即時報送。

文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應在三日內辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的,應向行政辦公室說明原因。

公司文件管理制度篇十五

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5.1文件的產生

5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

5.1.2總經理助理對文件進行審核。

5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.2文件、資料的類別

5.2.1受控文件

a)內業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

e)與服務過程有關的合同協議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:

a)內行文、外行文

b)未被質量體系引用的外來文件

c)與服務過程無關的合同協議

d)未被質量體系引用的法律法規(guī)

e)行業(yè)標準性文件

f)照片、錄像帶

g)電腦貯存

5.3文件、資料目錄的索引號，文件盒編號，同號柜序列號，文件柜編號，文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的'文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統計和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

5.6文件資料的調用、借閱與歸還

5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

5.6.4機密性文件的調用與借閱規(guī)定

a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復制、破損和丟失

5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。

5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。

5.8文件、資料的更新文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。

5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

公司文件管理制度篇十六

為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。

3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

3.3 各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權責

3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。

3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。

3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。

3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規(guī)范、產品技術標準、產品設計開發(fā)輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。

3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規(guī)程、生產作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。

3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。

3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

3.5 質量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。

4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）

5.1 文件的分類

5.1.1 文件屬性分類

（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發(fā)流程等。

（4） 技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。

（5） 外來文件：國家有關法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

5.1.2 文件階層分類

（1) 一階文件：公司章程、公司經營規(guī)劃/計劃、質量手冊。

（2) 二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

（3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設計文件、技術規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等。

（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。

公司文件管理制度篇十七

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3正文

3.1文件資料的收集

3.1.1收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

3.1.1.1上級來文

（2）上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

（1）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等；

（2）公司發(fā)布（包括轉發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；

（3）公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件；

（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；

（5）反映公司業(yè)務活動和科學技術管理的專業(yè)文件材料；

（6）公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料；

（8）公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；

（15）公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根；

（16）公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；

（18）公司簽訂的各種合同、協議等材料；

（20）各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2收集中應注意的問題

3.1.2.1公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2正文和附件要同時收集。

3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

3.1.2.4作者、時間、數字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經發(fā)現要補充完整后再立卷歸檔。

3.1.2.5有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

3.1.2.6有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。

3.1.2.8經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

3.2立卷歸檔

3.2.1公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

3.2.2文件材料的分類

應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。

3.2.3立卷分工

3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷；

3.2.3.2下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；

3.2.3.3上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。

3.2.4歸檔

3.2.4.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。

3.2.4.2各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

3.2.4.3不同價值、不同性質的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。

3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

3.3檔案保管

3.3.1檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3.3.3底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

3.3.4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質及時修補或復制。

3.4檔案借閱

3.4.1借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

3.4.3借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.4歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

3.4.6底圖一般不予外借。

3.5檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。

3.6檔案統計

3.6.1銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。

3.6.2要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。

3.6.3除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。

3.6.4統計數字要準確真實。

3.6.5對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。

3.7檔案保密

3.7.1檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

3.7.2不得傳播、議論有關機密問題。

3.7.3檔案資料不準帶到公共場所。